文件收發管理制度（通用5篇）

文件收發管理制度 篇1

　　一、編制目的

　　為維護公司文件收發和輪閱的規范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司文件收發和輪閱的管理。

　　三、相關職責

　　1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發和輪閱文件。

　　2.綜合辦公室負責文件收發和輪閱管理制度的管理。

　　四、文件收發程序

　　1.凡上級和有關部門發、送本公司的文件,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。

　　2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發每天不少于一次,對需送閱的文件應登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應立即交總經理閱簽。

　　3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見。

　　4.經總經理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需復印、打印的文件,則由承辦部門按規定辦理。

　　5.各職能部門需要發文件,先由各職能部門自行擬稿,經部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經理審核,最后由總經理簽發。

　　6.收到已簽發的文件后,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印制份數,并逐項將文件標題、文號、發文日期、印編份數等記入發文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。

　　7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發,送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發時需注明,由綜合辦公室按有關規定辦理。

　　五、文件輪閱程序

　　1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將文件送回,待后補閱。

　　2.輪閱時不得擅自將有關輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經辦公室負責人同意,辦理有關登記手續,借閱時間一般不超過五天,復印件應妥善保管。

　　3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,并按規定立卷歸檔。

　　六、其他

　　1.本制度自簽發之日起執行。

　　2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。

文件收發管理制度 篇2

　　1、總經辦設專人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。

　　2、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其余文件均應交公司領導批示后，再由總經辦專人按批示范圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。

　　3、凡本公司外發的文件，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規范，嚴禁多頭主送，并由總經辦統一進行登記編號。

　　4、部門或個人借閱文件，應辦理借閱手續，總經辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。

　　5、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢后應立即退回，并核點份數，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關人員經領導批準后在文件保管處閱讀。

　　6、如文件丟失或違反保密制度，發生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。

文件收發管理制度 篇3

　　一、收文處理

　　每次收文之后，首先要與發文通知單對照檢查，看所收文件是否與通知單上所印文件種類、數量相同，如有不符，應及時向發文機關查詢。

　　二、發文處理

　　(一)發文范圍。文件的發放，要嚴格按文件特定的發放范圍和份數發放。主干線文件的發放范圍是市委常委、市政府、市人大、市政協、市紀檢委、市委各部辦委、各黨委。上級文件的發放范圍，主要是市人大、市政府、市政協、市紀檢委。

　　(二)發文程序。凡經市委辦公室下發的文件，都由通信員親自送到各單位。

　　三、文件日常管理

　　文件登記、分發、傳閱后，要實行歸類管理。要留出三份文件存檔。剩余文件存入柜內，以備查用；領導閱后文件要通過篩選，留有批示文件，其余銷毀。

　　四、文件的清繳與銷毀

　　文件清繳一年兩次。上半年的文件在七月中旬清繳，下半年的文件在下一年的二月中旬清繳，清繳期為十至十五天。每次清繳文件時要下發文件清繳單。文件的銷毀一年兩次，上半年、下半年各一次。每次清繳文件結束后，對需銷毀的文件，用專車專人送到指定地點銷毀。

　　五、文件借閱

　　(一)借閱文件要認真登記。

　　(二)絕密級文件，僅在閱文室借閱。未經主管領導批準，不準將文件帶出閱文室。

　　(三)文件借閱后三日內要追回。

文件收發管理制度 篇4

　　1、目的

　　為規范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

　　2、職責

　　2.1總經理負責公司所有對外發文審批。

　　2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

　　2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

　　3、文件種類

　　3.1上行文：請示，報告，計劃，總結；

　　3.2下行文：批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；

　　3.3平行文：信函，會議紀要。

　　4、文件格式

　　4.1發文統一使用以上文件類別之一。

　　4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。

　　4.4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：

　　4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

　　4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；

　　4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格注明"附件："字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；

　　4.8落款。指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名：落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。

　　4.9日期：

　　4.9.1一般應寫發文日期；

　　4.9.2制度或會議經過的文件應寫經過的日期；

　　4.9.3重要的文件寫簽發的日期；

　　5、文號

　　5.1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。

　　5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；

　　5.3發文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發文。

　　6、用印

　　6.1用印是發文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。

　　6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；

　　6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作：

　　7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

　　7.3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，注明"同意發文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

　　7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

　　7.5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，并做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。

　　7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括：流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情景、備注等。

　　7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

　　7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。

　　7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

文件收發管理制度 篇5

　　1.目的：為適應當前信息系統管理需要，充分節約紙張辦公，公司文件采用山西四建網站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。

　　2.適用范圍：適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。

　　3.職責

　　3.1董事長負責批準企業綜合管理手冊。

　　3.2總經理負責批準各系統管理分手冊。

　　3.3公司各分管領導對本系統文件進行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環境及職業健康安全標準有關內容。

　　3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位文件的收發統一控制管理。

　　3.5企業管理部負責組織企業管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責其發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性，負責山西四建網站及飛信平臺上發布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

　　3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業指導書、目標指標等管理性文件的會簽、發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。

　　3.7各職能部門識別出適用的法律法規標準規范及其他要求，盡量在網絡中查找，并下載，由企業管理部上傳到山西四建網站，資源共享。質量監控部、安全監控部、技術管理部每年發布一次與質量、環境、職業健康安全、技術相關的適用法律法規及其他要求清單。

　　3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發放等管理；

　　3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。