檔案管理制度十篇

檔案管理制度 篇1

　　1目的

　　為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)/場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。

　　對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據(jù)，在必要時實現(xiàn)可追溯性。

　　2范圍

　　本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件的控制。

　　本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。

　　3職責(zé)

　　各過程管理部門職責(zé)：

　　負責(zé)確定所管理的過程的文件需求。

　　負責(zé)對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。

　　負責(zé)過程管理文件的組織編制。

　　負責(zé)嚴格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。

　　負責(zé)文件更改內(nèi)容等。

　　生產(chǎn)部職責(zé)：

　　負責(zé)管理手冊的編制。

　　負責(zé)體系的認證和日常維護管理工作。

　　各部門負責(zé)本部門各過程文件的編制、評審和批準。

　　各部門負責(zé)本部門記錄的建立與管理。

　　4程序內(nèi)容

　　確定文件種類

　　為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。

　　外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標準;上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法;相關(guān)方的期望和要求。

　　綜合管理體系文件

　　a.方針、目標和指標;

　　b.實現(xiàn)方針、目標和指標的策劃;

　　c.控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。

　　資料和記錄

　　相關(guān)的資料包括但不限于：

　　a.各類分析/評價/統(tǒng)計數(shù)據(jù);

　　b.特種設(shè)備及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察資料;c.建設(shè)項目可行性研究報告、HSE預(yù)評價報告、設(shè)計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見;

　　d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動記錄; e.專項風(fēng)險評價、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價報告;

　　f.化學(xué)危險品安全標簽、安全技術(shù)說明書、儲存、使用防護指南; g.危化品應(yīng)建立一欄三卡

　　h.設(shè)施的'設(shè)計、運行技術(shù)資料;

　　i.供應(yīng)商和承包商檔案;

　　j.作業(yè)許可證等;

　　k.其他資料。

　　提出文件的編制和修改需求

　　公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過程負責(zé)人提出申請。

　　過程負責(zé)人確定所管理的過程的文件需求。指定編寫人

　　如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。管理手冊由生產(chǎn)部負責(zé)編制;部門各過程管理類文件由過程負責(zé)人負責(zé)組織編制;

　　進行編寫

　　按照體系文件編寫的格式要求進行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容：

　　a.目的：明確編制本文件要達到的目的

　　b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍

　　c.定義：需要對使用人解釋的術(shù)語或詞匯

　　d.職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門e.程序/規(guī)定內(nèi)容：針對各項活動提出具體的要求、職責(zé)、時限f.相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件g.相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄

　　i.文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖文件的編號按如下要求：

　　記錄編號

　　文件層別號

　　文件類別

　　公司代號jP

　　其中：序號為阿拉伯數(shù)字，如：01，02，03等;

　　文件類別為：管理手冊用01標識，程序文件用02標識，公司級管理性制度用03標識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標識，如生產(chǎn)部用QG標識。

　　例子：

　　文件編號：jP-AQ-0201《法律法規(guī)標準規(guī)范管理程序》表格編號：編號jPL-AQ-0201/01，其中01表示對應(yīng)程序的第一張記錄。

　　所有文件必須有版本標識，如有文件更新，版本隨之更新。

　　評審和審批

　　文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交

　　相關(guān)部門主管審閱會簽，并由文件批準人應(yīng)對文件進行仔細審核后，如果同意在批準欄簽字;如果不同意將文件返回文件編寫人，待修改完畢后再批準。

　　文件審批權(quán)限。

　　a.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責(zé)、公司各部門的主要負責(zé)人職責(zé)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準。b.過程管理文件由過程負責(zé)部門主管審核，安全生產(chǎn)負責(zé)人批準。

　　c.技術(shù)類工藝操作規(guī)程、工藝指標等、產(chǎn)品標準由技質(zhì)部主管審批。d.各部門內(nèi)部適用的文件由本部門負責(zé)人批準。

　　發(fā)放控制

　　生產(chǎn)部發(fā)布綜合管理體系文件,建立外發(fā)文件清單，該清單內(nèi)容包括：文件名稱、編號、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應(yīng)保持最新狀態(tài)。。

