檔案資料管理制度（通用4篇）
檔案資料管理制度 篇1
檔案資料管理是學校常規管理的一個重要主成部分。它既是學校管理和教育教學、財務工作的歷史紀錄，是教學常規管理的重要基礎工程。為此，制訂制度如下：
1、成立檔案資料室，由校辦負責，校辦干事(檔案資料員)具體負責，其它各職能部門相關負責人協助工作。
2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、簽批、承辦，保_文件資料齊全完整，及時辦理。
3、學校行政人事檔案包括行政會議紀錄、文書檔案、人事檔案各種計劃與安排、各種學習記錄。群團教代會材料等分別由相關部門干事負責收集整理交檔案室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
4、學校教務檔案包括會議記錄、教師業務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛生檔案、由相關部門干事負責收集整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
5、學校總務部檔案包括會議記錄、校舍、校產檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等由相關負責人收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
6、學校的常規管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學期或每學年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立卷。
7、積極做好檔案資料的(收集、整理、鑒定、立卷)工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。
8、積極提供利用，嚴格執行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續，查閱檔案不得隨意借出、不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。
9、加強檔案的嚴禁保密，不得泄露。
一、檔案的收集
要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔范圍、時間、要求。
2、應有積極態度和主動精神，不能坐門等客。
3、一式二份，正本放教育委員會，副本存學校。
4、當撤銷學校的校舍檔案，應全部移交給市教育委員會。
二、校舍檔案管理
1、邊鑒定邊整理，按要求進行分類、組卷，文件排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。
2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯系，利用原有基礎，便于保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎。
4、檔案的整理必須便于保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設置保管設備，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數量、名稱。
四、檔案的移交
交接雙方必須根據案卷目錄清點核對，并在交接收據上簽名蓋章，其收據一式三份，交接雙方各一份，會計一份。
五、查閱和借閱
1、首先辦理查閱或借閱手續，外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批準手續。
2、查閱或借閱，只允許在檔案室進行。
3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉讓他人閱覽、缺頁等，嚴守保密規定，歸還時清點清楚。
4、查閱或借閱時，嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保障，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱后不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經領導審批后，二人以上人員監銷。
七、清銷
1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統計，如發現確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值，經鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。
2、清銷應有二人以上人員監銷，以防失泄機密。
3、要遵守保密規定，堅持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。
檔案資料管理制度 篇2
1.目的作用
設備檔案資料是設備制造、使用、管理、維修的重要依據，為保證設備維修工作質量、使設備處于良好的技術狀態，提高使用、維修水平，充分發揮設備檔案資料為日常設備管、修、用服務的職能，特制定本制度。
2.管理職責
2.1 設備檔案資料對公司的資產管理起著至關重要的作用，對其管理的主要負責部門是公司設備動力科，主要應做好的工作是:資料來源的組織工作;歸集記錄工作;資料加工分析工作;歸檔審定工作以及資料使用過程的管理工作。
