社團文化節閉幕式晚會策劃書

　　一、活動地點：

　　二、活動時間：

　　三、晚會前流程安排

　　1、向各社團發布關于舉辦社團文化節晚會的通知(3月21日)(統籌組負責)

　　2、節目的上報與收集(3月21日——25日)(節目組負責)

　　3、節目的篩選(3月26日、27日)(節目組負責)

　　4、主持人的選定(3月26日、27日)(節目組負責)

　　5、節目的編排(4月7日、8日)(節目組負責)

　　6、第一次排練(4月9日)(節目組負責)

　　7、第二次排練(4月10日)(節目組負責)

　　8、服裝道具的準備(4月9日、10日)(后勤組負責)

　　9、領導的邀請(4月9日、10日)(禮儀組負責)

　　10、晚會的宣傳(4月11日——15日)(宣傳組負責)

　　11、第一次彩排(4月16日下午3點)(節目組負責)

　　12、第二次彩排(4月17日上午10點)(節目組負責)

　　四、人員分工

　　1. 第一項目組：統籌組

　　顧問：待定

　　指導老師：團委孫老師

　　統籌組：華北水利水電學院大學生社團聯合會主席團;

　　2.第二項目組：節目組

　　組長：待定

　　組員：社聯辦公室干事及藝術團部分成員

　　篩選評委：團委老師及大學生社團聯合會主席團

　　任務：

　　(1)完成節目收集、篩選及后期的排練、彩排工作;

　　(2)主持人的選擇、形象設計及臺詞審核;

　　(3)負責節目的編排及晚會全流程的銜接;

　　(4)準備好晚會所需的一切服裝道具;

　　(5)根據節目要求提出舞臺條件，并交與舞臺組。

　　3.第三項目組：宣傳組

　　組長：待定

　　組員：社聯宣傳部及綜合信息部

　　任務：

　　(1)利用海報(包括手繪和噴繪海報)、橫幅、網絡、廣播、傳單等方式開展宣傳;

　　(2)現場攝影及CD攝像;晚會結束后的VCD制作及上傳等。

　　4. 第四項目組：外聯組

　　組長：待定

　　組員：社聯外聯部

　　任務：

　　(1)負責完成承諾給予贊助商的服務工作;

　　(2)聯系晚會前熱場商家、校內商家及食堂等;

　　(3)負責晚會費用的處理 。

　　5. 第五項目組：禮儀組

　　組長：待定

　　組員：社聯辦公室

　　任務：

　　(1)確定晚會邀請的嘉賓并且及時送出請柬;

　　(2)組建一禮儀組培訓后確定禮儀人員名單(人數待定)，主要負責接待參加晚會的院領導及商家(贊助商)出席代表;

　　(3)晚會當日準備好會場服務物品，如水杯、茶葉等，并接待好領導及商家(贊助商);(注：所需物品提前向后勤組聯系，另其有足夠時間準備) ;

　　(4)聯系媒體報道、記者、及攝影人員;(此項任務待定)。

　　6. 第六項目組：舞臺組

　　組長：待定

　　組員：社聯監察部

　　任務：

　　(1)監督并確保舞臺的搭建及時及質量;

　　(2)晚會期間舞臺燈光設備、音箱設備的安裝,化妝室、換衣間的選制。

　　7. 第七項目組：后勤組

　　組長：待定

　　組員：社聯人力資源部

　　任務：

　　(1) 舞臺組搭建舞臺需要的材料;

　　(2) 晚會所必須的設備，如音箱、彩燈等 ;

　　(3)物品購買及工作證制作等;

　　(4)禮儀組所需的且是必須的一切物品，不能辦到的提前通知禮儀組，便于其改變接待嘉賓等方式;。

　　8、第八項目組：機動組

　　組長：待定

　　組員：社聯組織策劃部

　　任務：

　　(1)晚會期間，負責會場紀律維持、督促后勤組的會場后勤保障以及處理緊急情況;

　　(2)協助比較忙的項目組的工作。

　　注：

　　1、各工作組在尚未開展自己的工作或完成自己的工作時，請自覺參加其他工作組的工作以加 快整體工作進程;

　　2、晚會結束后，工作人員按照會前安排的相應工作進行收場工作。

　　3、晚會結束后立即開展清理會場工作，各負責人完成自己的工作即可離開會場;

