企業信息管理制度十篇

企業信息管理制度 篇1

　　第一章總則

　　第一條為進一步提升市場信息的調查和管理工作，提高采購效率，特制訂本規定。

　　第二條本規定適用于整個采購管理系統。

　　第二章信息調查

　　第三條信息調查技巧：

　　(一)利用郵局編篡的電話黃頁，包括全國、省級、市級。一般黃頁每年更新一次，盡量使用最新編制版本。

　　(二)通過因特網。包括各種搜索性網站及專業性網站。但網站上的信息必須經過核實和對照。

　　(三)114臺。先查出所要查詢地點的區號，再撥打114臺查詢。

　　(四)批發市場、商場、建材市場、裝飾材料市場、家具市場、各種相關材料的展會等。根據物資的品種分析其出現頻繁的市場進行調查。

　　(五)產地調查。一般而言，每一種物資根據其特性都有集中的原料產地，可進行實地調查，了解品牌、規格、型號等。

　　(六)專業市場。全國有很多物資專業市場，如建材市場、裝飾市場集中了各種相應物資，便于進行相應的市場調查。

　　(七)供應商本身。這也是一個重要的信息來源。一些供應商于我們有共同的生產原料或進貨渠道，可通過他們了解相關原料、廠家或供應商的行情及市場信息。

　　(八)展覽會。通常會有一些行業性的展會。針對性比較強，通過展覽會可獲得最新的供應商信息和技術信息。

　　(九)行業協會。通常一些行業協會都會編訂一些行業資料，如行業廠家資料，行業政策資料等。

　　(十)報紙、雜志、專業書籍、圖書館、新華書店。可了解一些廠家信息及技術信息。另一些國家政策及行業政策也會通過這種形式發布。

　　(十一)已有的名片冊、信息庫。前期業務操作人員往往有些客戶資料可以直接利用。

　　(十二)朋友、同事、領導、老師。每個人的社會經歷和經驗不一樣，因而所掌握的知識結構及層次也就不一樣。

　　(十三)到競爭對手處學習或'竊取'。通常競爭對手與我們原料采購結構基本相同，因此其掌握的信息也就可以為我們所用。

　　(十四)同類廠家。我們所要調查的原材料可能不僅為肉制品所用，還有其他的銷售對象。通過對其他銷售對象的了解了解該種物資。

　　(十五)政府機關推薦。我們可以通過對地方政府、工商局、稅務局等對相關的行業進行了解，包括調查企業的資信情況等。

　　(十六)各種媒體。包括廣播、電視、廣告等。

　　(十七)發布招標公告。一些工程及大類物資的采購可以采取這種形式主動吸引一些供應商前來投標。

　　(十八)各種經濟信息中心。包括國家和地方的一些統計結構和分析結構。

　　(十九)研究中心、大專院校、研究所。主要了解一些技術方面及產業變動的信息。

　　(二十)所聯系的新客戶。新客戶往往會主動提供各種最新信息。

　　(二十一)海關。可以了解一些受進出口影響較大物資的最新進出關情況。

　　(二十二)司機及各種信息靈通者。店主、旅社、報亭、記者及出租車司機等。

　　(二十三)通過運營公司發布手機信息。

　　(二十四)公交線路圖、地圖冊。一般公交站名及地圖上都會對一些有影響力企業的標示和說明。

　　(二十五)各種專業檢測機構。主要了解一些行業內技術方面信息。

　　第四條市內調查辦法：

　　(一)調查應注意區域性，一般一個大市場或一個區位的的價格相差不大，可調查3-4區位或集中市場的價格進行比較。

　　(二)價格調查可先調查其它物資，順便問一下所需物資，使其摸不透。如調查三級鋼可先問一下二級螺紋鋼或其他鋼材的價格。

　　(三)可冒充推銷人員，使其自行報價，此價應低于其進價。

　　(四)市內調查一般規格型號較多，可擇其一二進行調查比較，要分清材質、廠家、品牌等。

　　(五)注意市場的容量，市場的供應能量和潛在市場的可能性。

　　(六)在價格調查時與客戶多交流，其一般會告訴近期的價格波動行勢，同類或其它品牌的價格以及相關產品的價格情況。

　　(七)價格調查還價時要狠，至少砍一半，若其仍答應出售，則說明仍有很大降價空間，若其要求購買，則可以需求量較大，下次再來或要求其送貨上門脫身，走時勿忘要其名片。

　　(八)有些物資只是調查價格而不購買，則不需和其有較多的談話，不要讓其對你有太大的印象，否則以后不好再去調查。

　　(九)調查時千萬不可與其發生爭執，若感覺其言語不善時需冷靜，可立即離開，對其所說之話要充耳不聞，切不可怒目而視，更不可頂撞。要學會保護好自己，也要注意自己及公司的形象。

　　(十)說話盡量不要過于古板和嚴謹，保持隨便的形象。

　　(十一)一般情況下，不要自報家門，除非達成了較強的合作意向或是老客戶也不要輕易假報，如果達成了合作意向就不好解釋了。

　　第三章市場信息分析

　　第五條行情分析：

　　(一)物資名稱：主要包括哪些類別產品。

　　(二)行情時間范圍：按市場行情分析周期。

　　(三)最近行情總結：最近價格波動情況;與上期比較。

　　(四)最近采購情況：近期采購價格;近期采購量。

　　(五)原材料成本變化：近期原材料價格變動情況;產銷形勢。

　　(六)技術變化：替代品的產生;新工藝的'應用;工作效率的提高。

　　(七)行業形式變化：行業格局變動;相關行業性會議;行業展會;影響性企業的內部變動。

　　(八)國家政策：產業政策;宏觀調控政策;稅收政策;消費政策;市場

　　刺激政策相關突發事件及成本影響因素：重大事件;與本產品相關的其他成本影響因素變化，尤其是原油的價格波動。

　　(九)上年度同期波動情況：上年度同期本產品價格變動情況;最近年度總體變動趨勢。

　　(十)網絡及其他媒體的分析預測：相關網站、報紙、雜志、專家、客戶對未來行情變動趨勢的分析預測。

　　(十一)本人分析預測結論：本人對后期行情變動的預測趨勢;預測數值;建議對策。

　　第四章市場信息發布

　　第六條信息發布：

　　(一)所謂信息發布：指將相關物資的當日或近來的價格行情、原材料的成本變化、技術變化、國家政策及網絡和其他媒體的分析預測進行搜集，并分類匯總在信息論壇上進行發布形成資源共享，為我們能采購到質優價廉的物資提供首要資料。

