如何做個成功的會議主持
在日常工作會議上，會議主持人無疑應是會議進程的動力和向導，那些頗為成功的主持人必須掌握因勢利導處理難題的藝術。這些難題有：解決爭端、控制感情、傳遞信息。為此，主持人要唱好以下三部曲：
一、使會議進入程序
會議開頭至關重要，想把握成功的機會，要遵守如下規(guī)則：
1、準時開會：不要為某個人
或某幾個人未到而廷誤開會時間，因為假如那樣，下回其余的人便都會遲到。準時開會是主持人的責任和魄力之所在，如果你還沒有做過改進會風的事，那么準時開會就是一大改革，準時開會是準時閉會的必備條件。
2、直截了當?shù)匦紩h的目的：
通常，會議文件或通知在會前已經(jīng)到了與會者手中。即使這樣，你仍有必要再強調一下會議目的�？陬^說明有助于為與會者明確地限定討論的問題，而且能夠消除在會議開始時人們思緒的混亂狀態(tài)，集中大家的注意力。
3、要講得快、積極、有信心的話：
你得開場白要表明會議定能成功;指出議題的重要性;指出達成的決議將對人們產(chǎn)生的影響;充分估量會議價值，給與會者設一個目標。不要講吞吞吐吐、圓滑消極，被動式模棱兩可的話。
4、潛心用詞，妙趣橫生：
直接而有活力的開場白能影響會議的氣氛和節(jié)奏，能給你的思想穿上明快、動人的服裝。
5、要簡潔：
開場白要限制在一分鐘左右。你的任務不是表現(xiàn)自己，而是講清問題、強調問題的迫切性，督促與會者開動腦筋。講長話會磨純“會鋒“，分散注意力，引偏目標。
二、推進會議
主持人應起指揮員或向導的作用。當與會者怒火迸發(fā)時，他是個消防員、裁判員，可以行使限制權;他也是個采購員，容納百家之言，善于鑒別有價值的意見，并使之完善�？傊�，他既象法官，又象調解員。因此，他應掌握以下原則：
1、公正無私：
面對面交流意見時，免不了會帶些情緒。氣氛緊張熱烈的會議總比死水一潭好得多。你若采取中立態(tài)度，這樣的會議也不難駕馭。你可以分類篩選各種意見，但不能以個人好惡偏袒任何一方。你應引導討論，而不是強制討論。
2、防止冷場：
會上一陣沉默突然降臨，每個人都在等待別人講話，如此難堪的情景令人室息，緊張，也是導致紛爭和混亂的因素。這時，主持人要立即做些評說，提問或解釋，防止冷場。
3、控制激情迸發(fā)：
很多時候，人的感情大于理智，而激情的迸發(fā)往往會導致人的失態(tài)和人與人之間的沖突，而帶著情緒去爭執(zhí)，只能增加隔閡，失去解決問題的機會。因此，會議主持人要注意觀察個別成員的情緒變化，以便及時“滅火”，把話頭從“爆炸點”引開，用幽默調節(jié)會議氣氛，并指出雙方都有可能是正確的，只是站的角度不同，所看到的事物就不一樣。緊張氣氛一解除，再引導大家現(xiàn)實地對待有爭論的問題，就容易解決了。
4、充分通報信息：
會上，人們有一種要急于解決問題的傾向，這當然好，可這又往往導致操之過急的現(xiàn)象。結論的產(chǎn)生，必須經(jīng)過對信息的充分研討，所以主持人首先讓與會者擺出全部事實，才可討論產(chǎn)生明智有效的行動方案，切莫本末倒置。
5、讓人人開口：
召開會議的目的是廣集群議，要盡可能讓與會者特別是那些沉默不語的人講話，鼓勵過分謙恭的人表態(tài)，同時注意別讓不善言辭的人“曬臺”，要引導與會者交流全部信息，講出所有的真心話，這樣做能減少會后議論。諸如：“這個計劃不通”、“那方案聽起來好，但與我們單位的情況不對號”;這些話不能中肯、不重要，可惜是在錯誤的時間，錯誤的地點講的。杜絕會后議論，就意味著節(jié)約時間，避免重復開會，從這一點來說，主持人也應當讓人參與討論并表態(tài)。誰愛會后議論，你就盯住他，讓他講話
6、杜絕“小會”：