2.2 設備的檔案資料應統一存放于公司檔案室。除了設備動力科可保留部分常用設備資料(主要應為復制件)，凡是需用資料的部門均應到檔案室借用。公司檔案室管理員應嚴格按公司制定的《檔案管理條例》，加強對設備檔案的管理包括資料借閱和審批手續等。
3.主題釋意與說明
3.1 有關設備資料是指從設備規劃、設計、制造(購置)、安裝、使用、維修改造、更新、直至報廢等全過程中形成并經整理應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料，設備管理部門負責將全公司生產設備逐臺建立設備資料袋及設備資料的管理工作。
3.2 設備檔案資料應包括如下內容:
3.2.1 制造廠的技術檢驗文件、合格證、技術說明書、裝箱單。
3.2.2 設備安裝驗收移交書。
3.2.3 設備附件及工具清單。
3.2.4 設備大、中修理施工記錄，竣工驗收單，修理檢測記錄。
3.2.5 精度校驗及檢驗記錄。
3.2.6 設備改裝、更新技術。
3.2.7 設備缺陷記錄及事故報告單(原因分析處理結果)。
3.2.8 設備技術狀況鑒定表。
3.2.9 安裝基礎圖及土建圖。
3.2.10 設備結構及易損件、主要配件圖紙。
3.2.11 設備操作規程(包括:崗位職責、主要技術條件、操作程序、維護保養項目等)。
3.2.12 設備檢修規程(包括:檢修周期、工期、項目、質量標準及驗收規范等)。
3.2.13 其他資料。
3.3 設備檔案資料管理的范圍包括公司內機械、電氣、動力設備及土建設施的有關圖紙說明書、技術文件、設備制造圖、備件圖冊、設備檔案袋、設備改裝圖紙、修理工具圖冊及設備維修、使用原始等。
4.設備檔案資料的收集
4.1 設備管理部門負責圖紙資料的收集工作，將設計通用標準、檢驗標準、設備說明書以及各種型號的設備制造圖、裝配圖，重要易損零件圖配置完整。
4.2 新設備進公司，開箱應通知資料員及有關人員收集隨機帶來的圖紙資料，如果是進口設備需提請主管生產(設備)的領導組織翻譯工作。隨機說明書上的電器圖，在新設備安裝前必須復制，以指導安裝施工，原圖分級妥善保管。
4.3 設備檢修與維修期間，由設備管理部門組織車間技術人員及有關人員對設備的易損件、傳動件等進行測繪，經校對后將測繪圖紙匯總成冊存檔管理。
4.4 隨機帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由設備管理部門組織審核校對，發現圖紙與實物不符，必須做好記錄，并在圖紙上修改。設備管理部門組織將全公司設備常用圖紙如裝配圖、傳動系統圖、電器原理圖、潤滑系統圖等，進行描曬制后供生產車間維修使用，原圖未經批準一律不外借或帶出資料室。
5.設備檔案資料的整理 所有進人資料室保管的藍圖，資料員必須經過整理、清點編號、裝訂(指藍圖)，登賬后上架妥善保管。
5.1 圖紙人資料室后必須按總圖、零件、標準件、外購件目錄、部件總圖、零件的圖號順序整理成套，并填寫圖紙目錄和清單，詳細記明實有張數，圖面必須符合國家制圖標準，有名稱、圖號，有設計、校對、審核人簽字。
5.2 底圖的.保管
5.2.1 所有底圖按設備類別清點、編號、記賬以保證抽曬、歸還準確無誤。
5.2.2 底圖的修改應由設備管理部門有關負責人員簽名(蓋章)批準，注明修改日期。
5.2.3 底圖作廢、銷毀，應由資料員提出交設備管理部門組織技術員分別核實，確定無保存價值者，列出清單，經設備管理部門負責人批準后方可銷毀。
5.3 動力傳導設備技術檔案資料的保管
5.3.1 動力傳導設備技術檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、，乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設布置圖。
5.3.2 動力傳導設備檔案資料由設備管理部門組織有關技術人員按照各種電纜、管道的實際附設走向進行測繪，底圖交公司資料室作密級資料保管。
5.3.3 檔案資料必須保持與實物或實際情況相符，根據公司管線布置變動的情況，檔案資料必須作相應的變動，修改后歸檔。
6.設備檔案資料管理的具體要求
6.1 技術文件應力求齊全、完整、準確
6.2 檢驗(檢測檢修、驗收記錄等資料由設備動力科分管人員作分類整理后交資料員作集中統一管理。
6.3 所有圖紙要有統一的編號 6.4 圖紙上的各項技術要求標注齊全，圖紙清晰。
6.5 型號相同的設備，因制造廠和出廠年份不同，零件尺寸可能不同，應與實物核對，并在圖紙索引中加以注明。
6.6 設備經改裝或改造后，圖紙應及時修改。
6.7 圖紙的修改應表示在底圖上，并在修改索引上注明。
6.8 凡原制造廠的圖紙，一律沿用原制造廠的編號。
6.9 訂制設備、年久設備和無制造廠設備圖紙的編號，按下列辦法進行，即第一節為設備型號，第二節為部件號，第三節為零件號，每節用短橫線連接。每個部件的零件號都從001開始，以便書寫整齊和查閱清楚。
6.10 嚴禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協等用。
7.圖紙資料的借閱管理規定
7.1 資料管理員認真按《圖紙資料借閱登記表》填寫名稱、圖號、張數、借閱時間、借閱期限等項。
7.2 借閱人在《圖紙資料借閱登記表》簽字欄簽字。
7.3 絕密文件資料借閱，資料管理員需報請設備管理部門負責人批準后方可借閱。
7.4 資料借閱時間規定為10天內，借閱期滿，資料管理員應催收。需繼續借閱者，應辦順延手續，該歸還不歸還或遺失、損失者，由設備管理部按其損失作估價賠償。