　　各過程負責(zé)人將所編寫的文件經(jīng)授權(quán)批準人批準后，將書面文件及電子版文件一同送交生產(chǎn)部，生產(chǎn)部保存文件原件。

　　各部門需建立《文件控制清單》，在發(fā)布/修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。

　　使用控制

　　生產(chǎn)部組織負責(zé)更新管理體系有關(guān)文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài);每季度備份一次電子版文件。

　　管理體系相關(guān)的文件必須妥善保存;各部門負責(zé)保管本部門相關(guān)文件;不得在文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。

　　文件更新

　　文件更改時，由過程管理部門持原批準人批準的文件、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案后。同時更新《文件控制清單》，生產(chǎn)部保存批準的文件原件。同時各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應(yīng)立即回收并更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預(yù)期使用。

　　當文件在實施過程中因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標準等發(fā)生變化時，原文件編寫單位負責(zé)組織對文件進行評審。如果需要進行修改，由原文件編寫單位負責(zé)提出

　　文件更改申請后組織對文件進行編寫并按原文件的審批程序進行審批。

　　安全記錄管理

　　建立記錄清單

　　安環(huán)部制訂安全記錄臺帳，使用統(tǒng)一表格。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。安全記錄的使用

　　按規(guī)定的項目填寫，所有記錄應(yīng)及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫。收集

　　定期對安全記錄進行收集并整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。

　　儲存、保護

　　記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體，對于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應(yīng)留有備份。記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標識。

　　保存期限依據(jù)“安全記錄臺帳”中保存的期限規(guī)定。處置

　　記錄保存人按照“安全記錄臺帳”中規(guī)定的處置要求在保存期滿后進行處置，包括銷毀或歸檔。

　　5相關(guān)文件

　　無

　　6相關(guān)記錄

　　AQ-0202/01文件控制清單

　　AQ-0202/02文件發(fā)放、回收記錄AQ-0202/03文件更改通知單AQ-0202/04安全記錄臺帳AQ-0202/05評審記錄檔案管理制度范文二：

　　為加強公司檔案業(yè)務(wù)管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結(jié)合實際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：

　　1.檔案管理的范圍

　　本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

　　2.檔案的管理部門

　　公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負責(zé)公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專職檔案管理人員，負責(zé)檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復(fù)印件。

　　接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務(wù)。

　　3.檔案的分類

　　在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據(jù)公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：行政管理、人事管理、財會檔案、生產(chǎn)經(jīng)營管理、技術(shù)質(zhì)量安全管理、基建檔案、外來文件、聲像檔案、實物檔案、其他檔案。財會檔案是公司財務(wù)工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。

　　實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進行管理。

　　4.歸檔要求

　　歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。

　　歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。

　　存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進行科學(xué)分類、立卷和編目編號。

　　檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項必須填寫清楚，字跡工整、清晰，裝訂整齊。

　　檔案盒內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

　　文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

　　歸檔時間：部門或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

　　5.檔案的查閱和借閱

　　查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時歸還。

　　查閱檔案資料時一般不得對其進行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復(fù)制。

　　原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認可。借出檔案時應(yīng)注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點：

　　借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找;

　　按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，網(wǎng)，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱;

　　要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人;所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫;借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚;

　　檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責(zé)任;

　　調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　6.檔案的移交

　　檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。

　　7.檔案的保管

　　要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取補救措施。對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時予以復(fù)制;對于已破損的檔案資料應(yīng)及時予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。

　　檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。

　　8.檔案的銷毀

　　公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經(jīng)理批準后予以銷毀

　　管理制度

　　1.為規(guī)范機關(guān)及項目部文印管理，提高文印質(zhì)量，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際，制定本制度。

　　2.文印工作必須堅持“統(tǒng)一管理，分級負責(zé)”的原則，公司綜合事務(wù)部為本公司文印管理職能部門，主管公司處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負責(zé)本部室各自的處理工作。

　　3.公司必須由公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷毀。

　　4.公司行文程序規(guī)定如下：

　　根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容，由相關(guān)職能部門承辦擬稿，部門負責(zé)人核稿簽字，如多部門聯(lián)合行文，必須由聯(lián)合行文的部門會簽后送公司綜合事務(wù)部審稿。屬行政序列文件須經(jīng)行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一編排字號和登記后，并打印出來。相關(guān)職能部門原擬稿人校對后，再繕印、用印和封發(fā)，文件底稿加蓋公章后由檔案室存檔。

