證書管理制度（通用7篇）
證書管理制度 篇1
（一）原始憑證必須具備下列內容：
1、原始憑證的名稱
2、原始憑證的的填制日期和編號
3、接受憑證單位的名稱
4、經濟業務內容摘要
5、經濟業務的實物數量和金額及收付款方式
6、填制憑證單位的名稱及填制人員、經辦人員的.簽章
（二）原始憑證的填制必須符合下列要求
1、記錄真實
2、內容完整
3、填制及時
4、書寫清楚
（三）原始憑證的審核
1、合法、合理性的審查
2、完整、正確性的審查，以合法憑證審核憑證有關數量、單價、金額是否正確無誤。
3、自制原始憑證應有經手人、填制人、負責人的簽名。必須按符合規定的要求填制。
證書管理制度 篇2
第一章總則
第一條為了加強權限證書管理，規范授權行為，明確經營管理權限，維護企業合法權益，根據國家有關法律、法規和《中國ee發展總公司章程》之規定，結合實際情況，制定本管理規定。
第二條本規定適用于中國ee發展總公司各部門、各專業公司及其他所屬公司和駐外機構的《法定代表人身份證書》、《企業（事業）單位代表人身份證書》及《授權委托書》的簽發、使用和管理。
第三條權限證書的簽發和使用應當遵循準確、守制、合法的原則。未經授權，任何人不得以其所在單位名義從事經濟活動。
第二章管理機構和人員
第四條總公司法規室負責總公司代表人、總公司的駐外機構及經營部門負責人身份證書和授權委托書的管理工作，并對總公司所屬各公司代表人身份證書和授權委托書的簽發、使用、管理進行指導、監督和檢查。
總公司所屬各公司應當設專人負責本單位代表人身份證書和授權委托書的管理工作。
第五條總公司法規室在權限證書管理方面的職責是：
（一）起草、發布、推廣權限證書示范文本：
（二）辦理總公司法定代表人、總公司駐外機構及經營部門負責人的《法定代表人身份證書》或《企業（事業）單位代表身份證書》手續；
（三）協助總公司法定代表人辦理向其他職工簽發以總公司名義出具的《授權委托書》；
（四）與權限證書管理有關的其他工作。
第六條以總公司及其所屬公司名義出具、簽發的各種權限證書都必須按照統一的規則編號，并由持有人簽收。
第七條負責權限證書管理工作的人員應當堅持原則，忠于職守，認真負責，妥善保管各種空白權限證書，嚴格按照有關規定及本單位代表人的指示辦理授權委托手續。
第三章代表人身份證書的出縣和使用
第八條《法定代表人身份證書》是總公司及其所屬具有獨立法人資格公司的法定代表人，代表其所在公司從事對外經濟活動的身份證明文件。持有人可以在公司章程規定的權限范圍內以本公司名義從事對外經濟活動。
《企業（事業）單位代表人身份證書》是總公司及所屬各公司、駐外機構的代表人代表其所在單位從事對外經濟活動的身份證明文件。
第九條在經濟活動中使用的《法定代表人身份證書》和《企業（事業）單位代表人身份證書》，應當載明：該代表人的姓名、性別、職務和'居民身份證號碼'，并注明出據日期，加蓋本單位公章。法律、法規和有關主管部門的規章另有規定的，從其規定。
在仲裁、訴訟及其他活動中使用的《法定代表人身份證書》和《企業（事業）單位代表人身份證書》的'內容，應當遵從仲裁機構、法院和有關主管部門的規定。
第十條總公司的《法定代表人身份證書》由法規室在辦公室主任批準后出具，并加蓋總公司公章。
總公司所屬各公司及駐外機構的《法定代表人身份證書》或《企業（事業）單位代表人身份證書》，由總公司法規室在人事本部批準后出具，并加蓋該單位的公章。
第十一條在經營活動中使用《法定代表人身份證書》和《企業（事業）單位代表人身份證書》時，應當向對方當事人出示原件，提供經核實無誤的復制件。
在仲裁、訴訟及其他活動中使用《法定代表人身份證書》和《企業（事業）代表人身份證書》時，應當遵從仲裁機構、法院和有關主管部門的規定。
