文秘檔案管理制度（通用30篇）

文秘檔案管理制度 篇1

　　文秘是隨著科學與經濟的高速發展,信息的傳播的急劇膨脹,社會競爭日趨激烈而同時產生的一門新興現代科學管理專業。他作為一種全球性職業,文秘工作也顯得越來越趨于現代化、科學化與專業化。

　　它也在輔助著各級領導進行綜合管理、樹立企業形象、溝通內外關系、處理信息的交流等方面發揮著越來越重要的作用。

　　1.目的作用

　　公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

　　2.管理職責

　　2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查,加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。

　　2.2各部門所負責的部門內部檔案資料,應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。

　　2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構,在行政管理部的領導下,其管理的主要職責為:

　　2.3.1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規章制度。

　　2.3.2協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。

　　2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。

　　2.3.4總結經驗,改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用,為經營服務產生收益。

　　3.歸檔資料的范圍、內容

　　3.1計劃性文件資料

　　包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。

　　3.2批示性文件材料

　　包括公司各類標準、指標,如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。

　　3.3法規性文件

　　包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件;公司內部制定的各類規章制度。

　　3.4公司的重大決議

　　包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

　　3.5總結性文件

　　包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。

　　3.6憑證性材料

　　包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄,以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。

　　3.7匯報性材料

　　包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發言或發布的各類文書資料等

　　3.8勞資人事資料

　　包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。

　　3.9調研性資料

　　包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。

　　3.10聲像制品資料

　　包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。

　　3.11證件性文書資料

　　包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

　　3.12饋贈行資料

　　包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

　　4.文件資料的立卷歸檔

　　4.1檔案的收集

　　4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料,均應歸檔統一管理,各部門應做好資料的分類立卷,至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結后,由財務部門編造清冊,每兩年歸檔一次。

　　4.1.2銀行票據由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀,只財務部立卷留存。

　　4.1.3業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。

　　4.1.4各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部文件原則上各部門傳閱后,即由總經理辦公室回收立卷留存。

　　4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料,并及時匯總到各部門檔案管理員,員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后,應將相關資料全部移交檔案管理員。

　　4.2立卷歸檔的時間

　　4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

　　4.2.2對于某些專門文件,或駐地分散在外的`個別業務單位的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

　　4.3立卷歸檔的要求

　　4.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內,把整理審定完畢的文秘檔案資料,遞交文秘檔案室立卷歸檔。

　　4.3.2移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式兩份,雙方簽字后各執一份。

　　4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

　　4.3.4立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內容表達出來,裝訂整齊、牢固,然后還要填寫備考表,注明保管期限。

　　4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。

　　4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主,根據文件形成的特點,保持文件間的歷史聯系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

　　4.3.7立卷應以同類問題為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯系的文件組合在一起。

　　4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。

　　4.3.9立卷歸檔后,發現還有需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。

　　4.3.10文件組成案卷后,卷內文件應按照一定規律進行排列,系統地反映問題,做到查找方便。

　　4.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件,并保持其完好無損。

　　4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　5.文秘檔案的借閱

　　5.1文秘檔案主要供本企業利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人需須持介紹信,并經公司領導批準,可查閱無密級檔案。

　　5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案,須經公司領導或原形成檔案得部門領導批準,方可借閱。

　　5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好,不得私自影印、復印、翻印,不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語,不得轉借,如有違紀,酌情處罰。

　　5.4對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制件不會有誤。

　　5.5必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

　　5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延期借閱時間,須辦理續借手續。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。

　　5.7借閱文秘檔案須妥善保管,若有遺失,將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。

　　6.文秘檔案保密要求

　　6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。

　　6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

　　6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。

　　6.4有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。

　　6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。

　　6.6外來參觀人員,統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

　　6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密,應根據情節輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。

　　6.8企業在職工工作人員調離本企業時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調離。檔案管理員調離,應由辦公室主任監督辦理,檔案交接之后,方能調離。

　　7.超期檔案的銷毀

　　7.1對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報分管副總批準后,按規定銷毀。

　　7.2經批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。

　　7.3銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監銷人應在銷毀注冊上簽字。

文秘檔案管理制度 篇2

　　1.0主要內容及適用范圍

　　規定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。客戶檔案管理執行《客戶檔案管理制度》。

　　2.0檔案的管理機構

　　2.1文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

　　2.2各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。

　　2.3檔案室主要職責：

　　2.3.1制定或參與制定檔案工作的規章制度;

　　2.3.2對企業其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督;

　　2.3.3做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作;

　　2.3.4做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作;

　　2.3.5提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

　　3.0檔案的種類

　　3.1法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。

　　3.2企業的重大決議。包括由企業股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

　　3.3計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。

　　3.4總結性文件。包括企業年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。

　　3.5批示性文件。包括企業各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業各類命令、工作指示等。

　　3.6憑證性文書材料。包括企業各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。

　　3.7證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

　　3.8匯報性文書資料。包括企業上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。

　　3.9勞資人力資源資料。包括企業下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

　　3.10聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

　　3.11題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

　　3.12技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

　　4.0檔案管理的基本程序

　　包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

　　5.0檔案的收集。

　　就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業下屬部門和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。

　　5.1立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。

　　5.2立卷歸檔的時間

　　5.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。

　　5.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

　　5.3立卷歸檔的要求

　　5.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。

　　5.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。

　　5.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

　　5.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

　　5.3.5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

　　5.3.6立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

　　5.3.7立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

　　5.3.8立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。

　　5.3.9立卷歸檔后，發現需立卷的.文件資料，可按立卷原則進行插卷。

　　5.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

　　5.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

　　5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　6.0檔案的借閱

　　6.1檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。

　　6.2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

　　6.3檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

　　6.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。

　　6.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。

　　6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

　　6.7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

　　7.0檔案保密要求

　　7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

　　7.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。

　　7.3有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。

　　7.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批準。

　　7.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

　　7.6外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

　　7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

　　7.8企業在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

　　8.0超期檔案的銷毀

　　8.1對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。

　　8.2經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

　　8.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

　　9.0檔案的保管

　　檔案保管工作應做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

文秘檔案管理制度 篇3

　　一、牢固樹立保密觀念，嚴格遵守黨和國家的保密制度，嚴防失密、泄密事故發生。

　　二、不得向與工作無關人員談論檔案內容，不準用電話、傳真提供密秘級以上檔案。

　　三、凡借閱秘密級以上檔案，須經主管領導及檔案館長批準，未經批準不得借出、復制或摘抄。

　　四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失、涂改、偽造或銷毀檔案、絕密檔案要單獨保管。

　　五、密級檔案要經常查對，失泄密時要及時上報局主管領導，并對責任者進行追究處量。

　　六、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。

　　七、任何人不準私自保存檔案或攜檔案進入公共場所。

　　八、檔案管理人員應熟知本局各類檔案的密級劃分，調密級檔案時，不少于兩名工作人員。

　　九、檔案在傳遞時應以機密件通過機要通信轉出，或由檔案人員二人以上專呈遞送。

文秘檔案管理制度 篇4

　　為了切實抓好工程檔案資料的管理工作，確保工程檔案資料的完整、準確、系統和有效的利用，特制定本制度。

　　一、工程檔案工作要與工程建設同步。

　　二、工程資料的編目必須完整，字跡清楚，內容真實，不修正涂改，不弄虛作假，并確保及時性、連貫性。

　　三、工程項目建設過程中，建設、監理、施工單位應在各自職責范圍內做好工程文件資料的形成積累、整理、歸檔、監理審查和保管工作。

　　四、各參建單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理工程檔案資料。

　　五、工程資料簽字要齊全，禁止他人代簽或一人多簽，禁止用不確定的語言或模棱兩可的語句進行定性評定。

　　六、做好工程聲像資料。參建單位應指定專人負責各自產生的照片、膠片、錄像等聲像材料的收集，工程建設重要階段、重大事件事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

　　七、建設單位隨時檢查有關檔案材料的收集、整理情況，對于各階段、各類檔案達不到要求的，要限期整改，整改后仍不合格的，建設單位不返回工程質量保證金。

　　八、按照工程檔案管理規定及相關規范、規定進行整理、立卷、歸檔。

文秘檔案管理制度 篇5

　　管理處的服務過程是小區運營的最基本的組成部分。負責公共區域各地點的各項服務場地管理,也是面對業主各類服務關系。管理處的工作質量的優劣還會影響到日后業主對管理公司的形象。

　　1、管理處的主要業主管理任務:

　　管理處的主要任務就是“服務”。只有健全業主檔案及服務內容,才可能更好的服務業主。

　　2、管理處業主管理的日常工作包括:

　　及時上行下達業主與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

　　協調與業主之間的'關系,加強橫向溝通;

　　做好與業主有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

　　接聽業主投訴,解決業主投訴;

　　接聽業主工程報修電話,及時聯系修復;

　　3、業主檔案管理

　　業主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般

　　業主檔案包括以下的資料:

　　收集業主單位資料

　　業主繳費記錄包括各樣應付之押金

　　業主裝修工程文件

　　業主遷入時填具之資料

　　業主資料補充

　　業主聯絡資料

　　緊急事故聯絡人的資料

　　管理人員在日常職務常與業主人事變遷資料

　　業主與管理處往來文件

　　業主違規事項與欠費記錄

　　業主請修記錄

　　業主投訴記錄

　　10)業主單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)

文秘檔案管理制度 篇6

　　一、總則

　　1.為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統,確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規范》(gbt/50328-20xx)的要求,特制定本規定。

　　2.各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責,各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料,認真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準確性。

　　二、工程檔案管理規定

　　2.1檔案資料管理

　　2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分,應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料,對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查,并負責工程技術檔案資料的接收和移交。