　　(二)發布：將所獲物資的信息進行整理，并按照一定的格式的時間、閱讀范圍、信息內容、評述)進行發布，這樣就達到資源共享的目的。

　　第七條信息發布要求：

　　(一)發布的及時性：每周應發布1次，當物資市場行情變動較小時可適當延長時間，但須保證行情變動時及時發布。

　　(二)準確性：信息的發布最重要的一點，必須保證其準確性，失誤的信息不但浪費時間，更重要的是導致采購的失誤，給公司帶來損失。

　　(三)規范性：信息的發布須有固定的規范的格式。

　　例：標題：

　　信息來源：

　　來源時間：

　　閱讀范圍：

　　信息內容：

　　評述：

　　(三)信息的查尋：網上、市場、客戶、報紙電話直接詢價等途徑，主要是市場調查的信息及通過一些行業內的客戶進行調查。

　　(四)信息的發布要與物資有切實的聯系，無用或無明顯的相關的信息無須發布，以免浪費他人時間。

　　(六)要及時檢查有無錯字等其它方面的失誤，以確保無誤。

　　(七)要關注別人的反饋意見，及時與各業務相關人員進行溝通，信息互動。

　　第八條信息來源：

　　(一)可以通過相關網站查詢所需信息。

　　(二)通過對專業市場及產地進行調查獲得信息

　　(三)通過相關的報紙、雜志等來獲取信息。

　　(四)可以通過一些相關的組織機構來獲取信息;比如一些政府性或非政府性。

　　(五)可以通過一些相關的生產廠家交談來了解信息。

　　(六)可以通過對一些供應商進行巡檢來獲取信息。

　　(七)可以通過一些專家的預測。

　　第六章附則

　　第九條本規定解釋權、監督執行權歸集團采購管理中心。

　　第十條本規定自頒布之日起正式執行，前期相關規定自行廢止。

　　采購管理中心

企業信息管理制度 篇2

　　近年來，隨著計算機技術和信息技術的飛速發展，社會的需求不斷進步，企業傳統的手工生產模式和管理模式邁入了一個全新的時代——信息化時代。隨著信息化程度的日益推進，企業信息的脆弱性也日益暴露。如何規范日趨復雜的信息安全保障體系建設，如何進行信息風險評估保護企業的信息資產不受侵害，已成為當前行業實現信息化運作待解決的問題。

　　一、前言：企業的信息及其安全隱患。

　　在我公司，我部門對信息安全做出整體規劃：通過從外到內、從廣義到狹義、從總體到細化、從戰術到戰略，從公司的整體到局部的各個部門相結合一一剖析，并針對信息安全提出解決方案。涉及到企業安全的信息包括以下方面：

　　A、技術圖紙。

　　B、商務信息。

　　C、財務信息。

　　D、服務器信息。

　　E、密碼信息。

　　針對以上涉及到安全的信息，在企業中存在如下風險：

　　1、來自企業外的風險

　　（1）病毒和木馬風險：互聯網上到處流竄著不同類型的病毒和木馬，有些病毒在感染企業用戶電腦后，會篡改電腦系統文件，使系統文件損壞，導致用戶電腦最終徹底崩潰，嚴重影響員工的工作效率；

　　有些木馬在用戶訪問網絡的時候，不小心被植入電腦中，輕則丟失工作文件，重則泄露機密信息。

　　（2）不法分子等黑客風險：計算機網絡的飛速發展也導致一些不法分子利用網絡行竊、行騙等，他們利用所學的計算機編程語言編譯有特定功能的木馬插件，經過層層加殼封裝技術，用掃描工具找到互聯網上某電腦存在的漏洞，繞過殺毒軟件的追擊和防火墻的阻撓，從漏洞進入電腦，然后在電腦中潛伏，依照不法分子設置的特定時間運行，開啟遠程終端等常用訪問端口，那么這臺就能被不法分子為所欲為而不被用戶發覺，尤其是技術部、項目部和財務部電腦若被黑客植入后門，留下監視類木馬查件，將有可能造成技術圖紙被拷貝泄露、財務網銀密碼被竊取。還有些黑客純粹為顯示自己的能力以攻擊為樂，他們在用以上方法在網絡上綁架了成千上萬的電腦，讓這些電腦成為自己傀儡，在網絡上同時發布大量的.數據包，

　　前幾年流行的洪水攻擊及DDoS分布式拒絕服務攻擊都由此而來，它會導致受攻擊方服務器資源耗盡，最終徹底崩潰，同時整個網絡徹底癱瘓。

　　2、來自企業內的風險

　　（1）文件的傳輸風險：若有員工將公司重要文件以QQ、MSN發送出去，將會造成企業信息資源的外泄，甚至被競爭對手掌握，危害到企業的生存發展。

　　(2)文件的打印風險：若員工將公司技術資料或商業信息打印到紙張帶出公司，會使企業信息資料外泄。

　　(3)文件的傳真風險：若員工將紙質重要資料或技術圖紙傳真出去，以及將其他單位傳真給公司的技術文件和重要資料帶走，會造成企業信息的外泄。

　　(4)存儲設備的風險：若員工通過光盤或移動硬盤等存儲介質將文件資料拷貝出公司，可能會泄露企業機密信息。若有動機不良的員工，私自拆開電腦機箱，將硬盤偷偷帶出公司，將會造成企業信息的泄露。

　　(5)上網行為風險：員工可能會在電腦上訪問不良網站，會將大量的病毒和頑固性插件帶到企業網絡中來，造成電腦及企業網絡的破壞，更甚者，在電腦中運行一些破壞性的程序，導致電腦系統的崩潰。

　　(6)用戶密碼風險：主要包括用戶密碼和管理員密碼。若用戶的開機密碼、業務系統登陸密碼被他人掌握，可能會竊取此用戶權限內的信息資料和業務數據；若管理員的密碼被竊取，可能會被不法分子破壞應用系統的正常運行，甚至會被竊取整個服務器數據。

　　(7)機房設備風險：主要包括服務器、UPS電源、網絡交換機、電話交換機、光端機等。這些風險來自防盜、防雷、防火、防水。若這些自然災害發生，可能會損壞機房設施，造成業務中斷。

　　(8)辦公/區域風險：主要包括辦公區域敏感信息的安全。有些員工缺乏安全意識，在辦公區域隨意堆放本部門的重要文件或是在辦公區域毫不避嫌談論工作內容，若不小心被其他人拿走或聽到，可能會泄露部門工作機密，甚至是公司機密。