第四章授權委托書的簽發和使用
第十二條法定代表人以外的人代表本公司從事對外經濟活動，必須持有法定代表人簽發的授權委托書。非經授權，法定代表人以外的任何人都不得以中國ee發展總公司及其所屬公司名義從事對外經濟活動。
第十三條對于授權委托書的管理，實行分級、分類管理的原則。總公司所屬各單位必須嚴格按照本規定的有關規定辦理授權委托手續。
第十四條總公司法規室負責總公司法定代表人向總公司各業務部門、各職能部門。各駐外機構職工簽發的授權委托書的管理工作。
總公司所屬各公司由法規派駐人員負責駐在公司法定代表人向本公司職工簽發授權委托書的管理工作。
第十五條根據實際情況，授權委托書分為以下兩類：
（一）職務授權：職務授權委托書是總公司法定代表人向業務部門、駐外機構的主要負責人簽發的，或由總公司作為股東向所屬公司的法定代表人簽發的，以及由總公司所屬各公司法定代表人向本公司委托經營人簽發的，授權其依職權在一定時期內以所在公司名義從事對外經濟活動的法律憑證。
（二）特別授權：特別授權委托書是總公司及其所屬子公司的法定代表人向本公司職工簽發的，授權其在一定的時間內、在規定的權限范圍內，以所在公司名義為某項業務而進行一般性的洽商、聯系或進行談判、簽約等決策性活動的法律憑證。
第十六條授權委托書應當載明以下內容：
（一）授權人姓名及所代表的企業法人的名稱；
（二）被授權人姓名、性別、居民身份證號碼及所在單位、部門名稱、職務；
（三）授權事項及權限范圍、有效期限；
（四）授權人姓名及授權單位名稱；
（五）被授權人印簽預留；
（六）注意事項；
（七）法律、法規規定的其他內容。
第十七條授權委托書必須采用總公司法規室統一制訂的。格式。法律、法規另有規定的，從其規定。
第十八條授權委托書應由法律事務人員協助辦理，在授權人簽字并加蓋授權單位公章后生效。
第十九條授權委托書持有人代表授權單位從事對外經濟活動時，應當向對方當事人出示并提供授權委托書原件，索取對方當事人法定代表人或委托代理人的權限證書原件或經核實無誤的復制件。
第五章授權的變更、解除或終止
第二十條有下列情況之一者，允許變更、解除或終止授權：
（一）授權事項完成或授權期限屆滿的；
（二）因被授權人發生人事變動的；
（三）因公司自身發生變更的；
（四）因被授權人違反有關法律和公司規定的；
（五）其他總公司認為可以變更、解除或終止授權的。
第二十一條授權被變更、解除或終止后，被授權人應當將授權書交回。
第六章罰則
第二十二條管理權限證書人員有下列情形之一的，由總公司法規室根據情節輕重，依據有關職工獎懲的
規定，向人事本部提請給予相應的經濟、行政處罰：
（一）保管空白權限證書不善，造成嚴重后果的；
（二）玩忽職守，不認真辦理有關手續，后果嚴重的。
第二十三條持有權限證書人員有下列情形之一，由總公司法規室根據情節輕重，依據有關職工獎懲的規定，向人事本部提請給予相應的經濟、行政處罰；構成犯罪的，將提交司法機關追究其刑事責任：
（一）保管、使用權限證書不慎，造成嚴重后果的；
（二）被授權人不認真履行代理職責，給本單位造成經濟損失：
（三）被授權人超越代理權限，或者在代理期限屆滿后，仍以代理人身份從事對外經濟活動，造成不良后果的；
（四）被授權人與對方當事人惡意串通，損害本單位利益的。
第七章附則
第二十四條本規定在簽署（職員法律承諾書》的基礎上執行。
證書管理制度 篇3
第一章 總則
第一條 為規范海船船員健康證書管理,根據《中華人民共和國國船員條例》以及我國締結或加入的有關國際公約,制定本辦法。
第二條 本辦法適用于中華人民共和國國境內海船船員健康證書(以下簡稱健康證書)的簽發與管理。