　　2.1.2為了便于各個環節的銜接,監理項目部配備專職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應配置必要的檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。

　　三、工程文件的收發及管理規定

　　3.1工程文件接收

　　3.1.1各單位提供給監理項目部的工程文件(工程技術文件、圖紙資料)由監理項目部信息管理員統一接收;統一接收國網項目部、集團項目部、電監辦以及監理項目部等下發的各項文件,做好接收記錄。

　　3.1.4信息管理員對接收的工程文件資料,必須進行數量和外觀質量檢查,發現問題應及時通知寄發單位補發。

　　3.1.5信息管理員應及時建立工程文件收發文記錄,并能利用計算機進行各類文件的查詢檢索。

　　3.1.6對接收的密級文件資料,要嚴格按保密規定妥善收存,并認真執行密級文件資料的借閱規定。

　　3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業,并建立檔案總登記帳和分類登記帳；

　　3.2工程文件資料發放

　　3.2.1上級下發文件、監理工程師通知單、監理工作聯系單、通知及會議紀要,由信息管理員按所指定的單位及時傳遞并建立發放記錄。

　　四、監理項目部檔案管理職責

　　1、負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監督與審核,特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況,并審核、簽署。

　　2、歸檔范圍：

　　1)負責提交監理過程中形成的有關工程質量,工期、投資監理等方面的全部文件材料。

　　2)監理各專業負責人對施工單位、調試單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查,對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責,并在案卷內備考表審核人欄簽署。

　　3)對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件,監理項目部有權退回,相關單位應按檔案管理的有關規定進行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。

　　3、工程檔案的鑒定和銷毀

　　1)對歸檔和發放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料,先由申請銷毀的部門登記造冊,再由檔案部門提出銷毀意見,報項目部總工及經理批準后方可銷毀。

　　2)對各單位修改替代后的檔案,檔案部門應列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經項目部總工及經理批準后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。

　　3)檔案銷毀必須嚴格執行保密規定,由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時,檔案部門、保安部門均應指派專人監銷,監銷人必須在銷毀清冊一簽字,檔案銷毀清冊應存檔。

　　4)在鑒定銷毀檔案時,處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長處理。

　　4、其它

　　(1)工程檔案的分類、編目、按國家電網辦[20xx]250號《關于印發》規定執行。

　　(2)檔案、資料、圖書的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書借閱規定執行。

　　(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執行。

　　五、聲像檔案管理辦法

　　5.1建設工程聲像檔案主要是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的,具有保存價值的照片、底片(包括反轉片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。

　　5.2照片檔案應符合以下要求：

　　(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；

　　(2)能體現工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置；

　　(3)以傳統感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片)；

　　(4)使用數碼相機拍攝,其影像不能進行后期加工,光學分辨率不得小于500萬有效像素(不允許插值；

　　(5)符合國家電網項目部《關于利用數碼照片資料加強輸變電工程安全質量過程控制的通知》基建安全[20xx]25號及《關于強化輸變電工程施工過程質量控制數碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網基建質量[20xx]322號要求。

文秘檔案管理制度 篇7

　　1、目的

　　為規范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

　　2、職責

　　2.1總經理負責公司所有對外發文審批。

　　2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

　　2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

　　3、文件種類

　　3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；

　　3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；

　　3.3平行文:信函，會議紀要。

　　4、文件格式

　　4.1發文統一使用以上文件類別之一。

　　4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。

　　4.4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

　　4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

　　4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；

　　5、文號

　　5.1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。

　　5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；

　　5.3發文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發文。

　　6、用印

　　6.1用印是發文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。

　　6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；

　　6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:

　　7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

　　7.3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的`，注明"同意發文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

　　7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

　　7.5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，并做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。

　　7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情景、備注等。

　　7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

　　7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。

　　7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

文秘檔案管理制度 篇8

　　第一章總則

　　第一條為了加強公司會計檔案管理，保證資料完整，使會計檔案基礎工作規范化、制度化，根據財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》及《集團檔案管理辦法》，結合公司實際情況，特制定本辦法。

　　第二條會計檔案是企業在經濟活動中形成的記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，它既是本單位檔案的一部分，也是國家全部檔案的重要組成部分。

　　第三條會計檔案管理，是企業管理的一項很重要的基礎工作，各級領導應高度重視，加強對會計檔案管理工作的領導。檔案部門和財務部門要互相支持，密切配合，共同做好會計檔案管理工作。各級機關的檔案部門和財務部門負責對所屬單位的會計檔案管理工作進行業務指導、檢查和監督。

　　第四條本辦法適用于公司所屬各單位、各部門。

　　第五條每年形成的會計檔案(包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他會計核算資料和電算軟盤資料)，應由財務部門按照歸檔的要求負責整理立卷或裝定成冊。

　　第二章會計檔案的分類及編號

　　第六條會計憑證。會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明。包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節表等。

　　第七條會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯結的賬頁組成，以會計憑證為依據，全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

　　第八條會計報表。會計報表是反映企業會計財務狀況和經營成果的總結性書面文件，主要有主要財務指標快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等。

　　第九條其他會計檔案包括：

　　(一)文書部分：

　　1、各種經濟合同、協議、擔保書契約及其附件；

　　2、年度財務計劃，年度財務工作計劃，年度財務工作總結，年度財務決算編審工作的要求，財政、財務工作會議文件及資料；

　　3、各種財務分析資料(包括資金分析、經濟活動分析、成本情況分析)；

　　4、各種調查報告和典型經驗；

　　5、資信證明；

　　6、重點工程決算資料；

　　7、各種投標保函；

　　8、城建制劃轉、撤銷、合并單位的全部交接資料。

　　(二)表單部分：年度各項經濟技術指標完成情況報表(包括統計、質量、勞動工資、安全生產、設備情況、科技成果及效益等)；財務檢查報告；國庫券和其他債券分配和統計報表；會計人員統計表、會計人員考試情況統計表；會計人員考核資料；會計證登記表；職稱評定審批表；會計達標升級申報、驗收、審批表；先進會計審批表；報廢后的固定資產卡片；各種臺賬、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊等。

　　（三）電算化部分：會計電算化存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。

　　第十條會計檔案的整理立卷。會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理采用“三統一”的`辦法，即：分類標準統一（一類憑證、二類賬簿、三類報表、四類其他會計檔案）、檔案形成統一（案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一）、管理要求統一（建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊），并分門別類按各卷順序編號。

　　第十一條

　　會計檔案編號級次：2/2/2/4，即大類/年度/類別/流水號。

　　第十二條

　　大類是指會計內容的大類：01憑證、02賬簿、03報表、04其他檔案……。

　　第十三條

　　年度是指會計內容發生的年份，如08、09……。

　　第十四條

　　類別是指大類下的分類，憑證類別以月份劃分01一月、02二月……；賬簿類別分為01資產類、02負債類……；報表類別分為01主表、02附表、03內部管理報表……；

　　第十五條

　　其它檔案類別分為：99其它。

　　第十六條

　　流水號是指按會計內容的發生時序，連續編制號碼。如20xx年2月份第25本憑證，應編為01080x5；20xx年第50份合同應編為0408x0。

　　第三章會計檔案的裝訂

　　第十七條

　　會計憑證的裝訂。每月裝訂一次，須在次月10日前裝訂完成，按年分月妥善保管歸檔。

　　（一）會計憑證裝訂前的準備工作：分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；按憑證匯總日期歸集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數；摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發放單是否隨附齊全；記賬憑證上有關人員(如財務主管、復核、記賬、制單等)的印章是否齊全。

　　（二）會計憑證裝訂時的要求：用“三角兩針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上兩個針眼，實行兩眼一線并在憑證上方和左側面各走兩次線后再到背面打結，結扣應是死的，并放在憑證封皮的里面。記賬憑證裝訂完成后，要根據三角裝訂的大小進行完全包角，由裝訂人在記賬憑證側面注明年、月、憑證種類和起始號碼，并在包角處的裝訂線封簽處簽名或者蓋章。裝訂憑證厚度一般為2-2.5厘米，保證裝訂牢固，美觀大方。

　　（三）會計憑證裝訂后的注意事項。每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調閱。

　　第十八條

　　會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。

　　（一）基本要求：賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、按順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。

　　（二）活頁賬簿裝訂要求：保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。

　　（三）多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，由會計主管人員和經辦人簽章。

　　（四）賬簿裝訂后的其他要求：會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現象。會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號。編號一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬。會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

　　第十九條

　　會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、按會計報表的編號順序排列各種會計報表、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。

　　第四章財務信息化檔案

　　第二十條數據資料管理與保密。計算機內數據文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。

　　（一）現金記賬憑證及日記賬的輸出及保管。現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記賬憑證一律由專職會計人員將審核無誤后的原始憑證按分錄當日輸入計算機并打印出現金日記賬頁，審核后交現金出納人員核對現金庫存，相符后出納員及主管負責人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記賬順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。

　　（二）銀行記賬憑證、賬冊的輸出與保管。有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機并打印銀行日記賬，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行賬頁經出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。現金、銀行記賬憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。

　　（三）轉賬憑證的輸入、輸出與保管。有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機。并打印輸出，裝訂成冊，妥為保管。

　　（四）科目匯總表、賬簿打印時間。現金、銀行日記賬每天打印。銀行余額調整表每月打印一次。總分類賬和各種明細分類賬每月打印一次。現金、銀行存款、轉賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經有關財會人員審核無誤后簽字生效。

　　（五）其他。由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。

　　第二十一條數據備份管理。會計核算數據必須經常進行備份工作。在日常工作中，準備三套軟盤循環使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。需要做備份的包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