　　5.各類的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準使用元珠筆和鉛筆。經(jīng)修改后的底稿，如果稿面較亂，必須由擬稿人或承辦部門清稿后交付簽發(fā)和打印。

　　6.上行文的呈辦，下行文的執(zhí)行、檢查，均由擬文部門負責(zé)。

　　7.公司設(shè)立檔案室，統(tǒng)管各類文件。實行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負責(zé)并及時地對各類文件進行分類、標引、立卷、存檔。

　　8.凡公司和各項目部在各項工作中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均應(yīng)及時交檔案室統(tǒng)一歸檔。

　　9.嚴格履行文件閱辦手續(xù)。凡需借閱、傳閱文件，均須及時簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。

　　10.外單位人員需查閱本公司案卷，必須持介紹信。查閱一般性案卷，由綜合事務(wù)部部長審批;查閱重要和重要資料須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。

　　11.歸檔和資料的復(fù)印或復(fù)制，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并要在檔案管理人員的監(jiān)督下完成復(fù)印或復(fù)制工作。

　　12.嚴格保密制度，嚴守國家機密。凡屬機密文件，承辦部門或個人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級文件未經(jīng)上級批準，不允許復(fù)制。根據(jù)上級機關(guān)的要求和安排，人員應(yīng)按時上交標密文件。

　　13.有關(guān)的具體處理辦法，按《處理辦法》執(zhí)行。

　　文檔管理制度

　　1.目的

　　為加強公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：

　　檔案管理包括公司所有的文檔、技術(shù)、設(shè)備、財務(wù)和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。

　　本公司所有職工有保護義務(wù)。

　　2.行文條例

　　公司行文由發(fā)文部門擬辦后呈部門負責(zé)人核稿，一般情況下報總經(jīng)理簽發(fā)，最后送至綜合事務(wù)部打印發(fā)文。

　　公司收發(fā)各類文件，根據(jù)文件性質(zhì)，報總經(jīng)理批示辦理，并及時做好文件的登記、歸檔工作。

　　公司領(lǐng)導(dǎo)不在時由指定的負責(zé)人負責(zé)各類行政性文件的簽發(fā)、批示。

　　3.管理

　　工作人員在工作中形成的各種材料應(yīng)及時移交至本部門，集中管理，個人不得據(jù)為己有。

　　各部門的工程技術(shù)資料一般按年定期匯總移交至綜合事務(wù)部管理，綜合事務(wù)部根據(jù)文件資料性質(zhì)，定期匯總存檔。

　　公司舉辦重大活動應(yīng)通知檔案管理人員參加，收集活動中的材料，集中管理。

　　財務(wù)資料由財務(wù)人員按規(guī)定管理。

　　各種資料應(yīng)建立電子文檔，實行電子化檔案管理。

　　銷毀檔案必須經(jīng)過總經(jīng)理認可，才可以銷毀。禁止管理人員擅自銷毀。

　　禁止個人將公司檔案及復(fù)印件送他人或出賣。第4/5頁

　　公司對保密檔案，落實專人妥善保管。

　　綜合事務(wù)部應(yīng)嚴格按檔案性質(zhì)、類別、保存年限來處理檔案，意見先報公司總經(jīng)理。

　　4.責(zé)任

　　有下列行為者，將根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定和國家法規(guī)，給予責(zé)任行為人行政、經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴重的，給予解聘直至追究法律責(zé)任。擅自涂改檔案。

　　未按規(guī)定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。

　　未按規(guī)定向他人提供檔案。

　　損毀、丟失屬于公司所有的檔案。

　　檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。

檔案管理制度 篇2

　　(1)檔案、資料工作人員要嚴格遵守單位有關(guān)管理制度,確保檔案資料的絕對安全。

　　(2)要認真保管好檔案資料,末經(jīng)允許,不準將檔案、資料帶到公共場所、家中及游覽、參觀、探親訪友,不準將檔案資料外借出私人。

　　(3)凡借閱檔案、商業(yè)資本嚴格履行審批手續(xù),需要摘錄的要記錄在登記冊上。

　　(4)要做好防火、防潮、防光、防蟲、防鼠工作。

　　(5)節(jié)假日前,要由領(lǐng)導(dǎo)同管理人員對辦公室認真進行一次安全檢查之后進行查封。

　　(6)檔案、資料工作人員對工作要認真負責(zé)任,堅守崗位,如發(fā)生意外事件要立即報告并積極采取有效措施。

檔案管理制度 篇3

　　一、工程技術(shù)資料:

　　1、項目取得資料(批文等);

　　2、各類建筑許可證;

　　3、各類圖紙;

　　4、開竣工、綜合驗收等報告、通知、會議紀要;

　　5、物業(yè)接管驗收記錄;

　　6、其他合同、資料。

　　二、客戶資料:

　　1、前期服務(wù)協(xié)議;

　　2、交房清單;

　　3、業(yè)主(客戶)入住驗房表;

　　4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設(shè)]申請、人員出入登記、裝修違規(guī)記錄);

　　5、家庭情況登記;

　　6、租戶資料。

　　三、維修資料:

　　1、任務(wù)單;

　　2、報修、約修記錄。

　　四、安全維護管理資料:

　　1、值勤記錄;

　　2、交接班記錄;

　　3、物品出入登記;

　　4、外來人員出入登記

　　5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。

　　五、設(shè)施、設(shè)備管理資料(包括消防):

　　1、購銷合同;

　　2、安裝圖紙;

　　3、說明書;

　　4、養(yǎng)護計劃;

　　5、運行、維修、養(yǎng)護、巡查記錄。

　　六、綠化管理資料:

　　1、圖紙;

　　2、承包合同;

　　3、養(yǎng)護工作計劃

　　;4、檢查記錄。

　　七、環(huán)境衛(wèi)生管理資料:

　　1、工作計劃;

　　2、檢查記錄。

　　八、社區(qū)文化資料:

　　1、活動計劃;

　　2、活動通知;

　　3、活動圖片。

　　九、業(yè)主反饋資料:

　　回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。

　　十、行政文件資料:

　　1、規(guī)章制度;

　　2、總結(jié)、通知、通報、決定等相關(guān)文件資料。

　　十一、業(yè)主委員會資料:

　　1、籌備、成立等文件資料;

　　2、會議紀要、決議等。

　　十二、財務(wù)管理資料:

　　各種收費資料(包括綜合服務(wù)費、日常維修費、車輛管理費等報表、單)。

　　●資料整理、歸檔:

　　按照市、省、全國住宅轄區(qū)物業(yè)管理綜合考核的規(guī)定與物業(yè)管理檔案歸檔要求進行整理,然后歸檔立卷。

　　●檔案借閱:

　　文檔查閱須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準。

　　●檔案的銷毀:

　　根據(jù)文檔的保存期限,定期對過期和作廢的'文檔進行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對已過期的檔案,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核實報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以銷毀,同時建立銷毀的文檔清單備查。

檔案管理制度 篇4

　　一、集中統(tǒng)一管理本機關(guān)的全部檔案，做到專人、專室、專柜管理，任何人不得據(jù)為已有。

　　二、加強庫房管理，防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等方面的工作，配置必須的保護設(shè)備。

　　三、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，并作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取積極有效措施，保護檔案的安全。

　　四、認真做好檔案的收集登記工作，做到目錄與室藏檔案相符。

　　五、定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀，銷毀失去價值的檔案，由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機關(guān)負責(zé)人批準后，由二人在指定的地點監(jiān)銷，禁止擅自銷毀檔案。

　　六、檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后，方可離開崗位。

　　七、因保管不善，造成檔案毀壞和丟失的，按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，追究責(zé)任。

　　檔案工作人員崗位責(zé)任制

　　一、認真貫徹執(zhí)行上級有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī)，刻苦學(xué)習(xí)、不斷提高文化和業(yè)務(wù)水平、適應(yīng)工作的需要。