本辦法所稱健康證書是指海事管理機構依據《中華人民共和國國船員條例》和我國加入或者締結的國際條約所簽發的以表明海船船員身體狀況能夠有效履行其崗位職責的職業醫學書面證明。
第三條 中華人民共和國國海事局主管全國海船船員健康證書的簽發與管理工作。
各直屬海事管理機構按照中華人民共和國國海事局確定的職責范圍具體負責健康證書的簽發與管理工作。
第二章 健康證書
第四條 海船船員在船工作期間應持有有效的健康證書。
第五條 健康證書包含以下基本內容:
(一)持證人的姓名、性別、出生日期、國籍、船上任職部門、持證人簽名及照片;
(二)證書編號;
(三)有關國際公約的適用條款;
(四)主檢醫師聲明;
(五)發證日期和有效期截止日期;
(六)授權機關名稱;
(七)簽發機構名稱和主檢醫師簽名;
(八)規定需要載明的其他內容。
第六條 海船船員申請健康證書,應當到海事管理機構公布的具備船員職業健康狀況鑒定能力的體檢機構(以下簡稱體檢機構)進行健康體檢。
第七條 海船船員滿足以下要求的,體檢機構的主檢醫師應當及時簽發健康證書:
(一)年滿16周歲;
(二)持有有效的身份證件;
(三)符合海船船員健康檢查要求的標準;
(四)符合海事管理機構要求的照片。
第八條 健康證書的有效期不超過2年;申請健康證書的海船船員年齡小于18周歲,則健康證書有效期不超過1年;有效期截止日期不超過持證人65周歲生日。
第九條 健康證書有效期滿的,海船船員應重新申請健康證書。
健康證書在航行中有效期期滿的,在到達下一個有締約國認可的從業醫生的停靠港之前該健康證書仍然有效,但為期不得超過3個月。
在緊急情況下,海事管理機構可允許持有近日過期的健康證書的海船船員工作至下一個具有締約國認可從業醫生的港口,但許可的期限不得超過3個月。
第十條 健康證書損壞或遺失時,持證人除應向原簽發健康證書的體檢機構提出補發申請外,還應當滿足下列要求:
(一) 健康證書損壞的,應繳回被損壞的證書原件;
(二) 健康證書遺失的,應在發行范圍覆蓋全國的報紙上登載健康證書遺失公告;登載健康證書遺失公告的,自公告之日起滿30日后方可申請;
(三)申請在水上交通事故中滅失的健康證書補發的,應向體檢機構提交事故證明。
補發的健康證書的有效期截止日期與原健康證書的有效期截止日期相同。
第十一條 船員申請健康證書信息變更的,應按下列情況提交相應的證明材料:
(一)申請健康證書所載船員身份信息糾錯的`,應向海事管理機構提交身份證簽發機關出具的相關證明變更身份信息后,向原簽發健康證書的體檢機構申請健康證書信息變更;
(二) 申請健康證書所載的除船員身份信息外的其他信息糾錯的,應向原簽發健康證書的體檢機構提交相關證明材料申請變更。
第十二條 海船船員存在下列情形之一的,應重新申請健康體檢,主檢醫師根據體檢情況作出體檢結論:
(一)喪失工作能力超過30天的;
(二)因醫療原因離船的;
(三)健康狀況發生變化影響其履行崗位職責的其他情況。
第十三條 健康證書由中華人民共和國國海事局統一印制。
第三章 體檢機構
第十四條 從事船員職業健康狀況鑒定的體檢機構應當符合以下要求:
(一)在中華人民共和國國境內依法設立的法人;
(二)具有有效的《醫療機構執業許可證》的二級及以上綜合性醫院或專業體檢保健機構,并取得衛生主管部門核準的健康體檢資質;
(三)開設附錄1規定的診療科目;
(四)自有具備健康證書簽發權的主檢醫師2名及以上;
(五)具有附錄2規定的儀器、設備;
(六)配有stcw公約、《20xx年海事勞工公約》、《海員健康檢查指南》、《國際船舶醫療指南》等技術資料;
(七)建立完善的海船船員健康體檢質量管理制度。
第十五條 簽發健康證書的主檢醫師,應當滿足以下要求:
(一)具有內科或外科副高以上專業技術職務任職資格;