　　第二十二條信息化會計檔案管理。會計檔案存檔手續：打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。為保證備份數據的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。隨計算機配置的操作系統、各類應用程序軟件、購買的商品化會計核算系統軟件，軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。各類會計檔案的出借，必須經過會計主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應制作該備份磁盤的復制件，使用復制件進行操作。必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、賬冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節嚴重者，將追究其法律責任。

　　第五章會計檔案的移交

　　第二十三條負責會計檔案的保管人員，應相對穩定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續后才能離開。交接時移交人與接替人應按會計檔案目錄逐一點交。如發現會計檔案有短缺，應由移交人負責找齊，如有丟失，移交人應查明原因，承擔責任。點交清楚后應由雙方在移交表上簽字。

　　第二十四條撤銷單位的會計檔案移交。被撤銷單位的會計檔案應經上級審計和財務部門審查后，編制會計檔案移交清冊，上交上級檔案或財務部門保管。

　　第二十五條被合并單位的會計檔案移交。被合并單位應編制移交清冊移交給并入單位。雙方經辦人按移交清冊進行點交后，雙方經辦人和負責人在移交清冊上簽字，上級檔案和財務部門派員監交。

　　第六章會計檔案的保管第二十六條公司級以上機關應設會計檔案室。沒有條件設立會計檔案室的單位，應設會計檔案專柜，并指定專人負責保管。會計憑證、會計賬簿、會計報表每年會計年度終了，暫由財務部門保管一年，期滿后移交檔案部門保管。年度終了時填制的會計檔案目錄送檔案部門一份備查。其他會計檔案，由財務部門自行保管。

　　第二十七條會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續完備后，保管人員才能接收。

　　第二十八條會計檔案的存放應該做到：防火、防潮、防蟲、防鼠、防霉變質。不允許隨便堆放，保證會計檔案完整無損。

　　第二十九條會計檔案的保管年限，按會計檔案保管年限表執行。保管年限期滿后方能銷毀。會計部門保管的其他會計檔案，各種契約、重點工程決算資料，會議記錄本永久保存；其他檔案按其使用價值各單位自定保管年限：

　　會計檔案保管期限表序號檔案名稱

　　一、會計憑證類1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證其中：涉及外事和對私改造的會計憑證2銀行存款余額調節表

　　二、會計賬簿類3日記賬其中：現金和銀行存款日記賬4明細賬5總賬6固定資產卡片7輔助賬簿8涉及外事和對私改造的會計賬簿

　　三、會計報表類9主要財務指標快報10月、季度會計報表11年度會計報表(決算)

　　四、其它類12會計移交清冊13會計檔案保管清冊14會計檔案銷毀清冊保管期限15年永久3年15年25年15年15年包括日記總賬固定資產報廢清理后可存5年15年永久包括各級主管部門的匯總會計報表3年包括文字分析5年同上永久同上15年25年25年備注

　　第七章會計檔案借閱的批準權限

　　第三十條公司財務部門內部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，檔案保管人員應及時提供；會計檔案存在檔案部門檔案庫的，到檔案庫借閱，檔案保管人員應及時提供。

　　第三十一條本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，要經財務部門負責人批準，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經檔案部門和財務部門負責人批準，方能借閱。

　　第三十二條外單位人員查閱會計檔案。要持單位介紹信，經單位主管領導批準，方能借閱。

　　第三十三條借閱會計檔案應在財務部門或檔案部門的檔案庫(室)內查閱。須拿出檔案庫(室)時要經檔案部門和財務部門負責人批準，必須攜帶出單位的要經單位主管領導批準。

　　第三十四條需要借出財務部門或檔案庫的會計檔案，必須辦理借閱手續，在“會計檔案借閱登記簿”上進行登記，歸還時還應注明歸還時間。

　　第八章會計檔案的銷毀

　　第三十五條公司級單位會計檔案的銷毀。由檔案、審計和財務部門共同對應銷毀的會計檔案進行鑒定，經本單位主管領導審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經總公司檔案部門和財務部門批準并派人監銷時，方能由檔案管理部門銷毀。

　　第三十六條總公司會計檔案的銷毀。應由檔案、審計和財務部門對應銷毀的會計檔案共同進行鑒定，經總公司主管領導審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經市檔案局、財政局和建設銀行市分行批準并派人監銷。方能由檔案管理部門銷毀。

　　第三十七條會計部門保管的會計檔案的銷毀。應由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經檔案、審計部門鑒定、審批和監銷。

　　第三十八條基層單位會計檔案的銷毀。應由財會人員編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。經本單位負責人審查后，報經公司檔案部門和財務部門審查批準，并派人監銷，方能銷毀。

　　第三十九條會計檔案保管期滿應銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，例如未了結的債權、債務業務的憑證，應單獨抽出另行立卷保管。直保管到確無使用價值時再銷毀。

　　第九章附則

　　第四十條本制度由公司財務資產部負責解釋。第四十一條本制度自印發之日起執行。

　　附：相關賬表

文秘檔案管理制度 篇9

　　一、查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。

　　二、查閱檔案只限于有關內容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。

　　三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續，用完后按期歸還，不得轉借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復制，要經檔案室同意，重要內容須經院辦公室主任批準。在借閱期間發生的一切問題，一律由借閱人負責。

　　四、醫院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應持介紹信，重要內容的材料需經院辦公室主任批準后，方可查閱。

文秘檔案管理制度 篇10

　　一條社團聯合會檔案是社團聯合會歷史延革、工作開展情況的真實記錄，是社團聯合會決策、開展工作的重要參考。

　　二條社團聯合會檔案由相應部門管理，實施檔案登記管理制度，定期進行整理、歸檔和編目。

　　三條對于上級文件、外校來函及相關圖文資料等有保存價值的材料均作為檔案保存。

　　四條社團聯各部的部門工作計劃、工作總結、活動情況及時以書面形式上交辦公室，并由辦公室（社團資料檔案由秘書處管理，下同）整理后存檔。辦公室作好每一次會議記錄，整理后存檔作為社團聯合會會議記錄。

　　五條加強與各社團及其管理機構的聯系，并對他們的工作計劃、活動開展情況、任務執行情況等建立專門檔案。

　　六條加強對各社團的檔案管理，各社團的工作計劃、工作總結、活動開展情況，以書面或表格形式及時上交各分管常任理事，并由各類別社團工作委員會整理后交秘書處檔案人員存檔。

　　七條社團聯合會各部人事、各社團人事及社團負責人推薦表，社團負責人任命表，社團負責人檔案表，社團干部考查表，社團干部考查考核表，社團干事考核表，社團理事會登記表，社團會員登記表等一并整理，單獨存檔作為社團聯合會系統人事檔案檔。

　　八條社團聯合會各部、各社團每月必須及時上交每月帳目開支表，由經費審查部核實并存檔作為社團聯合會系統財務檔案。

　　九條各部門須認真整理并妥善保管檔案，借用相關檔案的須經得相應部門同意，辦理手續后方可借用。

　　十條其它各部、社團及個人必須妥善保管并及時歸還所借檔案資料，檔案借閱期不得超過一周。

　　十一條主席團有權對檔案管理工作不定期進行檢查。

　　十二條本制度解釋權歸淮北師范大學信息學院學生社團聯合會，自通過之日起生效。

文秘檔案管理制度 篇11

　　為了認真落實《煤礦領導帶班下井及監督檢查規定》（國家安全生產監督管理總局第33號令）有關管理規定要求，結合山西華潤煤業有限公司規定，搞好領導下井帶班記錄的管理，特制定本制度。

　　1、在調度室建立領導干部帶班下井記錄薄。下井記錄薄的內容為：下井人員班次、姓名、職務、帶班時間及地點、發現的`問題情況和隱患、處理意見和落實情況等。

　　2、帶班領導帶班上崗后，要到調度室認真填寫《領導干部帶班下井記錄表》。其記錄要真實，不準弄虛作假，嚴禁超過當天后補填寫的。

　　3、每天由安監站負責對領導帶班下井記錄進行查閱，對存在的安全隱患未能現場處理的，及時下發《隱患整改通知書》按規定進行整改。

　　4、帶班領導下井記錄及交接班情況、隱患處理落實情況等，由礦調度室每月匯總并存檔。

文秘檔案管理制度 篇12

　　為加強職工培訓檔案管理,根據上級有關規定,制定本細則。

　　一、凡參加培訓的人員,均建立規范的《企業職工安全教育培訓檔案》,記錄安全技術培訓考試、考核的相關信息。新招入礦人員只建立電子檔案,工作滿一年后建立《企業職工安全教育培訓檔案》。

　　二、工作標準

　　1. 培訓結束后三天內將培訓資料分類匯總、整理、保存。

　　2. 及時填寫《企業職工安全教育培訓檔案》,并將培訓信息錄入電子信息管理系統。

　　3. 做好培訓檔案的日常管理工作。

　　三、安全技術培訓檔案的存檔資料

　　1. 培訓考勤成績簽字表

　　2.理論考試試卷

　　3. 《企業職工安全教育培訓檔案》

　　四、從業人員的安全技術培訓檔案分類(或分單位)整理,編號登記實行信息化管理。

　　五、安全技術培訓檔案未經有關負責人批準,不得外借,如需外借,必須辦理借閱手續。

　　六、檔案資料設專人負責,經常整理,以防丟失。檔案室內嚴禁煙火,并保持清潔、通風。發現問題及時處理。

　　七、檔案的調整

　　1. 從業人員轉崗、變動工作單位,要及時調整分類、歸口,并更新電子信息;

　　2. 從業人員退休、離職、辭退后,及時清理檔案。

文秘檔案管理制度 篇13

　　第一章總則

　　第一條為加強平江縣非國有企業檔案的科學管理，有效地保護和開發利用，更好地為非國有企業服務，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、《檔案法實施辦法》和有關法律、法規，結合平江縣非國有企業實際情況，制定本辦法。