　　二、負責(zé)文件材料的立卷歸檔工作。

　　三、做好檔案資料的整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和系統(tǒng)化工作。

　　四、全面熟悉室藏，開發(fā)檔案信息資源，積極提供利用，做好咨詢工作，嚴格執(zhí)行保密和檔案的利用制度。

　　五、加強檔案室管理，做好溫濕度記錄，年終對室藏檔案資料進行全面地核對清理，確保檔案的完整與安全。

　　六、保持室內(nèi)整潔，遵守防火安全制度。

　　××局檔案保密制度

　　一、根據(jù)國家保密法和國家稅務(wù)總局、省地方稅務(wù)局關(guān)于稅收工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定，做好檔案的密級劃分和密級的變更工作。

　　二、嚴格檔案借閱審批手續(xù)，檔案查閱只限于閱文室，查閱者不得抄錄、復(fù)制和拍照，更不得擅自帶走和轉(zhuǎn)讓他人；如確因工作需要，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，采取相應(yīng)保密措施，使用后及時歸還。

　　三、檔案室房屬機要重地，無關(guān)人員不得擅自入內(nèi)。

　　四、對于造成泄漏檔案機密的單位和個人，依照《國家保密法》

　　有關(guān)規(guī)定視其情節(jié)輕重給予嚴肅處理。

　　××局檔案利用制度

　　一、凡需利用檔案資料者，必須填好借閱單，說明利用的目的等項。

　　二、利用檔案資料必須履行登記手續(xù)，在指定的地點查閱。檔案原則不借出。但確因工作需要借出的，必須經(jīng)辦公室主任批準。借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或個人使用，按期歸還。

　　三、重要的資料一律不借出，只限于查閱室查閱。

　　四、查閱檔案時，不得損污、涂改檔案，不得在文件材料上圍點、打杠、增刪、批注、抽換、剪裁、撕毀。

　　五、如因工作需要復(fù)制和抄錄檔案資料，要經(jīng)辦公室主任批準，由檔案室核對無誤后，力口蓋公章，方可帶走。

　　六、局黨委會、局務(wù)會記錄、人事工作材料及案件討論記錄，除有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)外，一律不準查閱，更不得摘抄或復(fù)制。

　　七、對歸還的案卷，必須全面進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時認真處理。

　　八、借查檔案人員必須嚴格遵守上述制度，違者按《檔案法》有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

檔案管理制度 篇5

　　一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責(zé)。

　　四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

　　3、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責(zé)及時歸檔。

　　4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1、公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

　　七、檔案的借閱

　　1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

　　2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

　　3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

　　4、檔案借閱者必須做到：

　　①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　　②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　八、檔案的銷毀

　　1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

　　3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

　　4、經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

　　第6篇：公司員工檔案管理制度

　　1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。

　　2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業(yè)調(diào)檔要求，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經(jīng)批準不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動合同。

　　3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責(zé)辦理。

　　4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：

　　（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。

　　（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。

　　（3）員工存檔卡由人資行政部負責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。

　　（4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。

　　（5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。

　　5、員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案：

　　員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書等相關(guān)證件的復(fù)印件，員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對員工評價、考核等。

　　（1）人資行政部負責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。

　　（2）員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責(zé)人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓(xùn)、業(yè)績檔由人事文員管理。

　　（3）部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案。

　　（4）員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。

　　（5）員工離職后，員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。

檔案管理制度 篇6

　　一、用心宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。

　　二、遵守各項檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。

　　三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管狀況，改善檔案保護技術(shù)，嚴守國家機密。

　　四、用心開展咨詢服務(wù)；熱情接待檔案利用者，迅速、準確帶給所需檔案和資料。

　　五、深入基層，開展對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。

　　檔案鑒定制度

　　一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下，由校辦、檔案室及有關(guān)部門負責(zé)人與負責(zé)該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個人初鑒、群眾審查，具體工作由檔案室組織。

　　二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點鑒定其價值，準確把握歸檔范圍和保管權(quán)限，有異議時由鑒定組裁定。

　　三、檔案到達開放期，由鑒定組作出是否向社會開放的決定。

　　四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。

　　五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可存、毀。

　　六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時光、參加鑒定人員)；銷毀時由3人執(zhí)行；事后在清冊上注明銷毀日期并簽字；清冊歸檔。

檔案管理制度 篇7

　　為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。

　　一、檔案的分類：

　　1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。

　　2、專業(yè)技術(shù)文件：專業(yè)技術(shù)圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。

