海南省流動人員人事檔案管理服務實施細則（暫行）

　　海南省人社廳發布了《海南省流動人員人事檔案管理服務實施細則(暫行)》，明確了流動人員人事檔案范圍及檔案的接收、查閱和調出的具體要求和操作，下面是細則的詳細內容。

海南省流動人員人事檔案管理服務實施細則(暫行)

　　為進一步加強全省流動人員人事檔案管理服務工作, 統一服務標準，根據中組部、人力資源社會保障部等5部門《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務的通知》(人社部發〔20xx〕90號)、《關于加強和改進人力資源社會保障領域公共服務的意見》(人社部發〔20xx〕44號)和《關于簡化優化流動人員人事檔案管理服務的通知》(人社廳發〔20xx〕75號)等文件精神,制定本實施細則。

　　一、流動人員人事檔案范圍

　　具體包括:非公有制企業和社會組織聘用人員的檔案;辭職辭退、取消錄(聘)用或被開除的機關事業單位工作人員檔案;與企事業單位解除或終止勞動(聘用)關系人員的檔案;未就業的高校畢業生及中專畢業生的檔案;自費出國留學及其他因私出國(境)人員的檔案;外國企業常駐代表機構的中方雇員檔案;自由職業或靈活就業人員的檔案;其他實行社會管理人員的檔案。

　　二、流動人員人事檔案管理服務機構

　　(一)流動人員人事檔案管理實行集中統一、歸口管理的管理體制，主管部門為政府人力資源社會保障部門，接受同級黨委組織部門的監督和指導。流動人員人事檔案具體由縣級以上(含縣級)公共就業和人才服務機構以及經縣級以上(含縣級)人力資源社會保障部門授權的單位管理。

　　(二)其他單位未經授權不得管理流動人員人事檔案，嚴禁個人保管本人或他人檔案。

　　三、檔案接收

　　(一)接收原則

　　流動人員申請戶籍所在地存檔的，由其戶籍所在地的公共就業和人才服務機構(以下簡稱公共人才機構)負責;申請工作所在地存檔的，由用人單位注冊地的同級公共人才機構負責。

　　1.機關和事業單位非在編人員、非公有制企業和社會組織聘用人員、以及外國企業常駐代表機構中方雇員的檔案，由其現工作單位所在地或戶籍所在地公共人才機構接收管理。

　　2.辭職辭退、取消錄(聘)用或被開除的機關事業單位工作人員，以及與企事業單位解除或終止勞動(聘用)關系人員,重新就業的應當在就業單位報到后，按照干部人事檔案轉遞的有關規定，將檔案轉至有關的組織人事部門保管;未就業或者重新就業單位不具備保管條件的，由原工作所在地或戶籍所在地公共人才機構接收管理。

　　3.未就業的大中專畢業生，自費出國留學及其他因私出國(境)人員，自由職業或靈活就業人員，以及其他實行社會管理人員的檔案，由其戶籍所在地公共人才機構接收管理。

　　各級公共人才機構不得拒絕符合申請條件的流動人員申請檔案接收。

　　(二)接收步驟

　　1.申請

　　流動人員以戶籍地為由申請的，須提供本人有效身份證件和戶口本;以工作所在地為由申請的，須提供原工作單位辭職、辭退或解除(終止)勞動合同等證明或新工作單位勞動合同、社保繳費清單。委托他人或單位申請的，須提供符合規范的委托書、介紹信和經辦人有效身份證件。

　　2.核實

　　公共人才機構在接到申請后，核實相關申請材料及存檔單位資質。對不符合接收條件的，應及時告知申請人或委托人，并說明原因。

　　3.調檔

　　對已確認存檔單位具有人事檔案管理權限的，開具《流動人員人事檔案調檔函》(見附件1);對未確認存檔單位具有人事檔案管理權限的，應確認其權限后再發函調檔，或將該檔案轉至當地公共人才機構再行調檔。