(二)具有2年及以上從事健康體檢的臨床經驗;
(三)熟練掌握船員健康檢查要求,熟悉《海員健康檢查指南》、《國際船舶醫療指南》及海船船員職業特點。
第十六條 從事船員職業健康狀況鑒定的體檢機構應當向該機構所在地的直屬海事管理機構報備以下材料:
(一)海船船員健康體檢機構、主檢醫師報備申請表(附錄3);
(二)企業法人營業執照或事業單位法人證書、組織機構代碼證;
(三)《醫療機構執業許可證》;
(四)主檢醫師有效身份證件、符合海事管理機構要求的照片、任職資格證書、勞動合同及從業經歷相關證明材料;
(五)開展海船船員健康體檢項目相應的儀器、設備及運行情況等資料(附錄4);
(六)海船船員健康體檢質量管理制度;
(七)海事管理機構要求報備的其他材料。
該機構所在地未設立直屬海事管理機構的,應向中華人民共和國國海事局指定的直屬海事管理機構報備。
第十七條 各直屬海事管理機構應當對體檢機構報備材料進行審核和現場核實,并將符合本辦法規定要求的體檢機構及其所屬主檢醫師向中華人民共和國國海事局報告。
中華人民共和國國海事局應及時向社會公布具備船員職業健康狀況鑒定能力的體檢機構及其所屬主檢醫師名單。
第十八條 未經中華人民共和國國海事局公布的體檢機構、主檢醫師簽發的健康證書無效。
公布的體檢機構的分院、子院從事船員健康證書簽發的,應當滿足本辦法的有關要求,并經中華人民共和國國海事局公布。
主檢醫師離開其備案的體檢機構,其健康證書簽發權自動終止。
第十九條 體檢機構、主檢醫師備案的信息發生變化的,體檢機構應當及時向備案的海事管理機構報告。
第二十條 體檢機構依船員申請,對申請船員按要求進行體檢;主檢醫師應當自船員健康體檢結束之日起1個工作日內作出簽發或者不予簽發健康證書的決定。對符合本辦法規定的,應簽發健康證書;對不符合本辦法規定的,簽發《船員健康檢查表》,并留存船員本人簽名的《船員健康檢查表》復印件。
對需要復查和醫學觀察的船員要及時通知其本人。特殊情況需要延遲發證的,應當說明理由,并告知船員本人。
第二十一條 體檢機構應將簽發的健康證書信息或不合格結論和項目,自體檢結束之日起7個工作日內向海事管理機構報備。
第二十二條 體檢機構應妥善保管空白證書,作廢的空白證書應交回備案的海事管理機構。
第二十三條 體檢機構應將簽發健康證書的相關資料保存至少3年。
第四章 權利與義務
第二十四條 海船船員對體檢結果有異議時,有提出復查的權利。
第二十五條 海船船員若對不符合船員健康檢查要求標準或存在相關職責限制的體檢結果有異議,可以在得知體檢結果后5個工作日內向原體檢機構申請一次復查。
第二十六條 體檢機構應根據船員復查申請對其不合格或受限項目進行復查。
執行復查與執行初次健康檢查的主檢醫師不能為同一人。
復查合格的,簽發健康證書;復查后仍不合格的,應將復查結果告知船員本人。
第二十七條 體檢機構和主檢醫師具有下列權利與義務:
(一)享有獨立的決定權;當體檢機構或船員健康體檢專業人員開展工作的獨立決定權受到干擾時,可向備案的直屬海事管理機構報告;
(二)體檢過程中發現疾病時,應當及時通知船員本人;
(三)客觀真實地作出船員健康體檢結論,并及時向海事管理機構報備;
(四)接受船員對健康體檢結果的詢問或咨詢,并如實地向體檢者解釋體檢結果和提出的問題;
(五)保護船員的隱私,采取一切必要的措施防止船員健康體檢信息被用于其他目的;
(六)每年對開展海船船員健康體檢、簽發健康證書業務情況總結分析,并以書面及電子方式向海事管理機構報告。
第五章 監督管理
第二十八條 海事管理機構應建立健全體檢機構定期監督檢查制度,加強對體檢機構業務開展、誠實守信等情況的監督檢查。海事管理機構應每年對體檢機構進行至少一次現場監督檢查。