　　3、機密文件：上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計劃、統(tǒng)計文件、財務(wù)憑證、財務(wù)報表、審計文件、經(jīng)營情況、勞動工資和人事檔案等。

　　4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

　　5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。

　　6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負責(zé)管理。

　　二、存檔：

　　1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。

　　2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。

　　（1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復(fù)印一份存檔。

　　（2）凡涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應(yīng)長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。

　　（3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補辦。

　　（4）文件的電腦存檔。

　　（5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。

　　（6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。

　　三、借閱：

　　1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準。

　　2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關(guān)的檔案資料或機密資料，須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經(jīng)理批準。

　　3、借閱時，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù)，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。

　　4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復(fù)印。如確需復(fù)制，一般資料，須經(jīng)部門主管批準；機密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準。

　　5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責(zé)任人承擔(dān)，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。

　　四、專業(yè)技術(shù)資料的管理

　　1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外，公司指定技術(shù)部門專人管理。

　　2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門的技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時必須辦理登記手續(xù)，實行“誰領(lǐng)用誰保管誰負責(zé)”的管理原則。管理人員每月負責(zé)將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。

　　3、長期領(lǐng)用的文件資料，責(zé)任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術(shù)部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。

　　五、文檔的銷毀

　　1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無權(quán)私自銷毀公司任何檔案資料。

　　2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應(yīng)先報請公司經(jīng)理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應(yīng)焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。

　　3、經(jīng)批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負責(zé)辦理。銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長期保存。

　　六、檔案立卷

　　每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號、文件號、責(zé)任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。

　　七、附則

　　1、員工離職時，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責(zé)任人。

　　2、檔案資料轉(zhuǎn)移時，必須報請主管副經(jīng)理以上批準，并辦理交接手續(xù)。

　　3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴重者，加重處罰。

　　4、隨時接受總公司檔案管理負責(zé)人員對我公司檔案管理工作的檢查。

檔案管理制度 篇8

　　一條社團聯(lián)合會檔案是社團聯(lián)合會歷史延革、工作開展情況的真實記錄，是社團聯(lián)合會決策、開展工作的重要參考。

　　二條社團聯(lián)合會檔案由相應(yīng)部門管理，實施檔案登記管理制度，定期進行整理、歸檔和編目。

　　三條對于上級文件、外校來函及相關(guān)圖文資料等有保存價值的材料均作為檔案保存。

　　四條社團聯(lián)各部的部門工作計劃、工作總結(jié)、活動情況及時以書面形式上交辦公室，并由辦公室（社團資料檔案由秘書處管理，下同）整理后存檔。辦公室作好每一次會議記錄，整理后存檔作為社團聯(lián)合會會議記錄。

　　五條加強與各社團及其管理機構(gòu)的聯(lián)系，并對他們的工作計劃、活動開展情況、任務(wù)執(zhí)行情況等建立專門檔案。

　　六條加強對各社團的檔案管理，各社團的工作計劃、工作總結(jié)、活動開展情況，以書面或表格形式及時上交各分管常任理事，并由各類別社團工作委員會整理后交秘書處檔案人員存檔。

　　七條社團聯(lián)合會各部人事、各社團人事及社團負責(zé)人推薦表，社團負責(zé)人任命表，社團負責(zé)人檔案表，社團干部考查表，社團干部考查考核表，社團干事考核表，社團理事會登記表，社團會員登記表等一并整理，單獨存檔作為社團聯(lián)合會系統(tǒng)人事檔案檔。

　　八條社團聯(lián)合會各部、各社團每月必須及時上交每月帳目開支表，由經(jīng)費審查部核實并存檔作為社團聯(lián)合會系統(tǒng)財務(wù)檔案。

　　九條各部門須認真整理并妥善保管檔案，借用相關(guān)檔案的須經(jīng)得相應(yīng)部門同意，辦理手續(xù)后方可借用。

　　十條其它各部、社團及個人必須妥善保管并及時歸還所借檔案資料，檔案借閱期不得超過一周。

　　十一條主席團有權(quán)對檔案管理工作不定期進行檢查。

　　十二條本制度解釋權(quán)歸淮北師范大學(xué)信息學(xué)院學(xué)生社團聯(lián)合會，自通過之日起生效。

檔案管理制度 篇9

　　一、收集歸檔范圍

　　本機關(guān)在各項工作中構(gòu)成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時光和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。