　　第二條本辦法主要適用于本縣行政區域內一切個人所有和經營的各類生產、經營性企業、私營有限責任公司（如汽車、建筑、裝修、商貿等行業）以及非國家控股的股分制（合作制）企業。

　　第三條本辦法所稱的非國有企業檔案是指非國有企業在生產、經營、科研、基本建設以及各項管理等活動中形成的，對本企業具有保存和查考利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄；是維護非國有企業歷史真實面貌、合法權益的歷史憑證，是提高產品質量、增長經濟效益的重要條件。

　　第四條非國有企業對本企業檔案依法享有所有、使用和依據國家法規進行處置的權利，并有保護檔案的義務。

　　第五條非國有企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，在企業內實行集中統一管理，維護檔案的完整、準確、系統和安全，便于企業各方面利用的原則。

　　第六條縣以上地方人民政府檔案行政管理部門負責對本區域非國有企業檔案工作的監督和指導，制定相關業務規范和技術標準。

　　第二章檔案機構與人員

　　第七條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：

　　（一）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；

　　（二）統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；

　　（三）指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

　　（四）監督、指導本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。

　　第八條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，應具備檔案專業知識，并經過檔案管理專業培訓，熟悉企業職能任務，并保持相對穩定。

　　第九條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

　　第三章文件材料的形成與歸檔

　　第十條非國有企業紙質文件材料的歸檔范圍，主要有以下幾方面：

　　（一）黨群類：包括黨務、工會、青年團、婦女、紀檢、商會、協會、群眾團體等方面形成的文件材料；

　　（二）行政管理類：包括行政管理、勞動人事、后勤福利、外事工作、員工聘用、解聘、工資管理、安全保衛、社會保障、勞動者維權以及法律、法規、規章制度、章程等方面的文件材料；

　　（三）經營管理類：包括非國有經濟實體設立、變更、破產、出資證明、驗資證明、股權證明、經營決策、企業改革、計劃、統計、資產管理、商務合同、產品銷售、經營信譽、清產核資、財務管理等方面的文件材料；

　　（四）生產技術管理類：包括生產管理、技術引進、技術革新、能源管理、計量、環保、企業信息化建設、標準化、質量管理等方面的文件材料；

　　（五）產品類：包括產品設計、制造、工藝、工裝、檢測、鑒定、評優、質量管理、認證等方面的文件材料；

　　（六）科學技術研究類：包括新開發的項目建議書、可行性研究方案、試驗記錄、成果申報、總結、鑒定、推廣應用、專利技術轉讓、技術革新文件、圖紙、科研項目的報獎、推廣應用等方面的文件材料；

　　（七）基本建設類：包括土地、房屋證明、基建項目設計、施工、監理、竣工驗收、投入使用、維修、改擴建等方面的文件材料；

　　（八）設備儀器類：包括購進設備儀器的全套隨機文件、安裝調試、檢查維修、設備臺帳等方面的文件材料；

　　（九）會計檔案類：包括財務報表、帳簿、憑證、財務報告、審計等方面的文件材料；

　　（十）職工檔案類：包括干部職工、離退休人員、死亡人員、職工鑒定、考核、獎勵與處分、技能評定、工資、保險、福利等方面的文件材料；

　　其他載體歸檔范圍：

　　（一）電子文件；

　　（二）錄音帶、錄像帶；

　　（三）獎杯、獎狀、錦旗、證書；

　　（四）照片。

　　第十一條凡歸檔的文件材料，必須字跡工整，圖像清晰，簽字等手續完備，便于長期保存。

　　第十二條歸檔時間

　　（一）各項管理方面的文件材料，在形成的次年六月底前組成保管《平江縣非國有企業檔案管理暫行辦法》出自：

　　單位，由產生文件的職能部門負責人審定簽字后歸檔；

　　（二）產品、設備、基建、科研等方面的文件材料，在任務完成后或告一段落時組成保管單位，由項目負責人簽字后歸檔；

　　（三）產權方面的文件材料，在工作進行完畢或文件正式生效后歸檔；

　　（四）會計核算方面的文件材料，由財會部門整理立卷，保管一年后向檔案部門移交。如有特殊情況，也可以分階段歸檔。

　　第十三條建立文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，并列入管理工作程序，列入企業有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。

　　第十四條檔案人員應參加產品試制定型、創優、科研成果鑒定或評審、基建工程竣工驗收，以及引進技術資料驗收、設備開箱驗收等活動，指導、監督文件材料歸檔工作。

　　第十五條企業工作人員因公外出參觀學習、考察和參加會議獲得的文件材料，按照歸檔范圍的規定，及時交檔案部門歸檔。

　　第四章檔案的管理與利用

　　第十六條建立健全各類檔案的登記、交接、保管、統計、保密、利用、鑒定、銷毀及圖紙更改補充等管理制度。

　　第十七條編制檔案及其有關圖書、資料、信息等總目錄、分類目錄和底圖目錄等檢索工具，完善信息查詢體系。

　　第十八條企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。

　　第十九條開發檔案信息資源，實行檔案、有關圖書資料和信息一體利用，為改善企業經營管理、提高產品質量、降低物質消耗、提高經濟效益等各項活動提供檔案信息服務；積極配合技術部門參與信息市場和技術市場交流。

　　第二十條企業檔案現代化應與企業信息建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。

　　第二十一條企業提供利用、公布檔案，不得侵犯國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。

　　第五章非國有企業檔案的歸屬與流向

　　第二十二條非國有企業檔案由本單位妥善保管，原則上不向國家檔案館移交。

　　非國有企業可委托當地國家綜合檔案館代管其檔案，接受委托的國家綜合檔案館可按約定收取整理、鑒定、保管等所需的費用。

　　第二十三條非國有企業解散、破產時，其檔案可以向國家綜合檔案館寄存、捐贈或轉讓。

　　第二十四條外商投資企業終止、解散后，中外合資經營企業、中外合作經營企業的檔案交由原中方合資、合作者妥善保存，或向當地國家綜合檔案館移交。除法律法規另有規定外，外商獨資企業的檔案應留在中國境內，向當地國家綜合檔案館移交。

　　第六章獎勵與懲罰

　　第二十五條企業對管理、保護和開發利用檔案工作做出突出貢獻的人員，應當予以表揚和獎勵；企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱慝和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依據《檔案法》進行處理。

　　第二十六條違反本辦法，有下列行為之一的，由縣級人民政府檔案行政管理部門給予警告，并對該非國有企業及相關責任人員依法給予行政處分或罰款；構成犯罪的，依法追究刑事責任；

　　（一）擅自提供、抄錄、公布屬于保密范圍的檔案的；

　　（二）明知本單位保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；

　　（三）涂改、偽造檔案的；

　　（四）向外國人和外國組織出賣或者贈送涉及國家利益、人民生命財產安全，對國家和社會具有現實和長遠利用價值的檔案；

　　（五）擅自非法攜帶檔案及其復制件出境的。

　　第二十七條當事人對行政處罰不服的，可依法申請行政復議或提起行政訴訟。

　　第七章附則

　　第二十八條各非國有企業行政管理部門可根據本辦法，結合本企業實際情況，制定實施細則。

　　第二十九條本辦法由平江縣檔案局負責解釋。

　　第三十條本辦法自20xx年7月1日起執行。

文秘檔案管理制度 篇14

　　1. 養殖場應當依法向縣畜牧獸醫局備案，取得畜禽養殖代碼，作為養殖檔案編號。

　　2. 養殖場養殖免疫檔案，需完善以下內容：免疫記錄、診療記錄、生產流水日報表、病死畜禽無害化處理表、飼料添加劑使用記錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗采購記錄、藥物添加劑及限用添加劑使用記錄、生產銷售記錄、飼料采購記錄、標識使用記錄等。

　　3. 養殖場需妥善保管養殖免疫檔案，每年一月底前將上年度動物防疫條件情況和防疫制度執行情況向發證機關報告，養殖檔案保存時間不得低于2年。

　　4. 養殖場所停業后，于停業后30日內將《動物防疫條件》交回發證機關注銷。

　　5. 《動物防疫條件合格證》丟失的，于15日內向發證機關申請補發。

文秘檔案管理制度 篇15

　　一、目的

　　為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　二、檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。

　　三、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰略發展、企業管理、經營活動等事項，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的`文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、各部門歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；

　　以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，投資部及風險部各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

　　6、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　7、所有歸檔的文件及其他資料都要建立電子檔案，由各部門制作掃描件并整理歸檔，歸檔完成后在綜合部檔案管理人員的監督下統一在檔案室進行電子檔案備份。

　　四、檔案保管制度

　　1、公司綜合部設檔案室，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、庫存檔案必須檔案臺賬與實物相符，電子檔案與紙質檔案相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　7、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　8、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

　　五、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。

　　5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　7、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。

　　六、其他

　　1、本制度綜合部負責修訂、完善并解釋。

　　2、本制度自公布之日起執行。

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務 報表、財務計劃 、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料 。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。

文秘檔案管理制度 篇16

　　一、集中統一管理本機關的全部檔案，做到專人、專室、專柜管理，任何人不得據為已有。

　　二、加強庫房管理，防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等方面的工作，配置必須的保護設備。

　　三、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，并作好記錄，發現問題及時向分管領導匯報，采取積極有效措施，保護檔案的安全。

　　四、認真做好檔案的收集登記工作，做到目錄與室藏檔案相符。

　　五、定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀，銷毀失去價值的檔案，由鑒定小組提出意見，登記造冊，經機關負責人批準后，由二人在指定的地點監銷，禁止擅自銷毀檔案。