第二十九條 海事管理機構當建立體檢機構管理檔案,記載體檢機構信息、資質和業務開展等情況。
第三十條 海船船員存在下列情形之一的,健康證書簽發機構應當注銷其健康證書,并上報備案的直屬海事管理機構:
(一)船員申請注銷的;
(二)以欺騙、賄賂等不正當手段取得健康證書的;
(三)隱瞞相關職業禁忌病史的;
(四)船員健康狀況等發生變化,不再符合健康證書簽發條件的;
(五)簽發健康證書的體檢機構認為必要的其他情況。
第三十一條 體檢機構或主檢醫師存在下列情形之一的,由中華人民共和國國海事局從公布的體檢機構和主檢醫師名單中予以刪除,且2年內不得再次申請報備:
(一)未有效履行對體檢者身份核實義務的;
(二)未如實作出體檢結論的;
(三)未按程序及相關規定簽發健康證書的;
(四)未按要求保存簽發健康證書相關資料的;
(五)未按要求保管空白證書的;
(六)泄露船員個人隱私和體檢信息的;
(七)體檢機構或主檢醫師信息發生變化,未及時變更的;
(八)不再滿足本辦法規定的體檢機構或主檢醫師條件的。
第六章 附則
第三十二條 中國籍海船船員持有的締約國認可的從業醫師簽發的健康證書予以承認。
第三十三條 引航員、外國籍海船船員及正在接受海船船員教育與培訓的學生申請健康證書的,按照本辦法執行。
第三十四條 本辦法自20xx年4月1日起施行。
證書管理制度 篇4
第一章 總則
第一條為加強對礦用產品安全標志證書(以下簡稱安全標志證書)的監督管理,規范安全標志證書的使用,根據礦用產品安全標志管理有關規定,制定本細則。
第二條本細則適用于安全標志證書的制定、使用和管理。
第三條安全標志證書是確認礦用產品符合現行有效的國家標準、行業標準及有關規定,準許生產、出售和使用的憑證。
第四條礦用產品安全標志辦公室負責安全標志證書的審理、發放和管理工作。
第五條實施安全標志管理的礦用產品,必須取得安全標志證書,在安全標志證書的有效期內,按規定加施安全標志標識后,方可出售和使用。
第二章 安全標志證書的制定
第六條安全標志證書樣本由礦用產品安全標志辦公室制定,報國家安全生產監督管理局(國家煤礦安全監察局)批準備案。
第七條安全標志證書的式樣:
安全標志證書規格為297mm×210mm;
安全標志證書正上方為國家安全生產監督管理局(國家煤礦安全監察局)局徽;
安全標志證書(國內)內容包括:安全標志編號、生產單位、生產地址、產品名稱、規格型號、適用范圍、有效期、備注;
安全標志證書(進口)內容包括:安全標志編號、申請單位、生產單位、產品名稱、使用場所、有效期、數量及編號、備注;
安全標志編號是安全標志獲證產品的`唯一性編碼;
安全標志證書背面印有持證須知。
第八條安全標志證書由國家安全生產監督管理局(國家煤礦安全監察局)監制,加蓋礦用產品安全標志辦公室印章。
第三章 安全標志證書的使用和管理
第九條安全標志證書的使用:
(一) 可以在獲證產品廣告和宣傳材料上使用安全標志證書;
(二) 可以在產品投標、銷售過程中,向用戶出示安全標志證書。
第十條取得安全標志證書的生產單位應當遵守以下規定:
(一) 建立安全標志證書的使用和管理制度,對安全標志證書的使用情況如實記錄和存檔;
(二) 不得利用安全標志證書進行誤導宣傳、欺詐活動;
(三) 不得偽造、轉讓、買賣和非法使用安全標志證書;
(四) 接受礦用產品安全標志辦公室對安全標志證書使用情況的監督檢查。
第十一條在安全標志有效期內需要更換安全標志證書的,在向礦用產品安全標志辦公室提出申請履行相關程序后予以更換。
第十二條在安全標志有效期內,國家明令淘汰禁止生產的、或發現產品標準存在安全隱患的、或產品標準或有關規定提出新要求的,礦用產品安全標志辦公室有權收回安全標志證書。