　　(一)本級文件

　　1、各種代表會議、工作會議、專業(yè)會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。

　　2、工作計劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報、簡報、通報、通知。

　　3、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查、檢查、考察等報告。

　　4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復(fù)、通知。

　　5、各項決定、決議、規(guī)定、標準、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。

　　6、各級領(lǐng)導(dǎo)的報告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。

　　7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝狀況底圖、藍圖及文字材料。

　　8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。

　　9、反映本機關(guān)、本地區(qū)重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。 10、電報、重要電話記錄、機關(guān)工作日記。

　　11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本狀況綜合。

　　12、本機關(guān)制發(fā)的獎狀、獎證、獎?wù)隆ⅹ勂臁ⅹ勂贰?/p>

　　13、有關(guān)房產(chǎn)、財產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。

　　14、已故人員資料。

　　15、重要的人民來信及處理材料。

　　16、本機關(guān)修改、出版的書刊、資料樣板。

　　17、本機關(guān)(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統(tǒng)計、報表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。

　　(二)上級文件材料

　　1、上級(包括各部門及派駐本機關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗材料。

　　2、各級領(lǐng)導(dǎo)同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關(guān)、本地區(qū)時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。

　　3、上級發(fā)給本機關(guān)的獎狀、獎冊、獎?wù)隆ⅹ勂臁ⅹ勂贰?/p>

　　4、上級報刊刊載有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)狀況的文章。

　　(三)同級文件材料

　　1、有關(guān)單位與本機關(guān)聯(lián)合召開會議，共同進行工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。

　　2、有關(guān)單位與本機關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。

　　3、有關(guān)單位與本機關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書。

　　4、有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的'方針、政策性文件。 (四)下級文件材料

　　1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。

　　2、重要的調(diào)查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗、重要的請示、法規(guī)性的備案文件。

　　3、重要的名冊、登記表。

　　4、大事記、基本狀況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。

　　二、歸檔份數(shù)

　　文書檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。

　　三、歸檔時光和方法

　　(一)凡經(jīng)過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。

　　(二)凡各部門發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。

　　(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結(jié)束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關(guān)人員，將進行該項工作構(gòu)成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。

　　(四)外出開會、考察、學(xué)習(xí)、參觀構(gòu)成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項活動結(jié)束時交由文書檔案員歸檔。

　　(五)年度工作總結(jié)、各種年報、黨員、干部名冊，應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。

　　(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。四、歸檔要求

　　(一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。

　　(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文一齊歸檔。

　　(三)歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應(yīng)加上標題，資料、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。

　　(四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復(fù)制件。

　　(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。

　　(六)凡是歸檔的文件材料務(wù)必經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一齊，按文件的先后構(gòu)成排列好。

檔案管理制度 篇10

　　（一）學(xué)生檔案內(nèi)容

　　學(xué)生畢業(yè)離校前，檔案內(nèi)容除了原有高中部分檔案外還必須包括：

　　1、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表。此表必須由學(xué)生本人填寫，字跡要清楚，用藍黑墨水鋼筆或碳素墨水筆填寫各項內(nèi)容；“畢業(yè)生鑒定”是畢業(yè)生在校期間德、智、體綜合素質(zhì)的評價，請輔導(dǎo)員認真填寫，報學(xué)生管理部門審核加蓋公章。

　　2、學(xué)士學(xué)位審批表。學(xué)生修完規(guī)定學(xué)分，經(jīng)校學(xué)位評審委員會批準，獲得專業(yè)學(xué)士學(xué)位。

　　3、全國普通高等學(xué)校本專科畢業(yè)生《就業(yè)通知書》。除升本、升研、出國深造的畢業(yè)生外，其他畢業(yè)生《就業(yè)通知書》一律歸入本人檔案，作為身份變化的依據(jù)。

　　4、學(xué)生卡片。由校學(xué)籍管理部門審核批準的本科或?qū)？茖W(xué)籍證明。

　　5、成績單。由教務(wù)部門核準的學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績單，加蓋教務(wù)處公章。