　　六、檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后，方可離開崗位。

　　七、因保管不善，造成檔案毀壞和丟失的，按《檔案法》的有關規定，追究責任。

　　檔案工作人員崗位責任制

　　一、認真貫徹執行上級有關檔案工作的方針、政策和法規，刻苦學習、不斷提高文化和業務水平、適應工作的需要。

　　二、負責文件材料的立卷歸檔工作。

　　三、做好檔案資料的整理、編目、鑒定、保管、統計、編研和系統化工作。

　　四、全面熟悉室藏，開發檔案信息資源，積極提供利用，做好咨詢工作，嚴格執行保密和檔案的利用制度。

　　五、加強檔案室管理，做好溫濕度記錄，年終對室藏檔案資料進行全面地核對清理，確保檔案的完整與安全。

　　六、保持室內整潔，遵守防火安全制度。

　　××局檔案保密制度

　　一、根據國家保密法和國家稅務總局、省地方稅務局關于稅收工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定，做好檔案的密級劃分和密級的變更工作。

　　二、嚴格檔案借閱審批手續，檔案查閱只限于閱文室，查閱者不得抄錄、復制和拍照，更不得擅自帶走和轉讓他人；如確因工作需要，必須經分管領導批準，采取相應保密措施，使用后及時歸還。

　　三、檔案室房屬機要重地，無關人員不得擅自入內。

　　四、對于造成泄漏檔案機密的單位和個人，依照《國家保密法》

　　有關規定視其情節輕重給予嚴肅處理。

　　××局檔案利用制度

　　一、凡需利用檔案資料者，必須填好借閱單，說明利用的目的等項。

　　二、利用檔案資料必須履行登記手續，在指定的地點查閱。檔案原則不借出。但確因工作需要借出的，必須經辦公室主任批準。借出的檔案不得轉借其他單位或個人使用，按期歸還。

　　三、重要的資料一律不借出，只限于查閱室查閱。

　　四、查閱檔案時，不得損污、涂改檔案，不得在文件材料上圍點、打杠、增刪、批注、抽換、剪裁、撕毀。

　　五、如因工作需要復制和抄錄檔案資料，要經辦公室主任批準，由檔案室核對無誤后，力口蓋公章，方可帶走。

　　六、局黨委會、局務會記錄、人事工作材料及案件討論記錄，除有關領導外，一律不準查閱，更不得摘抄或復制。

　　七、對歸還的案卷，必須全面進行檢查，發現問題，及時認真處理。

　　八、借查檔案人員必須嚴格遵守上述制度，違者按《檔案法》有關規定追究責任。

文秘檔案管理制度 篇17

　　一、各單位工作人員可直接查閱本單位一般檔案資料，查閱有密級檔案，須持簽有單位負責人明確意見的條據，方可查閱;

　　二、各單位借閱本單位一般檔案，必須辦理借閱手續，必須注明預計歸還日期和聯系電話。借閱有密級檔案，須寫《檔案借出審批單》并經公司相關領導批準，方可借閱;

　　三、如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。若催還未果，檔案管理員要向部門負責人反映。

　　四、如情況特殊，外單位人員或集團其他單位人員查閱檔案須持檔案歸屬單位的介紹信，可查閱無密級檔案。檔案主要供本集團公司利用，一般不外借。

　　五、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠卷等檔案一律不借出;

　　六、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印復制、擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證、裁剪、撕毀等。若有遺失，應及時聯系檔案管理人員。

　　七、凡有私下抄錄、拍攝、描繪、拆散、刪刮、撕毀檔案等行為者，嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律責任。

文秘檔案管理制度 篇18

　　為完整系統地保存公司的各類檔案,提高檔案管理水平,更好地為公司的各項工作服務,特制定本規定:

　　a.檔案管理范圍:

　　1]政府部門頒布的政策性、指令性文件;

　　2]政府部門、集團公司針對本公司的批復、指示、通知、要求等;

　　3]公司營業執照及其他相關資料;

　　4]公司文件;

　　5]物業的管理、維修、保養計劃、記錄等資料;

　　8]公司領導講話和年終總結;

　　9]其他經濟、外包合同;

　　10]音像、圖片資料;

　　11]其他要求歸檔的重要文件。

　　b.負責檔案管理的人員應對歸檔文件進行整理、分類、編號、編制索引和目錄。

　　c.借閱檔案時,必須遵守以下規定:

　　1]辦理登記手續,限期歸還,不得帶出公司;

　　2]愛護檔案,所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴禁涂寫、更改檔案;

　　3]借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚;

　　4]檔案如有遺失、損壞、泄密,要追究當事人的責任;

　　5]檔案借閱按閱檔批準權限借閱;

　　d.調離公司的人員,必須清理、移交檔案文件后,方可辦理調離手續。

文秘檔案管理制度 篇19

　　目的作用

　　公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　管理職責

　　行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。

　　各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。

　　文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：

　　制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規章制度。

　　協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。

　　負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。

　　總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。

　　歸檔資料的范圍、內容

　　計劃性文件資料

　　包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。

　　批示性文件材料

　　包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等；公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。

　　法規性文件

　　包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件；公司內部制定的各類規章制度。

　　公司的重大決議

　　包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

　　總結性文件

　　包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結；下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。

　　憑證性材料

　　包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。

　　匯報性材料

　　包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務報表等；公司領導在外部公共場所發言或發布的各類文書資料等

　　勞資人事資料

　　包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。

　　調研性資料

　　包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。

　　聲像制品資料

　　包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。

　　證件性文書資料

　　包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

　　饋贈行資料

　　包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

　　文件資料的立卷歸檔

　　檔案的收集

　　凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在年度終結后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

　　銀行票據由財務部立卷留存；各類報表（應收帳報表、銷售報表等）報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。

　　業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。

　　各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存；內部文件原則上各部門傳閱后，即由總經理辦公室回收立卷留存。

　　公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應將相關資料全部移交檔案管理員。

　　立卷歸檔的時間

　　凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

　　對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

　　立卷歸檔的要求

　　各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

　　移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執一份。

　　歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

　　立卷時應編制好案卷目錄，把文件的.作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

　　填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

　　立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

　　立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

　　立卷應把上級文件于本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

　　立卷歸檔后，發現還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

　　文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

　　各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

　　聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　文秘檔案的借閱

　　文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。

　　各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批準，方可借閱。

　　文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語，不得轉借，如有，酌情處罰。

　　對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。

　　必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

　　文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延期借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

　　借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

　　文秘檔案保密要求

　　檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

　　檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

　　有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。

　　有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。

　　對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

　　外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

　　檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

　　企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

　　超期檔案的銷毀

　　對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。

　　經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

　　銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

文秘檔案管理制度 篇20

　　1、為了更好的建立安全生產記錄，確保安全數據的完整性和連續性，特制定此制度。

　　2、公司的安全生產制度根據液態奶事業部安全生產管理要求。制定了五個安全生產管理臺帳，五個管理臺帳主要包括:安全生產檢查臺帳、安全生產教育臺帳、安全生產獎罰臺帳、安全技術措施臺帳和安全事故臺帳。

　　3、生產檢查臺帳中記錄了三個方面的內容:日常性安全檢查記錄、季節性安全檢查記錄和綜合性安全檢查記錄。

　　4、生產教育臺帳包括:事業部級安全生產教育臺帳、工廠二三級安全生產教育臺帳和安全活動臺帳。

　　5、獎罰臺帳包括:安全生產獎勵臺帳和安全生產處罰臺帳。

　　安全生產技術臺帳包括:安全技術措施改造項目及投資費用、安全隱患整改項的安全投入、安全活動支付的資金投入。

　　6、生產事故臺帳應記載事故類別:人身傷害事故臺帳、設備事故臺帳和其他的事故臺帳。

　　7、生產的檔案由公司安全員根據日常的檢查以及各科室安全員上報的相關數據統一管理記錄。

文秘檔案管理制度 篇21

　　一、分管檔案工作的局領導職責

　　1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。

　　2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。

　　3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。

　　二、局檔案員職責

　　1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。

　　2、對各有關處室構成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。

　　3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。

　　4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要帶給服務。

　　5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。

　　6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。

　　三、分管檔案工作的各處（室）領導職責

　　1、配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，并持續相對穩定。

　　2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫忙專（兼）職檔案人員解決工作中的'實際困難。

　　3、組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。

　　4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類文件材料的構成積累，用心配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。

　　5、協同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。

　　6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責狀況。

　　四、各處、室專（兼）職檔案人員職責

　　1、堅持平時整理。根據本單位不一樣種類文件材料的構成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

　　2、負責本單位文件材料的構成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。

　　3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。

　　4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

　　5、主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時光向檔案室移交。

　　6、用心參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。

　　7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。

　　8、按歸檔時光向檔案室帶給檔案目錄和統計年報表。

文秘檔案管理制度 篇22

　　一、綜合檔案室負責全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關部門按規定立卷后向綜合檔案室移交。

　　二、實行科學管理，檔案庫房內櫥具、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統，編號科學規范、查找方便。

　　三、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。

　　四、檔案的接收和移出都必須手續完備，室藏檔案必須賬物相符。

文秘檔案管理制度 篇23

　　引言

　　高校學生黨員檔案是一個學生黨員在校期間政治生活軌跡及參加社會活動的真實記錄,是黨組織考察和了解一名學生黨員政治表現的第一手資料,也是一名學生黨員政治生涯的重要組成部分。[1]隨著民族地區高校規模的不斷擴大,高校學生黨員數量的日趨增加,學生黨員在校期間所形成的各種相關材料不斷增多，這給管理學生黨員檔案的工作人員帶來了很大的壓力。要加強對民族地區高校學生黨員檔案的管理，必須進一步改革學生黨員檔案管理制度。