　　4、如不能馬上歸還的物品，先運回社聯辦公室或相關責任人宿舍，并在之后的一天內 由原定負責人送達。

　　五、活動各階段任務及工作安排：

　　1、晚會策劃

　　本階段主要完成晚會的整個策劃的確定;

　　策劃的完成：規劃整個晚會的各時期的準備工作(社團聯合會組織策劃部負責)。

　　2、晚會節目及早期準備

　　本階段主要完成晚會的節目收集及確定、主持人的確定及早期宣傳。

　　(1)節目收集：選出質量高、受觀眾喜愛的節目參加晚會的籌備，從社團上報的節目中篩選出舞蹈、歌曲、話劇等節目參加晚會的節目籌備，(節目組負責)。

　　(2)前期宣傳：展板和海報的設計，橫幅的懸掛(宣傳組負責);

　　3、晚會協調及進展期

　　本階段主要完成節目篩選及排練、中期宣傳、禮儀小姐確定、舞臺燈光音響話筒及DV設備的確定、物品購買。

　　(1)節目篩選及排練：

　　確定入選節目、節目名單、每個節目的負責人名單及聯系方式、主持人的名單，音樂的確定及存盤工作，并進行排練(節目組負責，統籌組監督);

　　(2)中期宣傳：

　　該階段展開海報、展板宣傳、傳單宣傳(宣傳組負責)、網上和校刊宣傳(記者團)、廣播宣傳( 廣播站) 及現場宣傳 (不得影響學生的正常學習與生活) 等;

　　(3)舞臺確定：

　　提前聯系文體中心的管理人，確定晚會時間、地點不沖突;注意結合節目舞臺要求，聯系好場地的音響、燈光、話筒及DV設備(舞臺組負責);

　　(4)物品購買及禮儀小姐確定：

　　物品需要情況征求各組，由各組組長統計，統一由后勤組負責購買(后勤組負責)。

　　4、晚會倒計時期

　　本階段主要完成晚會全過程確定(包括節目單確定)、第一次彩排、第二次彩排、末期宣傳、領導邀請、場地租借及布置、晚會進行。

　　(1)晚會全過程確定及彩排：

　　①節目單確定交由辦公室主任，由統籌組裁定，加緊排練節目，完成第一次彩排，各節目負責人通知演員趕到華北水利水電學院龍子湖校區第一報告廳開始第一次節目彩排，邀請辦公室主任和藝術團團長審核;排練時所需服裝、道具準備舞臺組負責。節目組負責當天的彩排，及時反映出存在的問題，包括服裝、道具、音樂、舞蹈等(及時報與機動組)。

　　②第二次彩排為正式彩排按晚會流程進行，邀請主席團審核，中午為不帶妝彩排，下午為帶妝彩排，節目組負責當天的彩排，及時反映出存在的問題，包括服裝、道具、音樂等。節目帶妝彩排時由(待定)負責統計每個節目對燈光的要求，與燈光師取得聯系。

　　(2)末期宣傳：

　　初、中期宣傳的內容外，宣傳單(節目單)設計;(3)會前安排：

　　領導、老師邀請、晚會開始一周前發送請柬(統籌組負責);

　　(4)費用收集：

　　務必收正規發票，最遲于晚會開始前收齊(財務部負責)。

　　(5)現場布景

　　①晚會舞臺背景的布置、舞臺的布置;

　　②DV設備的布置(確保晚會現場的整個過程不漏拍，拍攝角度多樣);

　　③嘉賓席布置：桌椅擺設、純凈水的擺設;

　　④觀眾席的布置：入場口設置、入場接待人員的確定;

　　5音響、燈光、樂器的搬運和擺設。

　　六、晚會當天具體安排：

　　1.統計發送請柬情況，嘉賓到場情況并在正式開始前告知主持人 (統籌組負責);

　　2.六個禮儀到崗 ，并明確晚會所需完成的任務(禮儀組負責);

　　3.會場服務器具(茶、水等)，包括嘉賓及其后場的演員需要(后勤組負責);

　　4.晚會用到的禮品準備工作(舞臺組負責);

　　5.引領觀眾進場入座(監察組負責);

　　6.借用所需工具工作(后勤組負責);

　　7.舞臺布置工作(舞臺組負責);

　　8.燈光調試工作(舞臺組負責);

　　9.音箱調試工作(舞臺組負責);

　　10.化妝工作(節目組負責);

　　11.服裝道具準備工作(節目組負責);

　　12.搬運桌椅道具(后勤組負責);