會上的私下議論，只會引起紛爭和相互不信任。主持人一定要杜絕“小會”，保證與會者一次只聽一個人講話。若是個別人私下說個沒完，你就把全體與會者的注意力轉向他們。你這樣說：“老周和老王好象談出些‘眉目’了，你們向大伙說說好嗎?”眾目睽睽之下，小會只好收場。
7、承認分歧：
認為眾多的建議會互相自然吻合，那真是太天真了。不同的建議之間必然含有分歧點。分歧的討論或爭論是產(chǎn)生成熟見解的基礎。會議上的爭論，是有控制的爭論，這是好事。主持人不要隱藏或無視分歧，要承認它，把它亮到桌面上去，這樣才有可能理智地對待它。對那些閃爍其詞的人你這樣問：“對這一問題，你的態(tài)度是什么?”再問：“你的根據(jù)是什么?”再進一步“你說該怎么辦?”。
8、不調強分歧調強合作：
與會者大都有自己的態(tài)度和觀點，這很自然。他們甚至知道有人持反對態(tài)度，這也沒有什么關系。主持人要領導與會者共同合作，要講明解決問題需要與會者共同的智慧和決策，會場不是發(fā)泄個人恩怨的地方，也不是進行生死搏斗的戰(zhàn)場，誰也不應當一意孤行。應當把個人當作決策機構中的普通一員，主持人應利用各種機會指出集體智慧大于個人智慧，方案的產(chǎn)生離不開合作。
9、防止偏航：
由提出問題到解決問題，需要一步步地引導。很多毫無結果的會議就是由于缺少這種引導造成的，主持人應對此負責。
10、澄清混亂模糊的信息：
要保證發(fā)言人的話能夠被聽眾充分理解。人們通常會誤解：認為講話人向聽眾傳遞的信息，既直接又充分不會
產(chǎn)生誤會。這種想法不對。怎樣澄清會被誤解的問題呢?以下五種方法供借鑒：(1)在易誤解的問題上，向發(fā)言人提問：“我提個問題，這項產(chǎn)品的市場銷售潛力怎樣?老劉，談談你的估計。”(2)為了充分了解某一建議，你得就一些細節(jié)提問：“沒有提到廣告費用，這會影響計劃嗎?”(3)澄清詞的內容，證聽眾理解無誤：“請打斷一下，你說這個想法很重要，你的意思是說整個方案缺它不可嗎?”(4)請別人代為解釋：“老趙，就這一問題你是否給補充一下?”(5)概括或重復發(fā)言人的話，使內容明確：“你是說我們不應在國家級雜志上登廣告嗎?”
11、幽默能解除內心緊張：
堅持自己的觀點是人們的習慣。當你為自己的想法爭辨的時候，很難做到有錯則改，承認對方是正確的。在會上，讓一個人體面迅速地轉變立場是困難的。有時，即使想轉變，也怕難為情。主持人應對此保持敏感，給對方一個既可轉變立場又不見得難堪的機會，用幽默解除緊張氣氛，幽默可以使那些顧面子的人找到臺階下。
12、經(jīng)常進行簡短概括：
簡短概括如同在比賽場上翻動計分牌，能讓與會者或受到會議的節(jié)奏。同時也有助于澄清分歧點，引起與會者注意。主持人的簡短概括應限制在半分鐘內。及時地概括、評論是占一些時間，但不會影響會議進程，相反，通過簡短概括，你為與會者樹立了一個珍惜時間的榜樣。你在直接推動討論向制定正確的解決方案挺進。
13、恪守時間：
很多會議往往無端地浪費時間。你若扭轉這一趨勢，則會受到廣泛的支持，主持人恪守時間，與會者就愿意會前認真準備，會上積極主動，單刀直入地表達看法。避免因迂回而浪費時間。主持人要保持按時散會，保證先宣布的時限不予變動，一有拖時間的危險，你就發(fā)出警告。
三、結束會議結束會議前要制定或引出決議，在這個時刻，若沒有主持人的有力領導，往往功虧一簣。在閉會階段，要充分發(fā)揮主持人的權威。要向與會者報告已得出的結論，尚存的分歧和會后要采取的行動。請記住以下三個要點：簡明地列出達成的協(xié)議，把它向與會者公開
2、指出分歧：
不能指望會議會在全體與會者意見一致的情況下結束。要用明確的語言指出分歧，估價它的影響并說明是多數(shù)人還是少數(shù)人的意見。
3、明確今后的行動方法：
指出哪些事情會后就得落實，負責人是誰，感謝與會者的幫助。把會議決定的事項印成文件，發(fā)給與會者和與此有管的領導。