　　為了保證企業信息的安全保密，公司所有人員必須嚴格遵守企業信息安全管理總則，以安全總則為基礎，各部門具體細則為安全管理行為標準，從各個層面杜絕信息安全隱患。

　　二、總則：從整個公司層出發，針對這些信息隱患制訂安全防范措施。

　　1、計算機設備安全管理

　　（1）公司所有人員應保持清潔、安全、良好的計算機設備工作環境，禁止在計算機應用環境中放置易燃、易爆、強腐蝕、強磁性等有害計算機設備安全的物品。

　　（2）嚴格遵守計算機設備使用、開機、關機等安全操作規程和正確的使用方法。任何人不允許私自拆卸計算機組件，計算機出現故障時應及時向信息管理部報告，不允許私自處理和維修。

　　（3）發現由以下等個人原因造成硬件的損壞或丟失的，其損失由當事人如數賠償：違章作業；

　　保管不當；擅自安裝、使用硬件和電氣裝置。公司每位員工對自己的工作電腦既有使用的權利又有保護的義務。任何的硬件損壞必須給出損壞報告，說明損壞原因，不得擅自更換。公司會視實際情況進行處理。

　　（4）下班后所有不再使用的計算機，應關閉主機電源，以防止意外，對于共同使用的計算機，原則上由最后一個退出系統的使用人員關機，并關閉電源。外人未經公司領導批準不得操作公司計算機設備。

　　2、部門資料安全管理

　　（1）外接存儲設備安全管理：嚴禁所有人員以個人介質光盤、U盤、移動硬盤等存儲設備拷貝公司的文件資料并帶出公司。若因出差等原因需要拷貝文件資料到存儲設備中，需要向上級請示此行為，并以公司存儲設備做文件拷貝。為確保硬盤的安全，嚴禁任何人私自拆開電腦機箱：

　　①將用戶主機貼上封條標簽，除IT人員外，任何人不得私自拆開機箱，若信管部進行電腦硬件故障排查時，拆除封條標簽后，在故障排查結束及時更換新的封條標簽。信管部將定期檢查，若發現有封條拆開痕跡，將查看視頻監控記錄，追查相關人責任。

　　②給每臺電腦主機配備鎖柜，將所有用戶主機存放在鎖柜內，鎖柜鑰匙統一由IT保管，若需要為用戶處理電腦故障時，IT在打開鎖柜處理完電腦故障時，一定要鎖好主機柜，確保主機內硬盤的安全。

企業信息管理制度 篇3

　　第一節、總則

　　一、為加強信息管理制度，加快公司信息化建設步伐，提高信息資源的運作成效，結合公司具體情況，制定本信息管理制度。

　　二、本信息管理制度中關于信息的定義：

　　1、行政信息：公司系統內部目的為行政傳達的一切文字資料、電子郵件、文件、傳真。具體信息管理表現為上傳下達、平級傳送的行文管理、資料管理、檔案管理。歸屬于日常行政管理。

　　2、市場信息：公司業務銷售的客戶文件、來往傳真、電話、客戶檔案；公司業務應用的電話記錄、報價、合同、方案設計、投標書等原始資料、電子資料、文件、報告等。具體信息管理制度表現為客戶溝通、文字記錄、資料收集分析、業務文件編寫等。歸屬于業務經營管理。

　　三、信息管理制度工作必須在加強宏觀控制和微觀執行的基礎上，嚴格執行保密紀律，以提高企業效益和管理效率，服務于企業總體的經營管理為宗旨。

　　四、信息管理制度工作要貫徹“提高效率就是增加企業效益”的方針，細致到位，準確快速，在企業經營管理中降低信息傳達的失誤失真延遲，有力輔助行政管理和經營決策的執行。

　　五、公司及全資下屬公司、機構的信息工作，都必須執行本制度。

　　第二節、行政信息管理制度

　　六、按照行政信息的定義，行政信息主要產生、傳遞、應用于公司行政活動中。

　　七、行政信息管理制度主要依據公司下列規定進行：

　　1、文件收發規定；

　　2、文件、檔案、資料的管理規定；

　　3、公司印章、介紹信管理規定；

　　4、保密制度。

　　第三節、市場信息管理

　　八、依照市場信息的定義，市場信息主要產生、傳達、應用在市場業務經營管理中。

　　九、市場信息來源分類：業務（客戶）信息、非業務市場信息。

　　1、業務（客戶）信息：客戶購買公司產品的電話、傳真、函件、電子郵件；公司、客戶之間業務溝通電話、傳真、文件、函件、電子郵件；客戶公司公開的資料；市場人員收集的客戶秘密資料；市場人員傳呈的報告、資料；針對客戶的分析報告等。

　　2、非業務市場信息：網絡、報刊、雜志和各種信息渠道收集的行業性文章、資料；競爭對手資料、文件、報告；公開的技術性資料；外圍媒體、機構傳送到公司的電子郵件、函件、資料；公司內部業務分析文件、報告；其他與市場業務經營和管理有關的資料。

　　十、營銷管理人員主要負責以下業務信息工作：

　　1、負責業務（客戶）信息的`接受、整理、初步分析和傳呈銷售中心總監，建立、保管客戶檔案并不斷維護；

　　2、協助各市場機構對業務信息的收集，督促各市場機構將業務信息及時、準確呈報到集團公司，整理、分析各市場機構業務信息形成客戶分類檔案，并及時將重要的信息管理制度報告給上級；

　　3、監察、收集、整理競爭對手情報資料；收集、整理、分析行業性文章、資料；

　　4、負責直接業務情報、業務信息的整理。

　　5、上級安排的其他工作。

　　第十一條、行政人員主要負責以下非業務信息工作：

　　1、負責日常打印、復印等文字文件電腦處理工作和負責電腦、傳真機、復印機等設備的使用、管理和維護；

　　2、負責公司非市場事務的洽談和管理、日常信息交流；

　　3、接收、整理、呈報、發送非直接業務單位（如媒體機構）的信息文件資料；

　　4、公司內部一般性業務管理文件的擬稿；

　　5、各種與行政管理有關的信息資料工作；

　　6、上級交辦的其他工作。

　　第十二條、信息人員必須嚴格遵守集團公司制度中下列具體規定：

　　1、文件收發規定；

　　2、文件、檔案、資料的管理規定；

　　3、信息中心管理規定；

　　4、安全保密制度。

企業信息管理制度 篇4

　　第一章總則

　　第一條為加強客戶信息資料的管理，打擊銷售誤導、侵占挪用保險金、假保單、假機構等違法違規行為，切實維護投保人、被保險人合法權益，根據《保險法》等有關法律法規，以及《廣東人身保險客戶信息資料真實性管理辦法（試行）》，制定本實施細則。