　　4.收檔

　　(1)流動人員存檔單位須通過機要或派專人轉遞檔案，不得交由本人自帶。

　　(2)查驗存檔單位開具的《流動人員人事檔案轉遞通知單》(見附件2)，登記檔案轉出單位、時間和轉檔緣由。

　　5.檔案審核

　　(1)檔案管理人員須核對檔案目錄、檔案內容和《流動人員人事檔案轉遞通知單》等材料，確保檔案材料真實可靠、完整齊全。

　　(2)發現檔案中有虛假材料的，查明情況，按有關規定嚴肅處理。

　　(3)檔案中缺少部分關鍵材料，但不會導致一人多檔的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，填寫《流動人員人事檔案缺少材料登記表》(附件3)后予以接收。關鍵材料一般是指用于核定存檔人的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷等重要信息的材料。

　　(4)檔案材料嚴重不全，可能導致一人多檔且無法補全的，應退回原存檔單位，同時告知申請人。

　　6.接收登記

　　(1)對通過審核的檔案，填寫《流動人員人事檔案托管合同》(見附件4)，辦理檔案托管。檔案管理部門應填寫檔案回執，蓋章后寄回原存檔單位。部分材料尚未補全的，應在回執中注明，檔案審核材料應及時歸入檔案并做好審核信息登記。

　　(2)對接收的檔案，必須建立接收人事檔案登記臺帳，及時準確登記檔案人的姓名、性別、出生時間、身份證號碼、檔案轉入時間、轉檔單位等信息。

　　(3)對登記后的檔案應及時交檔案管理人員入庫管理，檔案管理人員應在接收登記臺帳簽字確認，登記臺帳永久保存，以便核查。

　　四、檔案材料收集、整理和存放

　　(一)檔案材料的收集應按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》(中組發〔20xx〕12號)和《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》(組通字〔20xx〕28號)的要求執行。

　　(二)公共人才機構要對檔案材料認真整理，做到分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。

　　1.材料分類。按照《干部檔案整理工作細則》(組通字〔1991〕11號)第四章要求進行分類。

　　2.材料排序。應根據檔案材料形成時間先后和內容的主次關系進行排序。

　　3.材料編目。按照材料類別排列順序及檔案材料目錄格式，編寫詳細的檔案材料目錄。

　　4.復制與加工。材料載體變質、字跡退色不清或破損時，應采用修復、打印、抄寫、復印、裱糊等方法進行搶救。復制材料應核對無誤，并注明復制單位和日期。

　　5.材料裝訂。裝訂前應將材料上的大頭針、訂書釘等金屬物拆除，再理齊全卷材料，在材料左側豎直打上裝訂孔，裝訂成卷。

　　6.材料調整。檔案管理服務機構不再辦理轉正定級、檔案工資記載、調整相關手續。

　　(三)檔案的存放

　　1.設施要求。建立堅固的專用檔案庫房，配備鐵質檔案柜，配置必要的辦公和安全防護設備。檔案庫房、查閱室和檔案人員辦公室應三室分開，不得在庫房內閱檔或辦公。

　　2.人員要求。具體從事人事檔案管理人員必須政治上可靠、作風正派、責任心強，具備檔案管理專業知識，熟悉人事人才政策法規，并定期進行知識更新和專業培訓。嚴格遵守黨和國家的保密制度，不準私自攜帶人事檔案材料離開檔案庫房，個人不得私自保存他人檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，視情節輕重，予以嚴肅處理，直至追究法律責任。

