宴會流程管理

　　2.人員的分工

　　人員分工必須根據宴會類型，針對迎賓、值臺、備餐、傳菜、酒水、服務桌、供酒、區域負責人等進行工作任務分配，將任務落實到每個人。宴會部主管應在宴會開始前，計算所需服務人員的總數，若有人數不足的情形，宜提早申請臨時工。為確保臨時工能隨時補缺，飯店需預先安排臨時工的來源，比如對社會人士、學校或飯店其他部門的人員進行培訓，并隨時保持聯系以備不時之需。

　　3.物品的準備

　　開宴前的物品準備主要包括以下幾個方面。

　　（1）臺面用品

　　宴會服務使用量最大的是各種餐具，宴會組織者要根據宴會菜肴的數量、宴會人數，計算出所需用餐具的種類、名稱和數量，并分類進行準備。通常需由宴會服務開出清單交給餐務部或管事部工作人員進行準備，所需餐具酒具的計算方法是：將一桌需用的餐具、酒具的數量趁乘以桌數即可。各種餐具、酒具的要一定數量備用,以便宴會中增人或者損壞時替補,一般來說,備用餐具不應低于20%。桌布和餐巾同樣需按照桌數準備，此外餐巾數量應比宴會叁于加人數多準備10%左右，以便應付宴會人數臨時增加使用。

　　（2）茶水、酒品飲料

　　宴會開始前30分鐘按照每桌的數量拿取酒品飲料。取回后，要將瓶、罐檫干凈，擺放在服務桌上，做到隨用隨開，以免造成不必要的浪費。

　　（3）冷菜圍碟

　　大型宴會一般在開始前30分鐘擺好好冷菜。冷菜的多少應根據宴會的規模、規格來定，一般安排8個圍碟，高檔宴會外加一道花式冷盤。服務員在取冷菜時一要使用大長形托盤，決不能用手段取。

　　4.開宴前的檢查

　　開宴前的檢查，是宴會舉行前的關鍵環節，它是消除宴會隱患，將可能發生的事故降至最低，確保宴會順利、高效、優質運行的前提條件，是必不可少的。宴會的組織在各項準備工作基本就緒后，應該立即對餐臺進行檢查。檢查的主要內容包括餐桌的檢查、衛生檢查、安全檢查和設備檢查，具體內容如下：

　　① 宴會廳內的擺設及形式是否宴會訂席單上的內容一致。

　　② 宴會通知單上的注意事項，客數、器材設備、桌布顏色等是否與宴會現場擺設相符。

　　③ 宴會廳外的海報及指示牌內容與宴會是否相符。

　　④ 宴會指示牌、宴會廳名稱、宴會場地示意圖是否正確無誤。

　　⑤ 接待桌的位置及所需物品是否備妥。

　　⑥ 會場上所需物品及使用器材是否準備齊全并維持在良好狀況下。例如，喜宴時會場上的喜字、蛋糕、香檳酒等是否準備妥當；會議時所需的器材，例如幻燈機、投影機、麥克風等是否備妥并功能完善。

　　⑦ 設備，如燈光、音響、冷氣、電器等，運作是否正常。

　　⑧ 音響、背景音樂備妥與否；應在宴會開始前半個小時將空調設備開啟。

　　⑨ 餐具、家具、地毯是否合乎衛生標準。

　　⑩ 檢查房間窗簾和服務臺是否整潔美觀。　　

　　檢查盆花是否新鮮，玻璃、銀器是否檫拭光亮。

　　檢查桌布和餐巾是否有破損的情況，應確保其干凈衛生。

　　維護服務區域與工作臺的整潔。

　　檢查服務人員是否隨身攜帶筆、打火機及開罐器等必備物品。

　　為準備好宴會，增加宴會收入，喜來登酒店集團設計了一份出色的“宴會指導檢查表”，供宴會銷售使用，包括以下內容：

　　① 宴會聯系人的姓名、地址、電話。

　　② 將要使用哪一宴會廳、坐位風格、具體服務時間。

　　③ 招待─開胃小吃、裝飾與音樂。

　　④ 赴宴人數、保證人數、主席臺位人數和保證日期。

　　⑤ 菜單、酒單─雞尾酒、葡萄酒、其他菜品。

　　⑥ 價格多少。包括稅金服務費在內的價格、服務費或小費如何處理、誰來為宴會活動付款，何時付。

　　⑦ 晚宴或晚宴舞會，表演者到位名單、出場順序。

　　⑧ 晚餐后舞會：是否清臺。

　　⑨ 承諾的所有項目是否能按時交付（宴會前要再次檢查）

　　⑩ 服務時間廚師、領班有無變動。

　　保證酒吧正常運轉。

　　主席臺位與坐位的風格與要求一致。

　　坐位數與擺臺人數的一致。

　　衣帽間打開，并有侍者服務。

　　花草和燭臺與預定要求一致。

　　室溫、特殊燈光設施。

　　麥克風工作效果檢查，講稿架、講詞提示器正常工作。

　　雪茄、香煙按預定要求準備，足夠的煙缸和火柴。

　　旗幟、橫幅、標志擺放到位，過道、房間設置指示牌。

　　攝影、攝像、錄音設備正常運作。

　　其他服務項目檢查到位。

　　確定向來賓表示歡迎的飯店高級主管。

　　名卡、紀念品的分發。

　　額外服務，包括：特殊花草、大分枝燭臺、帶燈光的放演講稿臺架─講詞提示器，會議主席使用的小木槌或賞金，雪茄香煙，演出費，攝影師，投影、放映設備與操作員，錄音機，桌面人造噴泉等。