　　第二條本細則所稱“客戶信息資料”，特指在公司核心業務系統中記載的，投保人、被保險人的姓名、性別、出生日期、證件號碼、銀行賬號、聯系地址、電話等信息資料。

　　第三條本細則所稱“真實性”，是指客戶個人的身份資料、銀行賬號、聯系信息等準確無誤，完整有效，沒有虛假、錯誤和無效的信息。

　　第四條本細則適用于公司承保的保險期限為一年期及以上的個人人身保險業務，包括分紅險、投連險、萬能險、普通壽險、意外險和健康險。

　　第二章系統管理

　　第五條公司核心業務系統和銀保通系統應具備客戶關鍵資料完整性控制功能。即在客戶信息、保單資料錄入系統時，若投保人和被保險人關鍵信息資料不完整，系統自動核保應不予通過，需讓客戶補充告知有關資料后方能承保。

　　客戶關鍵信息資料應至少包括：

　　（1）投保人的姓名、性別、出生日期、證件號碼、聯系地址、電話；

　　（2）被保險人的姓名、性別、出生日期、證件號碼（未成年被保險人除外）。

　　第六條公司核心業務系統和銀保通系統應具備客戶身份檢驗功能。即在客戶信息、保單資料錄入系統時，系統應對客戶性別、出生日期、身份證號碼等關鍵字段設置必要的校驗，確保其身份證號碼符合身份證編碼規則，性別、出生日期與身份證號碼無邏輯錯誤。否則系統自動核保將不予通過，需讓客戶補正有關資料后方能承保。

　　第七條公司核心業務系統應具備可疑客戶提示功能。客戶服務部應根據核心業務系統在T+1個工作日內自動生成的可疑客戶信息資料問題件清單，在猶豫期回訪前完成可疑調查和資料的修正錄入工作。

　　客戶信息資料的可疑線索包括“同一電話、同一銀行賬號在2個不同客戶的信息資料中重復出現”。

　　第八條客戶服務部和業務支持部應指定專人負責收集、了解核心業務系統和銀保通系統的使用情況，并在分析有關情況后形成匯總意見及時向總公司反饋。

　　第三章銷售管理

　　第九條培訓部應負責將投保單的規范填寫要求納入營銷員、銀保專管員以及代理機構（包括專業和兼業代理機構，下同）等渠道銷售人員的日常培訓中，設計制作專門的培訓教材與培訓課件，安排不少于2個課時的培訓課程，并定期組織相關內容的專項測試，強調客戶資料真實的重要性和必要性。

　　客戶服務部應協助培訓部完成有關投保單規范填寫要求教材課件的設計制作。

　　第十條營銷員、銀保專管員應通過培訓部組織的有關投保單規范填寫要求的專項測試才能具備銷售資格。

　　第十一條營銷員、銀保專管員以及代理機構應當在實際銷售過程中引導客戶如實完整地填寫身份信息、銀行賬號和聯系地址、電話等投保信息，在向公司遞交投保單前認真核對客戶資料的真實性。

　　嚴禁營銷員、銀保專管員以及代理機構以本人、本機構（或機構員工）、親屬等的地址和電話替代客戶個人資料，或通過其他方式提供客戶不實資料。

　　除非特殊情形并依循公司內部的調查審批程序，嚴禁從非投保人以外的銀行賬戶扣劃繳納保險費。

　　嚴禁利用客戶的身份資料私自設立并控制客戶銀行賬號行為。

　　嚴禁代簽名行為。

　　第十二條公司客服柜臺應放置“請您認真填寫投保單，提供真實完整的個人資料”提示牌，引導客戶主動提供固定電話、移動電話和電子郵箱等多種聯系方式。

　　客戶服務部應充分利用電話回訪、客戶咨詢、保單保全、給付理賠以及舉辦客戶關懷活動等方式，進行客戶信息資料的核實、補正，并提醒客戶及時辦理信息變更。

　　第十三條客戶服務部負責通過系統提示、電話回訪以及其他途徑發現生成的可疑客戶信息資料問題件清單的獲取、整理和分發工作，并督促各銷售渠道管理部門進行問題件的.情況調查、核實、證據收集及后續變更等工作。

　　銷售渠道管理部門收到客戶服務部分發的問題件清單后，應立即由渠道內勤在3個工作日內完成可疑排查，同時將問題件清單及時提供給各業務團隊負責人。渠道內勤可以聯系業務人員告知其可疑情況，也可以自己單獨處理。各業務團隊負責人應督導業務人員協助渠道內勤完成可疑排查。

　　渠道內勤應在猶豫期內及時完成可疑排查，以實現猶豫期內客戶真實資料的及時補錄。渠道內勤在進行可疑排查時應按照申請辦理保全業務的相關手續取得客戶的有關證明材料和親筆簽名確認，必要時還要取得來自合作機構和業務人員的有關情況說明，以及其他可以排除可疑的必要證明（包括由渠道內勤親筆簽署的調查情況報告）。

　　分公司合規和客戶服務部對可疑排查進行指導和監督，并對排查結果進行檢驗核實。客戶服務部可以根據渠道內勤的調查需要，綜合考慮調查成本采取電話回訪、會晤等方式幫助支持渠道內勤進行可疑排查，必要時也可以親自開展可疑排查。

　　對電話回訪發現的可疑排查應同時執行公司有關電話回訪的操作管理規程。

　　第十四條對一年內被投訴并經查實有銷售誤導行為2次及以上的營銷員、銀保專管員或代理機構，客戶服務部應對其銷售的保單客戶資料進行重新核查，必要時進行客戶再次回訪，防止客戶資料不真實及銷售誤導問題。客戶服務部應對有關情況予以記錄存檔，并告知分公司合規和銷售渠道管理部門。

　　銷售渠道管理部門應根據渠道業務人員基本管理辦法對以本人、所負責機構（或機構員工）、親屬等的地址和電話替代客戶個人資料，或通過其他方式提供客戶不實資料的業務人員采取相應的處罰措施，并納入考核。銷售渠道管理部門應將有關處罰情況告知分公司合規，并記錄存檔。

　　第四章查詢提示

　　第十五條銷售渠道管理部門和客戶服務部應宣傳推廣公司提供的電話、網絡、柜臺等查詢服務方式，鼓勵客戶主動核實保單信息的真實性。

　　第十六條營銷員、銀保專管員和代理機構應主動向客戶提示告知紙質保險合同和保險合同送達回執上以黑體加粗字體提示的保單信息查詢電話、查詢網站以及服務網點地址，并引導其閱讀“為確保您的保單權益，請及時拔打本公司服務電話、登陸網站或到柜臺進行查詢，核實保單信息”。