第十三條被暫停使用安全標志的,暫停使用安全標志證書;被撤銷安全標志的,安全標志證書收回。
第四章 附則
第十四條本細則自發布之日起實施。
證書管理制度 篇5
一、為加強機構所有證書原件、申辦原始資料及其重要文件資料的管理，防止遺失并保證按時備案復檢等，特制訂本制度。
二、下列證書及資料由辦公室負責統一保管
1、所有資信文件：驗資報告、評估報告、年檢報告等
2、重要文件，如項目文件、管理制度文件等。
3、理事會會議文件及通知、權威部門發布給機構的授權函等。
4、所有由重要機構或組織頒布的證件如登記證書、銀行開戶許可證、組織機構代碼證等。
三、資料保管員職責如下：
1、建立證書資料目錄及相應檔案，以便及時查找。
2、負責日常管理，保證證書資料的完好無損，防止任何情況下的`遺失損壞。
3、負責有關證書的申辦、變更、年檢、延期等工作。
4、嚴格按照機構的有關制度辦理有關借閱、借用、復印等工作。
5、嚴格交接轉移手續。
四、證書資料的借閱、借用、復印管理辦理
1、機構員工因工作需要必須借閱、借用、復印證書資料時，應填寫借用登記表，寫明事由及擬用證書資料名稱、件數、歸還期限等，經相關負責人同意并簽名確認后，方可辦理相應手續。
2、資料保管員憑主管領導簽批的申請書辦理借用、借閱、復印等業務，其他任何人員提出的任何要求，均不予受理。
3、凡借閱、借用證書資料，必須在申請日期內歸還，不能按時歸還的應申請延期，手續與上述1相同，但最長不得超過20個工作日。
五、違規責任
1、凡因保管不善或借用、借閱手續不齊，導致證書及重要文件資料遺失的，由資料保管員承擔補辦費用及相關責任。
2、凡因借用、借閱人過失而造成的證書資料滅失，由借用、借閱人承擔補辦費用及相關責任。
證書管理制度 篇6
為加強婚姻證書管理，維護婚姻證書的法律地位，保護婚姻當事人的合法權益，根據《婚姻登記條例》、《婚姻登記工作暫行規范》和上級民政部門的要求，制定本規定。
一、婚姻證書包括《結婚證》、《離婚證》和申請結婚登記聲明書、申請離婚登記聲明書、申請補辦結婚登記聲明書、申請補領婚姻登記證聲明書、撤銷婚姻申請書、結婚登記審查處理表、離婚登記審查處理表等印刷品。證書必須使用區民政廳印制提供的，不得購買非民政廳提供的婚姻證件。
二、除《結婚證》、《離婚證》外，區民政廳配套的'申請結（離）婚登記聲明書、申請補辦（領）結婚登記聲明書、撤銷婚姻申請書、結（離）婚登記審查處理表，因當事人原因造成作廢而不足時，由證書管理員制定補印計劃，報主任批準后按規格印制
三、婚姻登記員要規范婚姻證書的填寫，認真核對、檢查，減少因對打印或者書寫錯誤、證件被污染或者損壞造成的損失。發現婚姻證件有質量問題時，應當及時書面報告民政廳。
四、證書管理員要嚴格領購手續，妥善保管，防止流失，做到專賬專柜管理，保證賬實相符、管理和收費分開。每年11月向區民政廳申報次年度的婚姻證書需求計劃。
五、婚姻登記員要按照婚姻登記條件和程序向婚姻當事人頒發婚姻證書，并按照物價局規定的收費項目和標準收費，出具收費憑證，嚴禁借婚姻登記搭車收費和超標準收費。
六、證書工本費用于證書、印刷品的印制和與婚姻登記管理有關的業務工作，不得挪作它用。
七、婚姻登記員擅自印制、使用外購婚姻證書的，報民政部局給予通報批評和經濟處罰，取消其婚姻登記員資格，并交縣紀檢、監察部門給予黨紀政紀處分；構成犯罪的，移交司法機關處理。
證書管理制度 篇7
1目的
為保證報告和證書的完整性、準確性,并真實地反映結果的全部信息。
2范圍
適用于本計量中心出具的報告和證書的管理。
3職責
3.1授權簽字人批準其授權領域的報告或證書;
3.2中心辦每年至少抽查一次報告和證書;