　　6、組織關(guān)系。正式黨員的入黨申請書、黨校學(xué)員材料、積極分子材料等歸入檔案；預(yù)備黨員的黨組織關(guān)系材料單獨封存，單獨轉(zhuǎn)寄，待轉(zhuǎn)正后歸入檔案統(tǒng)一管理。團員關(guān)系須將入團申請表歸入檔案。

　　7、獎勵材料。在校期間獲得各種競賽獎勵、獎學(xué)金、助學(xué)金等材料。

　　8、處分材料。在校期間因違紀行為而受到的處分。

　　（二）學(xué)生檔案管理

　　1、新生入學(xué)一個月內(nèi)，其檔案由新生錄取部門直接移交至輔導(dǎo)員；個別地區(qū)有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導(dǎo)員，期間不允許學(xué)生本人接觸到檔案的內(nèi)容，封口必須完整無損。

　　2、大學(xué)期間，在校學(xué)生檔案由輔導(dǎo)員直接管理，并負責(zé)將大學(xué)期間的各種獎懲材料收集整理，歸入檔案。校內(nèi)學(xué)籍變動時，學(xué)生檔案直接在輔導(dǎo)員之間進行轉(zhuǎn)交。

　　3、學(xué)生畢業(yè)離校，畢業(yè)生檔案由輔導(dǎo)員負責(zé)按學(xué)生檔案內(nèi)容的要求進行組檔，檢查完整無誤后統(tǒng)一移交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心。由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)去向以機要方式轉(zhuǎn)出，或者根據(jù)畢業(yè)生申請實施檔案代管。原則上，畢業(yè)生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業(yè)生個人長期保存檔案。

　　4、中途轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動的學(xué)生檔案，由輔導(dǎo)員轉(zhuǎn)至大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心進行備案，再以機要形式轉(zhuǎn)出。退學(xué)的學(xué)生檔案直接轉(zhuǎn)至生源地檔案主管部門。

　　5、學(xué)生因升學(xué)、公務(wù)員考錄等需提前調(diào)閱檔案的，學(xué)生可持調(diào)檔函通知輔導(dǎo)員進行調(diào)閱。如檔案需要提前轉(zhuǎn)出調(diào)閱，需由輔導(dǎo)員將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心備案后，以機要方式轉(zhuǎn)出。輔導(dǎo)員不得直接將學(xué)生檔案交給學(xué)生個人寄發(fā)或攜帶。大學(xué)畢業(yè)時的檔案材料可由輔導(dǎo)員重新建檔，形成原始檔案的`補充檔案。畢業(yè)離校時，補充檔案由輔導(dǎo)員移交至大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心，以機要方式轉(zhuǎn)至錄取學(xué)校或單位檔案管理部門，再與原始檔案合并存檔。

　　6、畢業(yè)生離校前已簽約就業(yè)的，輔導(dǎo)員統(tǒng)一移交檔案，由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負責(zé)按期轉(zhuǎn)至用人單位人事檔案管理部門。為保證轉(zhuǎn)寄按時到達，畢業(yè)生本人要負責(zé)填寫檔案轉(zhuǎn)寄的地址和接收單位，輔導(dǎo)員和就業(yè)部門負責(zé)核查。

　　7、畢業(yè)生離校前未簽約就業(yè)的，即可自愿申請檔案轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門，也可向?qū)W校就業(yè)部門申請檔案留校代管。學(xué)校檔案代管時限最多2年，期滿以機要方式轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門。

　　8、學(xué)生檔案是學(xué)生成長軌跡的真實記載，其管理和轉(zhuǎn)接是非常嚴肅的事情。檔案外轉(zhuǎn)必須由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心登記備案，規(guī)范密封，并以機要方式轉(zhuǎn)出，其它部門或個人不得擅自處置。

　　9、畢業(yè)生暫留學(xué)校檔案，在離校后2年內(nèi)，大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心提供檔案調(diào)檔和狀態(tài)查詢業(yè)務(wù)。如遇不確定因素出現(xiàn)檔案丟失，經(jīng)核實可予以補辦，補辦內(nèi)容僅限大學(xué)期間檔案。

　　10、未盡事宜由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負責(zé)解釋。