　　第十七條除總公司24小時客服熱線外，分公司客戶服務部應有專人負責回答客戶的電話查詢。回答電話查詢應先核實查詢人的身份，在確認查詢人為我公司人身保險保單的投保人、被保險人和受益人后方能提供查詢服務。所提供的電話查詢服務范圍包括保單資料、保障利益、繳費情況、賠案（給付）信息等。

　　相關工作流程和操作標準應執行總公司電話中心的電話查詢服務有關指引。

　　第十八條客戶服務部應定期收集、了解、匯總保單信息網上查詢平臺的使用情況，并及時向總公司反饋，確保客戶可通過我公司網站進行注冊，提供保單資料、保障利益、繳費情況、賠案（給付）信息等查詢服務。分公司IT應提供必要的支持。

　　第十九條公司客服柜臺提供查詢服務時應先核實客戶的身份，客戶憑本人身份證和保險合同可查詢保單、賠案（給付）、保全等相關信息。同時在工作中應遵守“以客為尊”的接待禮儀。

　　第二十條客戶服務部應定期收集、了解公司向投保人發送的保單生效時間、續期保費繳費時間、保費到賬、索賠資料審核結果、保險金領取、保單重大變更等信息告知情況，并及時反饋給總公司，幫助客戶及時、準確地收到總公司的告知信息。

　　第二十一條提供查詢服務應嚴格遵守公司的個人隱私和商業秘密保護制度，防止任何第三方人員在未經保單投保人、被保險人或受益人同意的情況下，非法獲取客戶的保單及賠案（給付）信息用于非法用途。法律法規另有規定的情形除外。

　　第五章監督管理

　　第二十二條銷售渠道管理部門應嚴格執行渠道業務人員基本管理辦法，將客戶資料信息真實性納入營銷員和銀保專管員的考核中，綜合運用薪酬（傭金/工資）、級別晉升、解除合同等多種手段，對提供不完整或虛假客戶資料的營銷員和銀保專管員進行約束和懲罰。對提供虛假客戶資料的營銷員、銀保專管員應及時報告分公司合規，并按季度匯總相關情況提交綜合辦公室，由綜合辦公室上報廣東保監局和廣東省保險行業協會。

　　第二十三條銷售渠道管理部門應加強對代理機構銷售保單的客戶資料真實性管理，做好日常溝通協調工作。對拒絕提供客戶真實資料或故意提供客戶虛假資料的代理機構要及時報告分公司合規，并按季度匯總相關情況提交綜合辦公室，由綜合辦公室負責上報廣東保監局和廣東省保險行業協會。

　　第二十四條分公司合規有權對其所發現的營銷員、銀保專管員和代理機構的不誠信行為提出批評整改意見，并提交分公司合規委員會評議。

　　第六章附則

　　第二十五條各有關部門應按照本細則要求梳理內部工作流程，明確業務操作標準。

　　第二十六條各有關部門應對本細則施行前客戶信息資料真實性管理情況進行自我檢查，并實時關注向客戶提供電話、網絡、柜臺查詢服務和手機短信通知服務的實際效果，及時發現問題，整改完善。

　　第二十七條本細則施行后，不執行或執行不到位，引發重大風險的，將依據公司責任追究管理辦法予以處理。

　　第二十八條本細則由綜合辦公室負責解釋。

　　第二十九條本細則自頒發之日起施行。

企業信息管理制度 篇5

　　社區衛生檔案及信息對指導社區衛生服務工作、規范社區衛生服務中心運作起著重要作用，是開展好社區衛生服務工作的重要保證，是建設社區衛生信息管理工作的重要環節。根據社區衛生服務中心的工作實際，特制定以下管理規定。

　　1、社區衛生檔案的內容:建立統一的社區衛生調查表、居民個人健康檔案、家庭病床病歷、殘疾人及精神病人防治資料等社區衛生服務臺賬資料。

　　2、社區衛生檔案的內容必須登記詳細、真實，項目齊全，編寫清楚規范，隨工作開展及時收集、整理，并按類型歸檔。

　　3、社區衛生檔案必須進行嚴格管理，確定專(兼)職衛生檔案管理人員，專柜保存，對衛生檔案的編寫、收集、歸檔實行專人負責制。

　　4、嚴格按照國家和地方有關衛生檔案、文件的管理規定，對社區衛生檔案進行管理和利用。在社區衛生檔案的利用上，本著充分保護患者隱私的原則，嚴格檔案的借入借出，對借出時間期限做出明確規定，責任者的簽章手續必須齊全。

　　5、對收集的社區衛生檔案必須實行定期審查制度，要求收集齊全、完整，對于不符合要求的，一律退回責任人進行改正、補齊，問題嚴重者可令其重做，不符合要求者，不能驗收歸檔。

　　6、社區衛生檔案資料必須真實地反映情況，具有永久和長期保存價值的資料必須完整、準確、系統，責任者的.簽章手續必須齊全。

　　7、對社區衛生檔案資料涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，應按有關規定予以處罰，對因此觸犯國家有關法律法規、造成損害患者權益的后果，由直接責任人承擔。

　　8、配有社區衛生服務計算機信息系統的中心要有專兼職專業人員作為系統的維護人員，負責日常維護工作，并有相關的管理制度。

　　9、各系統工作點，必須有明確的計算機操作規程、使用方法及注意事項，使用人員必須熟知有關事項，切實掌握使用要領。

　　10、根據上級要求及時、準確、規范上報有關信息。

企業信息管理制度 篇6

　　一、目的

　　為規范微信公眾號的信息發布，保證對外發布信息的一致性，依據工會的各項管理制度，明確各部門的管理職責，提高工作效率和工作質量，特制定本流程。

　　二、管理審核職責

　　各部門供稿員：負責對本部門業務范圍內發生的事件或需要通過微信發布的信息進行擬稿、編輯、報送。

　　各部門負責人：負責對供稿員提交的稿件進行修訂、初審;

　　單位領導：負責對各部門負責人已經初審、提交的稿件進行修訂、終審;