　　1.當前民族地區高校學生黨員檔案管理方面最常見的問題

　　長期以來，由于諸多原因民族地區高校學生黨員檔案未能得到應有的重視，加上管理行為不規范，使學生黨員檔案材料收集和歸檔不全，質量不高，不能準確全面地反映高校學生黨員的全貌，甚至出現檔案等嚴重問題。

　　1.1民族地區高校學生黨員檔案管理人員素質不高，管理意識薄弱

　　高校學生黨員檔案是高校檔案的一個重要分支，但由于民族地區經濟發展比較滯后，教育條件也相對落后，民族地區高校只能以高就業率來吸引新生的'眼球，以便廣泛招生。這使得部分高校往往只重視教學和財政等其他檔案管理工作，對學生黨員檔案管理工作的重要性認識不足，沒有將學生黨員檔案管理工作提到日常議程。

　　1.2民族地區高校缺乏學生黨員檔案管理制度，管理行為不規范

　　民族地區高校學生黨員檔案管理不僅普遍存在歸檔文件材料不齊全問題，而且還存在對已歸文件材料缺乏規范化整理問題。[3]究其原因，主要是對學生黨員檔案管理缺乏重視，缺少學生黨員檔案管理制度，管理行為不規范。如民族地區部分高校沒有設立專門的學生黨員檔案管理部門，也沒有建立學生黨員檔案管理制度，檔案管理經費不足，導致檔案收集不齊、文字材料規格不一、書寫不規范、遺失等一系列問題，管理體制明顯不完善。

　　1.3民族地區高校檔案管理員缺乏檔案保護和歸檔意識

　　民族地區部分高校檔案管理人員缺乏檔案保護和歸檔意識，表現為檔案保密制度缺失，檔案歸檔意識不強。例如，在學生黨員檔案的管理過程中常出現:“個別工作人員、教職工為了工作方便,常沒有證明審批手續就要求借用、查閱學生檔案,有的檔案材料不能及時收集歸檔”等問題,[4]如果不及時歸檔，日后檔案管理人員自己也難以追憶齊全和保全最原始的學生黨員檔案資料。

　　2.常見民族地區高校學生黨員檔案管理制度改革措施

　　2.1提高民族地區高校檔案工作人員素質,加強檔案隊伍建設

　　檔案管理水平的高低,關鍵在于檔案管理人員的素質和覺悟。[5]檔案管理人員應定期培訓，與時俱進,增加檔案管理人員的專業知識量和提高管理檔案的質量,同時不可忽視思想政治方面的教育,及時了解檔案領域的最新發展動態。如掌握計算機的基本操作，加強電子檔案的管理等。再者，可以對認真履行工作職責,遵紀守法,積極主動地做好檔案工作的優秀管理人員,進行表揚贊美,通過發揮他們的先鋒模范帶頭作用，提高檔案管理人員的工作積極性，穩定檔案工作隊伍。

　　2.2民族地區高校應制定和完善學生黨員檔案管理制度。

　　合理完善的學生黨員檔案管理制度，是實現檔案管理工作規范化的保證。民族地區高校的各院系內部應制定嚴格管理制度并認真落實，如《高校學生黨員檔案管理制度》、《高校學生黨員檔案保管制度》、《高校學生黨員檔案移交制度》、《高校學生黨員檔案借閱制度》等,用規章制度規范每位負責人的管理行為,實行規范化的管理,確保學生黨員檔案各項基礎工作落到實處，同時防止檔案資料的流失與泄密，保證檔案管理工作的順利高效進行。

　　2.3民族地區高校應建立切實有效的學生黨員檔案監管機制。

　　民族地區高校各院系要加強對學生黨員檔案資源的監管，從源頭抓起，形成切實有效的監管機制。針對民族地區高校學生黨員少數民族的民族性質多樣及人員多的特點,各院系要明確具體的責任人,檔案每到一個地方都要求經手人簽字記錄,嚴防作弊,杜絕工作方法上銜接不上的問題，保證檔案的真實性和可靠性。

　　2.4民族地區高校學生黨員檔案管理應該加強檔案保護意識

　　高校學生黨員檔案屬于機密檔案,民族地區高校檔案管理人員應規范管理行為，嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規定,保護檔案的安全與隱私,不得泄露檔案內容。如借閱者要嚴格制定查閱、借閱制度，不得私自復印、拍照、不得在材料上批注、劃線、剪裁等。[7]同時加大宣傳力度，讓學校領導、教師和學生加深對學生黨員檔案的了解，提高他們的檔案管理和保護意識。

　　總結

　　檔案是歷史的軌跡，是一筆無形的資產。民族地區高校學生黨員檔案的規范化管理,具有極其重要的意義。[8]搞好民族地區高校學生黨員檔案的管理，不僅可以提高工作的效率,同時提高了自身的核心競爭力，推動了檔案管理現代化的進程。通過查閱相關的文獻并歸納總結，我認為以上的措施對于解決目前高校檔案管理存在的問題十分有效，特別是民族地區的高校。

文秘檔案管理制度 篇24

　　1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的信息收集、管理及整理工作;

　　2、專管人員須將業主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱;

　　3、客戶信息檔案的內容包括：業主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;

　　4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業主檔案的變更，保證信息的準確性;

　　5、業主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業主的隱私，維護公司良好形象;

　　6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

　　7、業主檔案永久保存，及時與業主溝通，及時變更業主信息，保證其準確性。

文秘檔案管理制度 篇25

　　1、編制要點

　　(1)明確職業健康檔案管理制度目的、依據。

　　(2)明確從業人員職業健康檔案工作的負責部門、責任人。

　　(3)明確從業人員職業健康檔案的文件、資料及有關記錄。

　　(4)按照規定明確從業人員職業健康監護檔案的妥善留檔保存期限。

　　(5)明確從業人員離開生產經營單位時,索取本人職業健康監護檔案的有關規定。

　　2、范例

　　職業健康檔案管理制度

　　職業衛生檔案是職業病防治過程的真實記錄和反映,也是行政執法部門行政執法的重要參考依據。為保護員工健康,加強職業健康監督管理,根據《職業病防治法》、《作業場所職業健康監督管理暫行規定》等法律法規的要求,結合企業實際情況制定本制度。

　　1、職業衛生檔案包括:

　　(1)職業病危害防治責任制、組織機構設置文件,主要負責人、職業衛生管理人員任命與資質文件;

　　(2)職業衛生管理規章制度、操作規程;

　　(3)工作場所職業病危害因素種類清單、崗位分布及作業人員接觸情況等資料;

　　(4)職業病防護設施、應急救援設施基本信息,及其配備使用、維護、檢修與更換等記錄;

　　(5)工作場所職業病危害因素檢測、評價記錄與結論;

　　(6)個體職業病危害防護用品配備、發放、檢修與更換等記錄;

　　(7)主要負責人、職業衛生管理人員、職業病危害嚴重工作崗位的勞動者等人員職業衛生教育培訓與考核記錄等相關資料;

　　(8)職業病危害事故報告與應急處置記錄;

　　(9)勞動者職業健康檢查結果匯總資料,存在職業禁忌癥、職業健康損害或職業病的勞動者處理和安置情況記錄;

　　(10)建設項目職業衛生“三同時”有關技術資料,及其備案、審核、審查或驗收等的回執或批復文件;

　　(11)職業衛生安全許可證申領、職業病危害申報等有關回執或批復文件;

　　(12)其他職業衛生管理有關資料或文件。

　　2、職業衛生檔案管理要求

　　(1)職業衛生檔案資料按檔案管理的要求建立目錄、統一編號、專冊登記;分永久、長期、短期三種期限及時進行歸檔。

　　(2)職業衛生檔案資料應字跡清楚、圖表清晰、文字準確可靠,并管好和用好。

　　(3)隨時、定期地根據公司人員的變動,及時調整和補充職業衛生檔案資料。

　　(4)日常職業衛生工作須將測定結果、健康檢查結果、職業病管理情況隨時過錄,以備分析。

　　(5)員工離開單位時,有權索取個人健康檔案資料并復檔案室應如實地、無償地提供,并在所提供的個人復印件上簽章。

　　(6)職業病診斷,鑒定單位需提供有關職業衛生檔案資料時,檔案室應如實地提供。

　　(7)檔案室對各部門移交來的職業衛生檔案,要進行質量檢查,歸檔的案卷要填寫移交目錄,雙方簽字,及時編號登記,入庫保管。

　　(8)檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱利用等情況要進行登記,檔案工作人員調離時,必須辦好交接手續。

　　(9)職業衛生檔案庫房要堅固、安全,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風等項工作,并有應急措施。職業衛生檔案庫要設專人管理,定期檢查清點,發現檔案破損、變質時要及時修補復制。

　　(10)利用職業衛生檔案的人員應當愛護檔案,職業衛生檔案室嚴禁吸煙,嚴禁對職業衛生檔案拆卷、涂改、污損、轉借和擅自翻印。

　　(11)有關職業檔案管理的其他規定按照國家現行的法律、法規、標準和單位職業衛生管理制度執行。

文秘檔案管理制度 篇26

　　(一)檔案工作制度

　　1、檔案工作是測繪管理工作的一部分,須有一名領導分管。

　　2、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關指示向分管領導匯報,以便及時了解檔案工作動向,掌握房產測繪檔案工作。

　　3、檔案工作由分管領導負責,對檔案員進行業務指導,在檔案移交時檢驗案卷質量。

　　4、遵照“集中統一管理”的原則,測繪檔案應集中存放在測繪檔案室,實行統一管理。

　　5、根據國家有關檔案管理的規定,結合單位檔案工作的實際適用測繪實際的保管期限表、歸檔范圍等。

　　6、建立以檔案員為骨干的檔案工作網絡,定期檢查。

　　7、編制各種檢索工具、參考工具,積極為測繪管理提供便利,及時做好登記和統計工作。

　　8、檔案人員應加強學習,不斷提高思想覺悟和不斷更新業務知識,使測繪檔案工作更趨規范化、科學化。

　　(二)檔案工作人員崗位責任制

　　1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國的檔案法》和《保密法》規定的各項條款,依法辦事;認真貫徹執行檔案工作的各項規章制度。