3.3班組負責編制、審核報告/證書,負責報告/證書的交付、管理和臺帳的建立。
4程序
4.1報告和證書的編制要求
4.1.1本計量中心的工作結果以檢測報告、試驗報告、檢定證書、測試報告、校準證書的形式出具。報告/證書的內容應包括以下方面:
a)報告/證書的名稱;
b)本計量中心名稱與地址,聯系電話;
c)報告/證書編號標識,第 頁及共 頁;
d)顧客的名稱;
e)所用方法的標識;
f)檢測或校準物品的描述(如名稱、型號規格、主要性能指標等)、狀態和明確的標識;
g)檢測/校準/檢定日期;
h)如果被檢物品是抽樣得來,說明其抽樣日期、抽樣方法、抽樣地點、抽樣計劃和程序、抽樣環境條件等;
i)檢測和校準結果,適當時,帶有測量單位(必要時,當以表格、圖、或照片加以說明);
j)報告和證書的編制、審核和批準人的手簽名,必要時注明簽名日期;
k)必要時對顧客送檢/送校的樣品,作出檢測/校準/檢定結果僅對所送樣品負責的聲明;
l)當有分包項時,則應清晰地標明分包方出具的數據;
m)必要時,注明“本檢測報告/校準、檢定證書未經本計量中心書面批準,不得部分復印”的聲明.
4.1.2當需要對檢測結果作出解釋時,報告中還應包括下列內容:
a)對檢測方法的偏離、增添或刪節,及特殊檢測條件的信息,如環境條件;
b)需要時符合或不符合要求或規范的聲明;
c) 適用時評定測量不確定度的聲明。當不確定度與檢測結果的有效性或應用有關,或顧客提出要求時,或當測量不確定度影響到規范限度的符合性時,報告中還需要包括有關不確定度的信息;
d)適用且需要時,提出意見和解釋;
e)特定方法、顧客和顧客群體要求的附加信息。
4.1.3如需對校準結果進行解釋時,證書還應包括下列內容:
a)對測量結果有影響的條件(環境條件);
b)測量不確定度和(或)符合確定的計量規范或條款的聲明;
c)測量可溯源的證據;
d)校準證書僅可給出功能性檢測結果或量值,不應包含對校準時間間隔的建議;若需給出符合某規范聲明的,應指明符合或不符合該規范的具體條款;做出符合性聲明時,應考慮測量不確定度;
e)若顧客事先要求,在校準儀器被調整或修理后,要求給出調整或修理前后的校準結果時,應在證書或報告中表明。
4.1.4工作人員應準確、清晰、明確和客觀地報告每一項或一系列檢測和校準結果,并符合有關方法規定的要求。
4.1.5試驗報告的封面和格式統一制定(見附錄)。
4.1.5.1所有報告均用a4紙(附圖等可除外)。
4.1.5.2封面應至少含:報告編碼(應在右上角)、報告名稱、試驗類型、委托單位、報告單位、報告日期。
4.1.5.3簽批頁(封二)應含編寫、審核、批準。
4.1.5.4封三應含本計量中心聲明。
4.1.5.5目錄:少于10頁可不用。
4.1.5.6主體部分:應含“報告的內容”所定義的項目,其中分層方法應按如下規定執行。第一層用“123 ……”;第二層用“1.1 1.2 1.3……”;第三層用“1.1.1 1.1.2 1.1.3……”;其余可自定義。
4.1.6檢測報告、檢定證書、測試報告、校準證書的格式由班組根據承檢產品/項目標準的要求自行設計,報中心辦備案。確定后的報告/證書格式無特殊原因不得更改,更改需經原批準人批準;
4.1.7報告和證書的標識
4.1.7.1試驗報告標識形式為abcd-efghij。ab為班組拼音縮寫:cd為年(20xx年為00,20xx年為01,依次類推),efghij由班組自行定義。
4.1.7.2檢測報告、檢定證書、測試報告、校準證書的標識由各班組自行制定,并報中心辦備案。
4.2報告和證書的編寫
4.2.1報告/證書應能夠準確、清晰、明確和客觀地反映工作結果,并符合技術標準方法規定的要求。編寫內容要完整、結論明確,必要時應附以圖表、數表、曲線、簡圖、照片說明。