　　微信公眾號管理員：負責按時發布經審核校對的稿件;對發布內容進行事后監控，收集整理微信用戶提出的問題、建議并上報到相關部門負責人。

　　三、發布流程

　　1、各部門供稿員要對本部門業務范圍內發生的`事件或需要通過微信發布的資訊按照要求組織稿件，并交部門負責人審核。

　　2、部門負責人認真對稿件的真實性、準確性進行審核，審核通過的稿件轉發給單位領導，對審核不通過的需注明原因并發回供稿員進行修改。

　　3、單位領導審核通過的稿件，轉發給微信公眾號管理員進行發布和歸檔，對審核不通過的需注明原因并發回股室負責人進行修改。

　　4、微信公眾號管理員收集經領導審核通過的稿件，整理匯總需發布的內容，及時在微信后臺發布信息。

　　5、微信公眾號管理員及時收集微信用戶提出的問題、建議，對問題進行分類整理并上報給單位領導。

　　四、撰寫要求

　　內容必須合法、合規、有利于提高單位知名度、美譽度，符合《微信公眾平臺群發規則說明》要求。

　　標題：簡明扼要，準確傳達出消息主題內容。

　　文字：稿件內容真實準確，在保持言簡意賅的同時注重提高文字的可讀性。

　　圖片：要求能準確反映主題，圖片清晰，可以有簡單的文字說明。

　　五、報送要求

　　各部門負責人須高度重視，將信息報送作為常規工作，組織人員按要求完成撰稿、審核、報送等工作。對于大型活動應進行活動預告、活動回顧等分段報道。

企業信息管理制度 篇7

　　第一章總則

　　第一條為作好信息管理，加快我校信息化建設步伐，提高信息資源的運作成效，結合具體情況，制定本制度。

　　第二條本管理制度中關于信息的定義：

　　1、行政信息：在我校內部目的為行政傳達的一切文字資料、電子郵件、文件、傳真。具體信息管理表現為上傳下達、平級傳送的行文管理、資料管理、檔案管理。歸屬于日常行政管理，各別屬于機密的信息則不允許非核心人員私自傳送和帶走。

　　2、市場信息：對于學員文件、來往傳真、電話、檔案；應用的電話記錄、報價、合同、方案設計、等原始資料、電子資料、文件、報告等。具體信息管理表現為學員信息、文字記錄、資料收集分析、業務文件編寫等。歸屬于業務經營管理。

　　第三條信息管理工作必須在加強宏觀控制和微觀執行的基礎上，嚴格執行保密紀律，以提高我校效益和管理效率，服務于全校總體的經營管理為宗旨。

　　第四條信息管理工作要貫徹“提高效率就是增加企業效益”的方針，細致到位，準確快速，在學校經營管理中降低信息傳達的失誤失真延遲，有力輔助行政管理和經營決策的執行。

　　第五條總校及下屬各工作點、機構的信息工作，都必須執行本制度。

　　第二節信息管理機構與相關人員

　　第六條學校信息室，以及各信息機構配備專職或兼職信息人員。

　　第七條各科部依據《行政管理條例》負責相關行政信息的日常管理。信息管理根據業務工作需要，配備必要的電腦技術人員、文員。

　　第八條學校信息室負責我校整個系統的信息管理工作，負責所有信息的匯總和檔案管理。對全系統的信息管理工作負責。

　　第九條各科部負責人主要負責行政信息的管理。

　　第十條學校信息室信息專員，主要負責市場信息的系統化、專業化管理。企業信息專員分為行政信息和市場信息兩個崗位。

　　企業信息專員主要職責如下：

　　1、執行總經理辦公會議的決議，參與編制總經理辦公室主持的信息管理制度。（行政信息專員）

　　2、在業務中心總監指揮下，負責市場經營中各類信息的采集、處理、傳達，執行中存在的問題提出改進措施。（市場信息專員）

　　3、與行政部聯合處理日常工作中關聯到業務機構的行政工作。（行政信息專員）

　　4、輔助指導我校其他各部門業務的信息統籌處理。（行政信息專員、市場信息專員）

　　5、對集團總經理負責并報告工作。

　　6、學校信息室日常負責監察我校全系統的業務信息管理和活動；負責搞好全系統業務人員關于市場經營信息的培訓工作，不斷提高業務人員的業務素質和業務水平；

　　第十一條各級領導必須切實保障信息中心人員依照本辦法行使職權和履行職責。

　　第十二條信息管理人員在工作中，必須堅持原則，照章辦事。對于違反保密制度和其他行政制度的事項，要及時向上級領導報告，接受指示后執行具體處理。

　　第十三條集團公司支持信息管理人員堅持原則，按信息制度辦事。嚴禁任何人對敢于堅持原則的信息管理人員進行打擊報復。學校對敢于堅持原則的信息管理人員予以表揚或獎勵。

　　第十四條信息管理人員力求穩定，不隨便調動。信息管理人員調動工作或因故離職，必須與接替人員辦理交接手續，沒有辦清交接手續的，不得離職，亦不得中斷有關工作。被撤銷、合并單位的信息管理人員，必須會同有關人員編制信息文件資料移交清單和造冊，辦理交接手續。

　　第三節行政信息管理

　　第十五條按照行政信息的定義，行政信息主要產生、傳遞、應用于學校行政活動中。

　　第十六條行政信息管理主要依據學校相關文件中的下列規定進行：

　　1、文件收發規定；

　　2、文件、檔案、資料的管理規定；

　　3、信息管理中心管理規定；

　　4、學校印章、介紹信管理規定；

　　5、學校值班管理制度；

　　6、保密制度。

　　第四節市場信息管理

　　第十七條依照市場信息的定義，市場信息主要產生、傳達、應用在市場業務經營管理中。

　　第十八條市場信息來源分類：業務（客戶）信息、非業務市場信息。

　　第十九條信息中心市場信息專員直接在業務中心總監的指揮下，主要負責以下業務信息工作：

　　1、負責學校網站的建設、維護、更新和對外信息發布，并開展網絡商務系列工作。

　　2、負責業務（客戶）信息的接受、整理、初步分析和傳呈業務中心總監，建立、保管客戶檔案并不斷維護；

　　3、在業務中心總監的指揮下，負責與客戶的電話、電子郵件的信息交流，負責與客戶文件資料函件的撰寫、整理、內部報批、外部發送；

　　4、指導、協助各市場機構對業務信息的收集，督促各市場機構將業務信息及時、準確呈報到學校，整理、分析各市場機構業務信息形成客戶分類檔案，并及時將重要的信息報告給業務中心總監；

　　5、負責定期撰寫學校業務市場分析報告，協助學校業務決策；

　　6、監察、收集、整理競爭對手情報資料；收集、整理、分析行業性文章、資料；

　　7、負責直接業務情報、業務信息的整理。

　　8、上級安排的其他工作。

　　第二十一條行政信息專員在各級行政負責人的指揮下，主要負責以下非業務信息工作：

　　1、負責日常打印、復印等文字文件電腦處理工作和負責電腦、傳真機、復印機等設備的使用、管理和維護；

　　2、負責學校非市場事務的洽談和管理、日常信息交流；

　　3、接收、整理、呈報、發送非直接業務單位（如媒體機構）的信息文件資料；

　　4、學校內部一般性業務管理文件的擬稿；

　　5、各種與行政管理有關的信息資料工作；

　　6、上級交辦的其他工作。

　　第二十二條信息人員必須嚴格遵守學校制度中下列具體規定：

　　1、文件收發規定；

　　2、文件、檔案、資料的管理規定；

　　3、信息中心管理規定；

　　4、安全保密制度。

　　第五節其它

　　第二十三條信息管理人員必須認識到，沒有脫離具體行政活動、業務活動而獨立的信息工作，所以信息管理的最終目的，檢驗信息管理工作的成效標準，是業務工作、行政工作的效果和執行效率。