　　2、指導各部門的立卷人員和專業技術人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質量。

　　3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統計等基礎工作,熟悉所保管的檔案情況。

　　4、做好檔案的利用服務工作,編制多種檢索工作和參考資料做到調卷及時迅速、準確無誤。

　　5、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全防護工作,維護國家的檔案不受損失。

　　6、刻苦學習檔案業務知識,提高業務能力和學術水平,努力實現檔案管理科學化、現代化。

　　7、遵守保密制度。未經批準,不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍,不得泄露檔案的機密和內容,確保檔案機密的安全。

　　(三)檔案資料歸檔制度

　　1、凡是委托測繪的成果及圖紙、草圖等均屬歸檔范疇。

　　2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是檔案員的.任務之一,應列檔案員的職責范圍,建立崗位責任制,同時搞好檔案集中和統一管理工作。

　　3、在工作中形成的具有保存價值的文件資料,均應整理立卷后歸檔,由檔案室統一管理,不得分散在部門或個人手中。

　　4、每月底以前,檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案,并將其檔案材料存放檔案室。

　　5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內文件目錄,做好向檔案室移交的準備工作。

　　6、部門移交案卷時應經檔案室工作人員驗收,移交時應履行移交手續,填寫移交清冊。

　　(四)檔案庫房管理制度

　　1、努力創造條件實現檔案現代化管理,使庫房管理更趨科學化。

　　2、庫房由檔案人員負責管理,并負責每天檢查門窗電的開關情況。

　　3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件,并每月檢查一次,發現問題及時處理。

　　4、明確各類檔案的界限,實行分類分柜存放保管。

　　5、庫房必須具有專用櫥柜,并被有必要的安全保護設施,以確保檔案的安全。

　　6、非檔案室工作人員不得進入庫房,查閱檔案不得在庫房內進行。

　　7、庫房內不得堆放其他物品,以保證庫房的整潔。

　　(五)檔案保密保衛制度

　　1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神圣職責。

　　2、檔案室設專用檔案庫房,配置專用檔案櫥柜存放檔案。

　　3、檔案室內應設置閱覽檔案室,建立監閱制度,防止失密、泄密。

　　4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調動時,必須辦理交接手續。

　　5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家,或探親訪友,或出入公共場所。

　　6、不得擅自翻印、復印上級機密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密;不準向無關人員談論、泄露有關檔案內容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙處理或銷毀。

　　7、非檔案人員不得進入庫房,不得在庫房中接待親友。

　　(六)檔案資料借閱制度

　　根據《檔案法》和有關規定,特制定本制度。

　　1、外單位查閱檔案,應持單位介紹信。

　　2、查閱各種檔案必須在查閱室進行,未經同意,不準私自帶走。

　　3、凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定范圍內控制使用的檔案,應經單位領導同意。

　　4、檔案嚴格控制借出,如確因工作需要,應經本單位領導批準,借出時間一般不得超過三天。借閱期間,要確保檔案的安全。

　　5、利用檔案者,必須注意保守機密,不得任意瀉漏和向外公布。

　　6、查閱檔案,必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點。批注、勾畫、污損,更不得拆卷抽取;撕毀原件,違者將依據《檔案法》規定追究責任。

　　7、對利用檔案產生了明顯經濟效益和社會效益的典型事例,利用者責任向檔案室提供信息反饋。

　　(七)檔案銷毀制度

　　1、檔案銷毀必須經校領導和上級主管部門負責人審核同意。

　　2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊,并撰寫包括:本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑒定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告。

　　3、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監銷,在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,并需簽名蓋章以示負責。

　　(八)檔案保管制度

　　1、檔案庫房和檔案柜、資料架要統一編號,檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊,

　　重點檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查,對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復和復制。

　　2、認真落實檔案庫房的八防措施。庫房內嚴禁吸煙和存放易

　　燃品,庫房內外放置滅火器材,以應急需;庫房門窗要裝置防盜設備,及時關開、上鎖,鑰匙由專人專柜保管,不得隨身攜帶;經常清掃、整理庫房內外和櫥架內外的清潔衛生;注意觀測庫房溫濕度,盡量控制在規定標準;每年四月份放置一次殺蟲劑,并視情況及時采取措施,防止鼠咬蟲蛀。

　　3、對檔櫥、架要經常進行保養,防止銹蝕,保持美觀清潔。

　　4、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查,并作記錄。

　　(九)檔案統計與匯報制度

　　檔案統計,是掌握情況,分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。加強檔案統計工作是提高檔案科學管理水平的必要措施和重要標志。為進一步加強檔案統計工作,特制度如下統計制度。

　　1、辦公室要指定專人兼管檔案統計工作;負責全校檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統計工作;負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。

　　2、抓好檔案統計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統計的基礎,應結合實際,做好各項原始材料的登記,主要包括下述內容:卷內目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。

　　3、建立健全統計臺帳,掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內各種情況數據,按上級部門的要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數據應做到類別清楚、數字準確無誤。

　　4、上級檔案部門需要的各類報表,要按時間要求,準確無誤地報出,所報各類數據不得弄虛作假。

　　5、統計人員要將統計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行,隨時保證檔案與帳目相符;每年底對本年度的各類數字要進行綜合統計,形成完整的統計資料。

文秘檔案管理制度 篇27

　　（一）學生檔案內容

　　學生畢業離校前，檔案內容除了原有高中部分檔案外還必須包括：

　　1、高等學校畢業生登記表。此表必須由學生本人填寫，字跡要清楚，用藍黑墨水鋼筆或碳素墨水筆填寫各項內容；“畢業生鑒定”是畢業生在校期間德、智、體綜合素質的評價，請輔導員認真填寫，報學生管理部門審核加蓋公章。

　　2、學士學位審批表。學生修完規定學分，經校學位評審委員會批準，獲得專業學士學位。

　　3、全國普通高等學校本專科畢業生《就業通知書》。除升本、升研、出國深造的畢業生外，其他畢業生《就業通知書》一律歸入本人檔案，作為身份變化的依據。

　　4、學生卡片。由校學籍管理部門審核批準的本科或專科學籍證明。

　　5、成績單。由教務部門核準的學生在校學習成績單，加蓋教務處公章。

　　6、組織關系。正式黨員的入黨申請書、黨校學員材料、積極分子材料等歸入檔案；預備黨員的黨組織關系材料單獨封存，單獨轉寄，待轉正后歸入檔案統一管理。團員關系須將入團申請表歸入檔案。

　　7、獎勵材料。在校期間獲得各種競賽獎勵、獎學金、助學金等材料。

　　8、處分材料。在校期間因違紀行為而受到的處分。

　　（二）學生檔案管理

　　1、新生入學一個月內，其檔案由新生錄取部門直接移交至輔導員；個別地區有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導員，期間不允許學生本人接觸到檔案的內容，封口必須完整無損。

　　2、大學期間，在校學生檔案由輔導員直接管理，并負責將大學期間的各種獎懲材料收集整理，歸入檔案。校內學籍變動時，學生檔案直接在輔導員之間進行轉交。

　　3、學生畢業離校，畢業生檔案由輔導員負責按學生檔案內容的要求進行組檔，檢查完整無誤后統一移交大學生就業指導中心。由大學生就業指導中心根據畢業生就業去向以機要方式轉出，或者根據畢業生申請實施檔案代管。原則上，畢業生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業生個人長期保存檔案。

　　4、中途轉學、退學等學籍變動的學生檔案，由輔導員轉至大學生就業指導中心進行備案，再以機要形式轉出。退學的學生檔案直接轉至生源地檔案主管部門。

　　5、學生因升學、公務員考錄等需提前調閱檔案的，學生可持調檔函通知輔導員進行調閱。如檔案需要提前轉出調閱，需由輔導員將學生檔案轉交大學生就業指導中心備案后，以機要方式轉出。輔導員不得直接將學生檔案交給學生個人寄發或攜帶。大學畢業時的檔案材料可由輔導員重新建檔，形成原始檔案的`補充檔案。畢業離校時，補充檔案由輔導員移交至大學生就業指導中心，以機要方式轉至錄取學校或單位檔案管理部門，再與原始檔案合并存檔。

　　6、畢業生離校前已簽約就業的，輔導員統一移交檔案，由大學生就業指導中心負責按期轉至用人單位人事檔案管理部門。為保證轉寄按時到達，畢業生本人要負責填寫檔案轉寄的地址和接收單位，輔導員和就業部門負責核查。

　　7、畢業生離校前未簽約就業的，即可自愿申請檔案轉回生源地檔案主管部門，也可向學校就業部門申請檔案留校代管。學校檔案代管時限最多2年，期滿以機要方式轉回生源地檔案主管部門。

　　8、學生檔案是學生成長軌跡的真實記載，其管理和轉接是非常嚴肅的事情。檔案外轉必須由大學生就業指導中心登記備案，規范密封，并以機要方式轉出，其它部門或個人不得擅自處置。

　　9、畢業生暫留學校檔案，在離校后2年內，大學生就業指導中心提供檔案調檔和狀態查詢業務。如遇不確定因素出現檔案丟失，經核實可予以補辦，補辦內容僅限大學期間檔案。

　　10、未盡事宜由大學生就業指導中心負責解釋。

文秘檔案管理制度 篇28

　　一、檔案保管制度

　　1、檔案實行專人管理。嚴格保管檔案室門、柜鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案室門、柜。

　　2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。

　　3、科學管理檔案,檔案查閱完畢,隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放,資料按類別排列存放。