　　3.防護要求。根據《干部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號)第六章要求執行。

　　五、檔案查閱和出具證明

　　(一)查閱

　　1.查閱范圍

　　(1)國家機關、事業單位招考錄用審查需要查閱的檔案。

　　(2)公安、檢察、法院、紀律檢查、監察、國家安全等國家機關因偵查、審理等需要查閱有關人員的檔案。

　　(3)經存檔人同意后，具有人事檔案管理權限的用人單位因工作需要查閱的檔案。

　　(4)無人事檔案管理權限的單位不得查閱檔案，可由存檔人向公共人才機構申請復印檔案中不涉及保密部分的相關材料，了解本人基本情況。

　　2.查閱要求

　　(1)查閱流動人員人事檔案應填寫《查閱流動人員人事檔案審核表》(見附件5)，經檔案管理部門審核同意后查閱檔案。查閱單位應申明查閱理由，檔案管理部門根據《干部檔案工作條例》等有關規定和需要確定所需提供的檔案材料。

　　(2)查閱單位應派專人(兩名以上、中共黨員)持單位介紹信及有效身份證件查閱。任何人不得查閱本人及其親屬的人事檔案。

　　(3)查閱者不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，對檔案內容應嚴格保密，保障個人隱私不受侵犯。不準從中抽走檔案材料，不準交無關人員和存檔人員本人翻閱，不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違反者追究法律責任。

　　(4)需要摘錄檔案內容的，應征得檔案管理部門同意。對摘錄部分，由檔案管理人員與原件核對無誤后，寫明出處及日期，并加蓋公章。

　　(5)不得擅自復制、拍攝檔案內容。確因工作需要從檔案中取證的，應說明理由，登記在《查閱流動人員人事檔案審批表》中，經檔案管理部門審核同意后，方可復制。復制的材料由檔案管理部門注明出處和日期，并加蓋公章。

　　(二)出具證明

　　1.出具證明范圍

　　流動人員存檔證明(如《流動人員人事檔案托管證明》見附件6)、現實表現及其他各類與人事檔案相關的證明。

　　2.出具證明的要求

　　(1)公共人才機構應確保出具證明的內容與檔案實際記載相關內容一致。對檔案中無記載的證明，應在相關材料補齊歸檔后出具;對超出檔案管理服務范圍的證明不予出具。

　　(2)檔案管理人員應認真核實出具事由、本人有效身份證件，委托他人或單位申請的須提供符合規范的委托書、介紹信和經辦人有效身份證件。

　　六、檔案調出

　　(一)申請

　　流動人員檔案調出時，原以戶籍地為由存檔的，須提供調檔函、本人有效身份證件;原以工作所在地為由存檔的，須提供調檔函、本人有效身份證件和辭職、辭退或解除(終止)勞動合同等證明(或原單位同意調出函)。委托他人或單位申請的，須提供符合規范的委托書、介紹信和經辦人有效身份證件。

　　(二)核實

　　公共人才機構在接到申請后，核實相關申請材料及發函單位資質。發函單位有人事檔案管理權限的，可以調出;發函單位無人事檔案管理權限或無法確認的，不予調出檔案，并及時告知申請人或委托人。

　　(三)調出

　　辦理檔案調出時，檔案管理人員須仔細核對檔案目錄與內容是否一致，確保一次性轉出全部材料。隨附《流動人員人事檔案轉遞通知單》，同檔案一并轉出。檔案轉出后，應及時關注檔案轉遞情況，登記《人事檔案材料轉遞通知單回執》和機要單情況，更新信息管理系統，并定期核查。流動人員人事檔案調出應通過機要寄達，如調出和調入單位在同一地區，可協商派人事專員送取。轉遞檔案時不再開具行政(工資)介紹信。

　　七、其他

　　(一)嚴格落實取消收費規定。檔案管理服務機構要不折不扣地貫徹落實取消收取人事關系及檔案保管費、查閱費、證明費、檔案轉遞費的決定。

　　(二)本實施細則自20xx年5月9日起施行。

　　附件1流動人員人事檔案調檔函.docx

　　附件2流動人員人事檔案轉遞通知單存根.docx

　　附件3流動人員人事檔案缺少材料登記表.docx

　　附件4流動人員人事檔案托管合同.docx

　　附件5查閱流動人員人事檔案審核表.docx

　　附件6流動人員人事檔案托管證明.docx