4.2.2報告/證書應由具備資格的專業人員編制,實習人員不能獨立編制。
4.2.3報告/證書上的數據結論、環境條件等須與原始記錄相符。
4.2.4報告/證書的所有數據均應采用法定計量單位和規定的術語。
4.2.5對分包方所提供的結果應在報告中明確說明。
4.3報告和證書的審核批準
4.3.1檢測報告、檢定證書、測試報告、校準證書采用編寫、審核和批準三級方式。
4.3.1.1工作人員對原始數據核對后將檢測結果準確無誤地填寫到報告中,并簽名。
4.3.1.2相關人員審核原始記錄、方法的適用性以及滿足顧客要求后,審核簽名。
4.3.1.3本專業授權簽字人批準簽字。
4.3.2試驗報告的審批
4.3.2.1報告的審批采用編寫、審核、批準方式。
4.3.2.2常規性試驗,由助工及以上職稱人員編寫、專業組長審定、班組負責人批準。
4.3.2.3較復雜的、跨專業的或涉及系統安全的檢測項目試驗(如型式試驗、機組性能鑒定試驗等),由助理工程師以上職稱的'檢測人員編寫、項目負責人或班組負責人審核,質量負責人、技術負責人或主任批準。
4.4報告的管理和交付
4.4.1中心辦根據授權簽字人的批準簽名加蓋試驗報告專用章和實驗室認可、計量認證標志章,并留存二份,定期歸檔。報告/證書的保存期一般不少于五年。 認可認證范圍之外的項目,不允許加蓋實驗室認可、計量認證標志章。班組應將原始記錄和報告一同存檔。
4.4.2檢測報告、檢定證書、測試報告、校準證書由各班組根據授權簽字人的批準簽名加蓋試驗報告專用章和實驗室認可、計量認證標志章。一般不保留證書副本,只保留原始記錄。認可認證范圍之外的項目,不允許加蓋實驗室認可、計量認證標志章。
4.4.3中心辦每年對班組的報告和證書至少抽查一次;
4.4.4試驗報告在交付給顧客時,顧客在《報告交付單》上簽名。郵寄交付的報告以郵寄回執作為交付記錄。在交付過程中,應注意報告的防潮等。檢定證書、測試報告、校準證書的交付,由顧客在委托單上簽名。
4.4.5當用戶要求用電話、電傳或其他電子媒體傳遞數據或結果時,要核實對方的身份。
4.4.5本計量中心相關人員應嚴格為顧客保密,未經允許報告和記錄不得給其他方查閱;保密性管理執行《保護顧客機密信息及所有權程序》。
4.5報告和證書的更改
4.5.1當對報告/證書中的數據有疑義時,由責任部門組織項目負責人員、質量監督員分析原因,對可疑數據進行核查。
4.5.2若經核查證實已發出的報告/證書有差異,責任部門負責人應立即書面通知接收單位,停止使用該報告/證書。
4.5.3原報告/證書的編寫人員填寫《報告和證書更改審批表》,說明更改理由及更改的內容,并由原報告的審批人確認更改理由成立,批準人提出處理意見。
4.5.4更改若涉及重新進行檢測/校準/檢定,則檢測/校準/檢定程序、數據處理、質量控制、記錄要求等應符合《程序文件》的相關要求。
4.5.5修改后或重新檢測/校準/檢定后所出具的報告/證書應附加說明,說明修改的原因和主要修改內容。
4.5.6責任部門應及時收回原報告,并按照報告交付程序,將修改后的報告和證書送至原報告持有人手中。
4.5.7責任部門保存修改后的報告證書應,并由資料管理員同原報告/證書一并保管。
5相關文件
5.1gaepc/qp-01(a/0)《保護顧客機密信息和所有權程序》
5.2gaepc/qp-07(a/0)《不符合工作控制程序》
6記錄
6.1 gaepc/qr-066《技術報告審核、審定、批準表》
6.2 gaepc/qr-082《試驗報告交付單》
6.3 gaepc/qr-083《報告/證書臺帳》
6.4 gaepc/qr-084《報告和證書更改審批表》