　　4、檔案柜進行統一編號,自門口開始從左至右,自上而下編號,并插上查找案卷指引卡。

　　5、維護檔案安全,每個櫥柜必須保持整潔,并放置防霉去蟲劑。

　　6、檔案人員調動工作時,應在離職前辦理交接手續。

　　二、檔案保密制度

　　1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律,保守秘密,不得擅自擴大檔案利用范圍,不得泄露檔案內容。

　　2、嚴格檔案借閱制度,健全手續,做到萬無一失。

　　3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。

　　4、不得擅自摘錄、復制檔案內容,不得私自將文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。

　　三、檔案管理員的主要任務

　　1、負責學校文書、教學、教育、后勤等材料的收集、整理、保存、統計、利用工作。

　　文書檔案:是指上級文件及學校在實際工作中形成的文件材料。

　　教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。

　　教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。

　　后勤檔案:是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。

　　2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。

　　3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔。后勤檔案在工作結束后立卷歸檔。

　　4、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。

　　5、卷內文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前,請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚,紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫,并拆除卷內金屬物。

　　6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內文件內容,政治上無誤,文詞上簡明確切。封面要用正楷字填寫,字跡要工整清潔。

　　7、文件材料歸檔后,檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號。

　　四、檔案借閱制度

　　1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經本單位分管檔案領導批準后可準予查閱。

　　2、本單位人員查閱涉入本單位的有關檔案,須經領導批準后方可查閱。

　　3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。

　　4、查借檔案者要愛護檔案,不準在卷內涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。

　　5、查閱檔案一律在本單位內查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經領導批準,限三天內歸還,并辦理借閱登記手續。

　　6、檔案歸還時,檔案工作人員應清點無誤后簽收,發現問題要查明原因,報領導處理。

　　五、檔案立卷歸檔制度

　　1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。

　　2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。

　　3、每年將有保存價值的文件材料,按照“年度――機構――問題”和文件形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,分類準確,合理組卷。

　　4、立卷要做到書面材料規范,排列順序正確,目錄、頁碼清楚,標量確切簡明,保管期限劃分準確,案卷裝訂整齊美觀。

　　5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關規定執行。

　　6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點核對,并履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查,及時登記,編目上架。

　　7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。

　　六、檔案統計制度

　　1、建立、健全科學的檔案統計工作,準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。

　　2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記臺帳,做到數字準確。

　　3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作,做好平時原始數據登記工作,注意積累統計資料。

　　4、每年對全部檔案資料進行全面檢查,并做詳細記錄。

　　5、逐步實現統計工作完整性,統計分類標準化,統計基礎工作規范化。

文秘檔案管理制度 篇29

　　為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的帶給利用工作，特制定以下制度：

　　1、本單位各部門借閱檔案，務必按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。

　　2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。

　　3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。

　　4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊狀況需借出的，需經部門負責人批準，但借出時光不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。

　　5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

　　6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行職責。

文秘檔案管理制度 篇30

　　1范圍

　　本制度適用于上海電力建設有限責任公司及所屬各企業。

　　本制度適用于電力建設施工項目的施工技術檔案資料管理。非電力建設項目除按合同規定要求外也可參照執行。

　　2引用標準

　　下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。

　　國家檔案局、國家計委國檔發[1988]4號《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》電力部電建[1996]159號《火力發電廠基本建設工程啟動及竣工驗收規程》

　　GB/T11822-89 《科學技術檔案案卷構成的一般要求》電力部電建[1996]666號《火力發電廠工程竣工圖文件編制規定》

　　3總則

　　3.1為了健全和統一有限責任公司電力建設工程施工技術檔案資料管理工作，充分發揮檔案資料在企業管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》，結合有限責任公司具體情況，特制定本制度。

　　3.2電力建設工程施工技術檔案資料是指在工程建設的前期準備、施工、調試、竣工等工作活動中形成的、應歸檔保存的各種形式和載體的文件材料。

　　3.3有限責任公司（項目分公司）及所屬施工、調試單位要按照統一領導、統一管理檔案的原則，管理好電力建設工程施工技術檔案資料，做好工程竣工檔案資料的編制出版工作，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用。

　　4組織和職責

　　4.1有限責任公司（項目分公司）施工技術檔案資料工作由公司總工程師直接領導。

　　4.2有限責任公司及所屬各施工、調試單位在工程現場都必須有一位行政領導分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理員，制定管理制度，統一管理建設項目的檔案資料。施工過程中要有能保證檔案資料安全的庫房和設備。

　　4.3施工總承包單位檔案部門的職責

　　4.3.1貫徹執行國家有關方針政策和有關法律、法規。

　　4.3.2制定施工技術檔案資料管理制度，并組織實施。

　　4.3.3負責管理所承擔的電力建設項目施工技術檔案資料工作。

　　4.3.4負責協調、檢查、指導各分承包單位的施工技術檔案資料管理工作。

　　4.4有限責任公司所屬施工、調試單位檔案部門的職責

　　4.4.1貫徹執行國家有關方針政策和有關法律、法規。

　　4.4.2建立、健全本單位施工技術檔案資料管理的實施細則。

　　4.4.3管理、監督、指導各項目工程部的施工技術檔案資料管理工作。

　　4.5電力建設項目的施工技術檔案資料工作要與項目建設進程同步。項目開工時，即應開始進行文件材料的積累、整理、審查工作；項目竣工時，完成文件材料的歸檔工作。

　　4.6項目建設過程中，施工總承包單位及各分承包單位應在各自的職責范圍內搞好建設項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作。

　　5施工技術記錄的內容

　　5.1工程概況

　　5.1.1簡要說明本專業項目的施工規模、工程量、主要設備（結構）的規范、參數、系統特點以及必要的系統圖和平面布置圖等。

　　5.1.2施工大事記；施工過程中發生的有關質量和進度等重要事項。

　　5.2施工技術記錄

　　5.2.1施工中補充的地質和水文資料。

　　5.2.2建（構）筑物、大型設備基礎的沉降觀察記錄、主要軸線的測量、放線記錄及水準點一覽表。

　　5.2.3主體結構和重要部位試件和材料的檢驗、試驗記錄。

　　5.2.4建筑及安裝工程質量檢查驗收及評定記錄和簽證、隱蔽工程和中間交接驗收簽證。

　　5.2.5設備安裝記錄和分部試運記錄。

　　5.2.6整套啟動試運記錄、調試報告。

　　5.3重要技術檔案

　　5.3.1需要作為生產依據的合同、協議、來往文件和重要會議記錄。

　　5.3.2開工報告、圖紙會審記錄。

　　5.3.3主要原材料、構件和設備質保書、出廠證件。

　　5.3.4設計變更和材料設備代用記錄。

　　5.3.5質監機構對機組進行質量監督的評價文件等。

　　5.4各類聯系單

　　5.4.1設計修改通知單。

　　5.4.2設備修改通知單。

　　5.4.3工程聯系單。

　　5.5重大缺陷處理

　　5.5.1施工和試運過程中發生的質量事故處理記錄。

　　5.5.2施工和試運過程中發生的設備缺陷處理記錄。

　　5.6工程照相反映有關施工或調試過程特點的5英寸彩照6張左右，并附簡要說明。

　　6竣工檔案資料的要求

　　6.1歸檔的工程竣工檔案資料必須達到完整、準確、系統。

　　6.1.1檔案的完整是指按國家檔案局、國家計委《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》所規定的內容，將項目（工程）施工、調試、竣工全過程中應該歸檔的文件、資料進行歸檔，各種文件原件應齊全。

　　6.1.2檔案的準確是指檔案內容真實反映項目（工程）竣工時的實際情況和建設過程，做到圖物相符、技術數據可靠、簽字手續完備。

　　6.1.3檔案的系統是指按其形成規律、保持各部分之間的有機聯系，分類科學、組卷合理。

　　6.2施工技術記錄是工程實況的原始履歷和可靠憑證，是工程驗收、維護、改擴建的重要依據。因此，施工技術記錄是工程竣工檔案的一項重要內容。必須做到完整、準確、系統，并便于保管存檔和查閱。

　　6.3竣工圖是工程建設的實際反映，是工程的重要檔案資料，按照原電力部《火力發電廠工程竣工圖文件編制規定》由設計院負責編制，按國家建委《關于編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規定》，施工單位應提供相應的竣工草圖。施工總承包單位及各分承包單位應按照工程合同的要求和有關規定積極配合做好此項工作。

　　7竣工檔案資料的匯總整理、移交和歸檔

　　7.1匯總整理

　　7.1.1施工項目實行總承包時，各分包單位負責收集、整理分包范圍內的檔案資料，交總包單位匯總、整理。竣工時，由總包單位向建設單位提交完整、準確的項目檔案資料。

　　7.1.2施工項目由建設單位分別向幾個施工單位發包時，各承包單位負責收集、整理所承包的工程的檔案資料，交建設單位匯總、整理，或由建設單位委托一個承包單位匯總、整理。

　　7.2移交和歸檔

　　7.2.1工程竣工檔案資料的移交工作，應在工程（項目）移交試生產后一個半月內移交建設（生產）單位。少量有特殊情況的資料，經同意后可延期移交，但不能超過試生產期。

　　7.2.2工程竣工檔案資料在移交建設（生產）單位的同時，各施工、調試單位應保留一套歸入本企業檔案室。凡由有限責任公司總承包并在現場設分公司（工程公司）的工程項目，分公司也要保留一套，在工程結束后歸入有限責任公司檔案室。

　　7.2.3為適應市場經濟的需要，為企業今后參加招投標積累更廣泛的技術資料，凡電力建設典型工程項目，各施工、調試單位還應保存首臺機組的施工圖、設備圖及其他有關資料。