7.5 非為我公司服務的外單位人員不得借閱公司的設備檔案資料。為我公司服務的人員，經設備部允許，可在資料室查閱有關的檔案資料，但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要，需將檔案資料帶出資料室，應經公司領導批準。
7.6 原圖原件或無備件的技術檔案資料一律不得外借，只能在資料室查閱。
7.7 本單位人員調出我公司或辦理離、退休手續前，有借閱設備檔案資料未歸還者，須到資料室辦理歸還手續。否則，辦公室不得辦理調動或退休手續。
8.附件
檔案資料管理制度 篇3
第一條為進一步加強學校檔案工作業務建設，提高科學管理檔案水平，實現檔案業務規范化，使檔案更好地為我校各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》，參照廣東省檔案局制訂的《廣東省機關檔案工作業務建設規范實施細則》，結合我校檔案工作的實際情況，制定本辦法。
第二條學校檔案是指在教學、科研和其他各項活動中直接形成的具保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的檔案材料，它是學校各項工作活動的歷史記錄，反映學校在不同時期的歷史面貌。
第三條學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作，是衡量學校教育質量和管理水平的重要標志，也是評估學校全面建設的重要內容和必要條件，必須加強領導，把它列入學校的工作計劃，統籌安排。同時，檔案工作納入分管檔案工作的領導、部門負責人和各專兼職檔案員崗位責任制及工作考核范圍。
第四條按照集中統一管理檔案的原則，由學校檔案部門對各教研科室、各部門在工作中形成的各類檔案材料進行集中統一管理，不得分散保存，以確保檔案的完整、準確、安全和有效利用。
第五條學校設置綜合檔案室，配備專職檔案工作人員，各科室配備兼職檔案人員。綜合檔案室指導并協助各科室兼職檔案人員按規范要求做好文件材料收集、整理立卷工作，接收并管理好全校各門類檔案。綜合檔案室在業務上接受市檔案行政部門的監督和指導。
第六條檔案室的基本任務：
1.對學校各科室、部門形成的各種檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計、編纂。
2.積極提供利用，為學校各項工作服務。
3.在統一領導，分級管理的原則下，負責對學校內部各科室、部門的檔案工作進行指導、監督和檢查。
4.制訂適合學校的檔案工作計劃、管理辦法、規定等。
5.對所保管的全部檔案定期進行鑒定、銷毀工作，并按規定做好向市檔案館移交檔案的工作。
6.嚴格執行黨和國家保密制度，維護檔案的完整與安全。
7.辦理領導交辦的其它有關檔案業務的工作。
8.不斷改進檔案工作，做到案卷質量標準化，檔案整理系統化，庫房管理科學化，查找利用現代化，調查統計制度化。
第七條檔案綜合管理范圍
凡屬學校各職能科室、部門在工作活動中形成的各種門類、載體的檔案，均由檔案室負責管理，包括：
1.(文書)檔案：學校各科室、部門和黨團工會各組織在工作活動中形成的檔案。
2.基建檔案：學校興建的教學辦公樓、生活居住娛樂設施工程及科研實驗大樓，從研究決定興建到竣工全過程所形成的具有保存價值的各種文字、圖紙和其他載體的各種記錄材料。
3.設備、儀器檔案：學校辦公自動化設備、儀器的申購、報批、安裝、調試、驗收、使用、維護等的文字、圖表材料。
4.會計檔案：學校在各項會計業務、財務活動中形成的財務報表、賬簿、會計憑證等應歸檔保存的材料。
5.專門檔案：學校教學檔案、學校科研檔案及學生學籍檔案。
6.特殊載體(聲像)檔案：反映學校各項工作活動的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤等。
7.實物檔案：學校獲得的獎旗、獎狀、獎杯、證書及校友或社會知名人士所贈的書畫等實物。
第八條學校各類檔案，由各科室兼職檔案員負責日常收集整理，按規定定期向檔案室移交歸檔，并辦理交接手續。
第九條歸檔時間和手續
1.(文書)檔案，應于翌年三月底之前初步立卷整理后，移交綜合檔案室。
2.基建文件材料歸檔工作應與工程建設同步進行，在項目完成通過鑒定驗收時應通知檔案部門參加，工程驗收后三個月內將基建全過程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。
3.設備儀器檔案，在設備儀器開箱時，有關部門應通知檔案室參加驗收，安裝調試后一個月內由主辦部門將全部相關材料整理好移交綜合檔案室。
4.會計檔案按年度由財務部門按要求和規定整理歸檔，在財務部門保管三年期滿后的.次年6月底前移交綜合檔案室。
5.教學部門和按教學年度歸檔的部門應在每學年結束后三個月內，將文件材料整理立卷，移交綜合檔案室。
6.科研檔案應在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔。教師在公開刊物上發表的論文、出版的專著應在出版后及時歸檔。
7.特殊載體(含聲像)檔案在每項工作完成后，由主辦部門將聲像材料、文字簡介及實物，在兩個月內移交綜合檔案室。
8.隨時接收上級規定應接收的檔案。
9.接收檔案必須履行手續，填寫移交清冊，一式兩份，交接雙方要簽名蓋章。
第十條檔案的整理
(一)劃分全宗
1.檔案必須按全宗整理，同一全宗的檔案不能分散。我校檔案全宗號為121。
2.建國后學校形成的包括各門類和載體的檔案作一個全宗，全宗名稱隨學校名稱變動而改變。
(二)檔案的分類、編號
1.檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類編號。