企業信息管理制度 篇8

　　一、資助對象

　　在肥合六八一中學就讀的全免費生中品學兼優、家境貧寒的學生。資助比例不超過全免費生的10％。

　　二、資助方式及標準

　　勤工助學：主要用于解決貧困生相關學習費用，學校安排勤工助學崗位，標準為10元/小時，按每人工作時間，由學校按月向學生發放現金。

　　三、申報和評審

　　（一）申報

　　1、申報程序：由學生本人書面說明家庭經濟狀況，提出勤工助學申請。申請交給班主任，由班主任初審后交年級部，由年級部統一審核，并報政教處。

　　2、申報資料：

　　（1）學生書面申請及《肥合六八一中學貧困助學申請表》。

　　（2）學生所在村委會或街道（社區）提供的家庭經濟困難證明材料。

　　（3）班主任及生活教師的意見。

　　（4）年級部簽署審核意見。

　　3、申報時間：每年9月15日前。

　　（二）評審

　　1、評審程序：

　　（1）各年級部對申報資料進行嚴格審核，報送學校政教處。

　　（2）政教處報學校助學管理辦公室組織審定，確定受助名單。

　　2、公示

　　（1）獲勤工助學資格的學生名單在校內公示一周。

　　（2）經公示無異議，確定最終獲得勤工助學資格學生名單。

　　（3）審定時間：每年9月30日之前。

　　（三）學生助學實行一年一審。

　　四、資金來源

　　學校設立勤工助學專項經費。

　　五、勤工助學工作的管理

　　（一）機構及職責：由校長和各部門負責人，組成勤工助學管理辦公室，辦公室設在政教處。勤工助學管理辦公室全面負責有關規定及方案的制定，資格審查及認定，以及負責相關的其它各項工作。

　　（二）經費管理：

　　1、由會計室負責現金發放。

　　2、每學年由學校安排足額專門款項用于助學，專款專用。

　　3、建立健全相關的財務和審計制度，勤工助學管理辦公室應加強平時款項使用的管理；并在每年6月底之前進行助學款的財務審計。

　　（三）情況跟蹤與反饋

　　1、加大管理力度，及時了解享受勤工助學者家庭經濟的真實情況，確保有限的資金用在最需要的學生身上。

　　2、班主任應準確掌握學生家庭經濟狀況、變化，一旦好轉，應及時通過年級部向助學管理辦公室反饋，由助學管理辦公室作出是否中止的決定。

　　3、由助學管理辦公室組織，每年6月30日前各年級部應將接受資助學生的各方面表現情況報校助學管理辦公室。

　　4、加大監管力度，杜絕在貧困生助學金的評定和發放中弄虛作假及以權謀私的現象發生。一旦發現上述情況，立即停止勤工助學資格，追回已發款項，并給予當事人相應的處理。

　　六、其它

　　1、勤工助學如無特殊原因，不得半途而廢。

　　2、受助學生如因學習成績不佳導致補考，則暫停受助資格。

　　3、受助學生如因行為不端導致紀律處分，則取消受助資格。

企業信息管理制度 篇9

　　為進一步規范和完善我院的信息考評制度，暢通信息報送渠道，切實提高我院信息質量，準確及時地為領導決策提供幫助，服務審判工作，根據院《崗位目標及考核實施辦法》，經研究，對我院20xx年制定的信息工作考核辦法作如下調整和改進。

　　一、信息報送要求

　　報送信息要及時、準確、全面。重大緊急情況應于事發當日上報，不得遲報、漏報和隱瞞不報。

　　二、全年工作指標及記分辦法

　　1、每位干警（指在編干警）年提供信息2條，以院《審判動態》或《工作簡報》采用為準，各庭室原則上根據本庭室在編干警人數按人均2條信息確定庭室信息總任務，個別庭室考慮信息來源渠道有限等因素適當降低要求，具體為：刑庭8條，民一庭10條，民二庭8條，簡案庭12條，行政庭6條，立案庭10條，執行局18條，監察室4條，法警隊4條，審監庭4條，政治處4條，法庭12條，法庭8條，法庭8條，法庭6條，##庭6條。

　　2、工作簡報和情況反映每1篇按2條信息計，簡訊每4條按1條信息計。

　　3、被市中院、省高院同時采用的信息、簡訊、情況反映和工作簡報，累計記分。

　　4、被市委辦、市人大辦、市府辦、市委政法委同時采用的信息，累計記分。

　　5、院辦公室對各庭室、各干警信息采用情況分別進行統計，年終作為各庭室、各人考核時信息工作完成情況的主要依據。

　　三、考核辦法

　　信息工作納入各庭室及各人的年終考核。

　　庭室完成任務的，得基礎分30分，完成任務的人均數超過（少于）2條的按每條20分的.比例加（扣）分。未完成任務的50或報送數未達到人均2條的，取消庭室評先進資格。

　　個人完成信息任務的，得基礎分50分，未完成任務的不得分，超額完成任務的，每條加5分。個人未完成信息任務的，取消評先進資格；庭室未完成任務的，庭室主要負責人取消個人評先進資格。

　　本辦法自二0xx年一月起實施。

　　20xx年xx月xx日

企業信息管理制度 篇10

　　一、資料類信息管理

　　施工階段信息的管理可從施工準備階段、施工期，竣工保修期三個子階段分別進行。

　　(一)施工準備階段

　　工程準備階段文件，如立項文件、建設用地、征地、拆遷文件、開工審批文件。

　　1、施工準備階段即建設工程合同簽定到項目開工前期這個階段，應該組建工程信息合理的流程，確定合理的信息源，規范各方的信息行為，建立必要的信息秩序。

　　2、監理大綱、施工圖設計及施工圖預算，特別要重視結構特點、工程難度、要點、特點，掌握工業工程的工藝流程特點、設備特點，了解工程預算體系(按單位工程、分部工程、分項工程分解);了解施工合同。

　　3、施工單位項目經理部組成，進場人員資質;進場設備的規格型號、保修記錄;施工場地的準備情況;施工單位質量保證體系及施工單位的施工組織設計，特殊工程的技術方案，施工進度網絡計劃圖表;進場材料、構件管理制度;安全保安制度;數據和信息管理制度;檢測和檢驗、試驗程序和設備;施工單位和分包單位的資質等施工單位信息。