　　13.嘉賓接待交流工作及節目單的發放(禮儀組負責);

　　14.維持秩序工作人員到位(監察組負責);

　　15.舞臺道具服務人員到位(舞臺組組負責);

　　16.預演節目準備工作(各組組長負責);

　　17.節目演員催場工作(節目組負責)

　　18.進出口控制工作(監察組負責);

　　19.相關人員清理會場(全體成員)

　　20.晚會所借服裝的收集和歸還(節目組負責)

　　21.會場服務器具的回收(后勤組負責)

　　總負責：待定。(統籌組監督)

　　注：晚會協調期將進一步確定各負責人，各負責人在尚未開展自己的工作前先召開各小組會議，提前完成自己的工作時，請自覺參加其他負責人的工作以加快整體工作進程。

　　七、晚會現場流程：

　　(1)主持人(四名)開場詞,介紹嘉賓

　　(2)節目(最終確定的歌曲、舞蹈等，節目要盡量新穎、讓盡量多的社團參與其中。)

　　(3)主持人結束語

　　(4)宣布本屆社團文化節閉幕

　　(5)領導嘉賓與演員及工作人員合影

　　(6)相關人員清理會場

　　(7)晚會所借服裝的收集和歸還

　　(8)會場服務器具的回收

　　(9)幕布拆卸和舞臺清理

　　(10)道具及物品的收集

　　八、晚會后期工作：

　　費用處理：各項目組組長統計本組費用，以正規發票上報財務審計部

　　總結：各項目小組總結各自小組在本此晚會中負責區域的活動情況

　　節目效果、宣傳效果總結：宣傳組負責完成整個晚會的全程制作并將活動效果記錄好。

　　九、應急控制：

　　1.電應急方案

　　◆若晚會前停電，晚會最多推遲半小時舉行，此間觀眾可以自由處理自己的時間;如果半小時后仍沒有正常供電，則由主持人宣布晚會改天舉辦。

　　◆在晚會前半部分之間停電超過10分鐘后由主持人宣布晚會改天重新舉行;在晚會后半部分之間停電超過10分鐘后由主持人宣布晚會閉幕。

　　◆在停電期間，由節目組負責演員的組織與服裝道具的看管工作;宣傳組負責攝影有關設備的看管;機動組負責(外聯組協助)與供電部門聯系;后勤組負責物品等的看管;禮儀組負責領導及來賓的服務工作;由機動組負責現場秩序的維持;由舞臺組負責舞臺、音箱設備、燈光設備等的看管。

　　◆在主持人宣布晚會改天舉辦或閉幕后，按 “會后工作分工細則”(附錄一)清理會場。

　　2.燈光應急方案

　　◆如果舞蹈要使用的彩燈無法正常使用時，是否考慮用其他代替或此節目退后演出，即待修好后。由舞臺組負責修理，若在有限時間內無法修好，是否考慮該節目不用彩燈或取消該節目;

　　◆若是照明燈無法正常使用時，可以考慮主持人上臺是暫時不開燈，此時舞臺組負責及時購買照明燈泡。

　　3.節目應急方案

　　◆上一個節目演出時，其后的兩個節目在后臺準備，若前一節目由于各種原因無法按時出演時，下一個節目即時跟進;

　　◆任一節目在演出過程中發生失誤或無法順利進行的情況時，由節目的領演人迅速組織演員重演此節目;若重演仍出現問題，則該節目立即退場，視具體情況決定其再次重演或取消該節目。

　　4.火災應急方案

　　◆準備好滅火器，并派專人盯守(由消防協會負責)。

　　5.其它緊急情況發生時，由機動組負責處理。

　　6.在主持人宣布晚會改天舉辦或閉幕后，按“附則”中“會后工作分工細則”清理會場。

　　十、晚會要求：

　　1.本次晚會舉辦各環節必須遵紀守法，內容健康向上，達到主題要求;

　　2.參與者和參加活動企業必須接受活動組織者的統一指揮，嚴密組織，分工協作，精心實施;

　　3.本次活動要求組織者和參與者之間應相互配合、相互支持，保障晚會各環節順利完成;

　　4.遇到各類突發問題，有關方面應本著相互理解的原則，友好協商解決;

　　5.各晚會籌備組成員應認真對待自己所承擔的每一項任務，耐心處理面臨的工作，協助晚會籌備組其他部門的工作，主動幫助他們完成應該負責的。

　　十 一、附錄列表：

　　附件一：資金預算