2.分類是以全宗為單位，按檔案產生的領域范疇，結合記述的內容性質，對庫存檔案整理、編號、排架。檔案室對接收的各類檔案，應進行審核、分類和加工整理并分別編目、排列。案卷按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。
(三)檔案檢索工具的編制
1.案卷目錄應根據不同門類檔案的具體情況分年度編制，做到不出現重復的檔號。
2.從實際出發逐步編制配套的其他檢索和參考工具：全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引等。
第十一條檔案的保管
1.設置專用庫房，加強檔案的保護。庫房應基本符合國家檔案部門的有關規定，有防盜、防火、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠等設施。同時應根據檔案工作需要，配置溫濕度計、復印機、抽濕機、空調等設備。
2.庫房溫、濕度要保持在國家標準范圍內，標準溫度為14-24℃，標準相對濕度為45-60%。同時應做好溫、濕度的調控和記錄。
3.檔案入庫時應檢查是否齊全。以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔號順序排列。庫房排架應從左到右，從上至下依分類大綱次序和檔號順序排架，設置檔案資料存放指引卡和示意圖，以便查找。
4.建立全宗卷，以積累學校檔案案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。
5.定期對檔案保管的狀況進行全面檢查，并作好記錄，發現問題及時向領導匯報并采取有效措施，對破損、褪變檔案要及時修補復制，確保檔案的安全。
6.特殊載體檔案的保管，見“特殊載體檔案工作規范”。
第十二條檔案的鑒定和統計
1.以學校檔案室制定的檔案保管期限表作為各門類檔案的鑒定依據。
2.在分管檔案工作的校長領導下，由綜合檔案室和相關部門組成檔案鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個年度或一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工，個人初鑒，集體審查，對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經分管校長批準后，方可存毀。銷毀檔案時必須有兩人監銷，并在銷毀清冊上簽字。
3.建立健全檔案統計臺帳，專人負責對檔案的接收、整理、移出、利用、銷毀和庫存內各種情況等數據進行統計，按檔案業務行政管理部門和上級主管部門的要求及時報送有關統計報表。
4.按上級主管部門和學校要求進行定期的綜合或專項統計分析。
5.對統計數字進行綜合分析，找出存在問題，提出改進措施、建議，并報學校領導審閱。
第十三條檔案的利用和借閱
1.檔案室應積極配合學校工作，主動開展檔案工作的調閱和利用，結合工作需要，編制檢索工具和參考資料，力求做到查找方便，調卷迅速準確。
2.要建立和健全檔案借閱利用制度。檔案室按照檔案保密和借閱制度的規定，嚴格掌握借閱范圍和履行借閱手續，積極提供利用。珍貴或機密的檔案應以復印件代替原件提供利用。
第十四條檔案的移交
檔案移交范圍和年限，應按國家規定辦理。將永久、長期保存的檔案在學校保存十年左右，然后連同檢索工具、參考資料一并向市檔案館移交。
第十五條檔案工作人員應保持相對穩定，確因工作需要調動工作時，應在離職前辦好工作交接手續。
檔案資料管理制度 篇4
1、成立檔案資料室，由校辦負責，校辦干事(檔案資料員)具體負責，其它各職能部門相關負責人協助工作。
2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時辦理。
3、學校行政人事檔案包括行政會議紀錄、文書檔案、人事檔案各種計劃與安排、各種學習記錄。群團教代會材料等分別由相關部門干事負責收集整理交檔案室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
4、學校教務檔案包括會議記錄、教師業務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛生檔案、由相關部門干事負責收集整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
5、學校總務部檔案包括會議記錄、校舍、校產檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等由相關負責人收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
6、學校的常規管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學期或每學年整理歸檔，。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立卷。
7、積極做好檔案資料的(收集、整理、鑒定、立卷)工作，按照檔案立卷的`原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。
8、積極提供利用，嚴格執行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續，查閱檔案不得隨意借出、不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。
9、加強檔案的嚴禁保密，不得泄露。