　　4、施工圖的會審和交底記錄;開工前的監理交底記錄;對施工單位提交的施工組織設計按照項目監理部要求進行修改的情況;施工單位提交的動工報告及實際準備情況。

　　5、本工程需遵循的相關建筑法律、法規和規范、規程，有關質量檢驗、控制的方法法規和質量評定標準。

　　(二)施工期資料

　　工程施工期，信息來源比較穩定，主要是施工過程中隨時產生的數據。

　　1、施工單位動態信息。包括人員、設備、水、電、氣等能源的信息。

　　2、施工期氣象信息。每天不同時段動態信息，特別在氣候對施工質量影響較大的情況下，更要收集氣象數據。

　　3、建筑原材料、半成品、成品、構配件等工程物資的進場、加工、保管、使用等信息。

　　4、施工單位管理信息。項目經理部管理程序;質量、進度、投資的事前、事中、事后控制措施;數據采集來源及采集、處理、儲存、傳遞方式;工序間交接制度;事故處理制度;施工組織設計和技術方案執行情況;工地文明施工及安全措施情況。

　　5、施工中需要執行的國家和地方規范、規程、標準;施工合同執行情況。

　　6、工程數據信息。如地基驗槽及處理記錄，工序間交接記錄，隱蔽工程驗收記錄等。

　　7、建筑材料必試項目有關信息。如水泥、砂石、鋼筋、外加劑、砼、防水材料、回填土、飾面板等執行《建筑資料管理規程》相應條款。

　　8、設備安裝的試運和測試項目有關信息。如電氣接地電阻、絕緣電阻測試，管道通水、通風試驗，消防警報等。

　　9、施工索賠相關信息。索賠程序、索賠依據、索賠證據、索賠處理意見等。

　　10、各種監理文件資料類信息。如監理規劃;監理月報;監理會議紀要;監理工程師簽發、簽署、簽批的各類表格、文件;分包資質;各類合同及管理文件;各類監理工作總結類文件等。

　　(三)竣工及保修期資料

　　1、監理文件：如監理規劃、監理實施細則、有關質量問題和質量事故的相關記錄、監理工作總結以及監理過程中各種控制和審批文件等。

　　2、施工資料：按建筑安裝工程歸類。

　　3、竣工圖：按建筑安裝工程歸類。

　　4、竣工驗收資料：如工程竣工總結、竣工驗收備案表、電子擋案等。

　　5、在竣工后保修期：監理單位按照《建筑工程文件歸檔整理規范》收集監理文件，并協助業主督促施工單位完善全部資料的收集、匯總和歸類整理。

　　(四)各類生產數據類信息的管理

　　此類信息主要指各類表格為主要體現形式的文件，包括對進度、投資、質量控制及合同管理等各種信息，是監理工程師在施工階段實施工程項目管理過程中產生的第一手資料，其內容直接反映了監理的控制力度與深度。我公司對各種表格的填寫與應用均有具體詳細的要求，每位監理人員必須執行。

　　(五)各類協調、溝通類信息資料管理

　　監理工程師作為現場的唯一管理者，面對參建各方以及生產中的各個環節，必須隨時、隨地地進行各種協調與溝通，以便及時解決各類問題、處理各種情況，保證項目按計劃順利實施。其結果必將產生大量的信息。而監理工程師在現場的常規并最有效的協調、溝通方式有監理例會、專題工地會議。

　　(六)規劃、細則、總結、報告類資料管理

　　1、監理規劃：指導性文件，應由時效性，編制后按公司要求審查、報建設單位。

　　2、監理實施細則：具體指導工作性文件，應實用，由專業工程師編制，總監審批。

　　3、監理月報：監理月報為項目監理部每月向業主呈交的一份當月工作總結報告，將本工程項目進展情況及項目管理情況向業主做全面匯報。

　　4、各項監理工作總結：監理工作總結分為工程竣工總結、專題總結、月報總結三類。

　　(七)資料的日常管理

　　1、管理的主要內容

　　建立信息分類編碼體系：監理文件檔案資料分類存放;監理文件檔案資料收、發文與登記;監理文件檔案資料傳閱;監理文件檔案借閱、更改與作廢。

　　2、主要管理方法

　　監理分類、編碼體系的建立與使用。信息的統一分類編碼對于項目管理意義重大。在整個項目實施過程中，會不斷產生大量信息，如果不對它們進行分類、編碼，就無法使用它們，無法使這些信息發揮作用，尤其是有多個主體單位參加建設，這些單位之間的`溝通就是信息傳遞的過程，統一的信息分類與編碼就相當于參建單位擁有共同的語言，這樣在信息處理工作量巨大的建設工程管理過程中，使參建各方都能將源自不同單位的信息直接存儲于本系統中，再在本系統中進行進一步的處理，達到迅速、有效的交換、處理、儲存、查詢各類信息的目的。

　　(八)文件歸檔

　　應按照國家及北京市有關規定或要求進行監理文件的歸檔、組卷、驗收、移交等;歸檔保存應嚴格按照保存原件為主、復印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。

　　更改、作廢：原則上應由信息部門指定的責任人進行，涉及審批責任的，還需經相關審批責任人簽子認可，更改后的新文件及時取代原文件，對于作廢的文件應考慮日后的可追溯需求。

　　二、監理資料的歸檔管理

　　1、監理資料歸檔的內容

　　監理合同、項目監理規劃及實施細則、監理月報及會議紀要、分部工程質量報驗簽認單、質量事故的處理資料、監理工作總結。

　　2、監理檔案組卷方法

　　以單位工程按歸檔的內容進行組卷;卷內文件應按專業和形成資料的時間排序并編寫卷內目錄;封面、移交目錄、審核備考表的格式見北京市資料管理規程附錄c;檔案的規格、圖紙的折疊與裝訂應按照北京市城建檔案館的統一規定。

　　三、監理檔案的驗收、移交、管理

　　由總監理工程師負責，于工程竣工驗收后三個月內將監理檔案送公司總工程師審閱，并與檔案管理人員辦理移交手續。存檔的監理資料需要借閱時，應辦理借閱和歸還手續。一般工程建設監理檔案保存期至少為工程保修期結束后一年，超過保修期的監理檔案，應經總監理工程師批準后銷毀，但應有記錄。

　　四、北京市建設檔案館有要求時，應按有關規定或要求執行。

　　施工單位和監理單位用表按《工程建設監理規程》dbj01-41-20xx、《建筑安裝工程資料管理規