宴會(huì)流程管理

　　一、宴會(huì)預(yù)訂階段

　　宴會(huì)部受理預(yù)訂是宴會(huì)流程的第一步，也是重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。預(yù)訂工作做得好與壞，直接影響到宴會(huì)的設(shè)計(jì)策劃及整個(gè)宴會(huì)活動(dòng)的組織與實(shí)施。因此，宴會(huì)部應(yīng)設(shè)預(yù)訂專門機(jī)構(gòu)和崗位，挑選有多年餐飲工作經(jīng)歷、了解市場(chǎng)行情和有關(guān)政策、應(yīng)變能力較強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)豐富的人員承擔(dān)此項(xiàng)工作，從而推動(dòng)宴會(huì)的銷售。

　　宴會(huì)預(yù)訂的主要工作流程如下：

　　宴會(huì)洽談→接受預(yù)訂→填寫宴會(huì)預(yù)訂單→填寫宴會(huì)安排日記本→簽訂宴會(huì)合同書→收取訂金→跟蹤查詢→正式確定→發(fā)布宴會(huì)通知

　　宴會(huì)部要了解有關(guān)宴會(huì)活動(dòng)的各種信息，它為宴會(huì)活動(dòng)的策劃和設(shè)計(jì)提供正確、充足、必要的依據(jù)，這些信息包括：

　�、� 赴宴客人人數(shù)。

　�、� 宴會(huì)規(guī)格。

　�、� 賓客風(fēng)俗習(xí)慣。

　�、� 賓客生活忌諱。

　　⑤ 賓客特殊需要。

　�、� 如果是外賓，還應(yīng)了解國(guó)籍、宗教、信仰、禁忌和口味特點(diǎn)等。

　　對(duì)于規(guī)格較高的宴會(huì)，還應(yīng)掌握下列事項(xiàng)：

　�、� 宴會(huì)的目的和性質(zhì)。

　　② 宴會(huì)的正式名稱。

　�、� 賓客的年齡和性別。

　�、� 有無席次表、坐位卡、席卡。

　�、� 有無音樂或文藝表演。

　�、� 有無司機(jī)費(fèi)用等。

　　⑦ 主辦者的指示、要求、想法。

　　二、設(shè)計(jì)策劃階段

　　宴會(huì)部在接受宴會(huì)預(yù)訂，簽訂宴會(huì)合同之后，就應(yīng)著手根據(jù)了解的信息進(jìn)行宴會(huì)的設(shè)計(jì)與策劃工作。

　　宴會(huì)的設(shè)計(jì)與策劃，簡(jiǎn)單地就是指受理預(yù)訂后在舉辦宴會(huì)前，根據(jù)有關(guān)信息資料和宴會(huì)規(guī)格要求，編制出題突出，科學(xué)合理，令主辦者滿意的宴會(huì)活動(dòng)計(jì)劃。宴會(huì)計(jì)劃的內(nèi)容要求詳細(xì)、明了，只有經(jīng)過周密的策劃與設(shè)計(jì)之后，才能進(jìn)行宴會(huì)準(zhǔn)備和組織實(shí)施。

　　宴會(huì)設(shè)計(jì)策劃的內(nèi)容例如下：

　�。�1）宴會(huì)廳環(huán)境與氣氛策劃

　�、� 宴會(huì)廳的餐桌與臺(tái)型設(shè)計(jì)。

　　② 宴會(huì)廳綠化和鮮花等裝飾設(shè)計(jì)。

　�、� 講臺(tái)、話筒位置和花卉布置、工藝裝飾。

　�、� 宴會(huì)娛樂項(xiàng)目策劃（背景音樂、樂隊(duì)人員的位置安排、文藝演出的場(chǎng)地范圍等）。

　�、� 燈光的要求等內(nèi)容。

　�。�2）宴會(huì)服務(wù)策劃

　�、� 主桌臺(tái)的席次排列和花卉布置、工藝裝飾。

　　② 貴賓（vip）隨行人員坐位安排。

　　③ 隨行人員和陪同人員坐席安排。

　�、� 宴會(huì)服務(wù)人員人數(shù)確定工作安排。

　�、� 管理人員、服務(wù)人員崗位位置安排。

　　⑥ 上菜、撤盤的線路設(shè)計(jì)。

　　⑦ 餐具、布巾等項(xiàng)目的數(shù)量等。

　　（3）宴會(huì)食品策劃與菜單設(shè)計(jì)

　　① 宴會(huì)菜單設(shè)計(jì)。

　　② 宴會(huì)食品原料的采購(gòu)計(jì)劃加工烹調(diào)工作安排。

　�、� 宴會(huì)酒單設(shè)計(jì)等。

　　上述宴會(huì)活動(dòng)的所有計(jì)劃內(nèi)容，并不是完全由宴會(huì)部指定，而是由飯店相關(guān)分別擬定的，各部門依照所收到的宴會(huì)通知單，各自擬定所負(fù)責(zé)部分的工作計(jì)劃，并列出工作清單，作為標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)。若為特殊的宴會(huì)，如大型酒會(huì)或國(guó)際會(huì)議，宴會(huì)部可將各部門集合開會(huì)，共同策劃，各部門有任何問題，都可在會(huì)中討論并加以解決，并將會(huì)中決議印成書面資料，分發(fā)給各部門位分頭進(jìn)行相關(guān)工作。宴會(huì)工作千頭萬緒，各部門工作計(jì)劃的擬定相當(dāng)重要。

　　除了上述宴會(huì)活動(dòng)計(jì)劃外，宴會(huì)部還應(yīng)編制一個(gè)宴會(huì)時(shí)間控制表。從客人進(jìn)入宴會(huì)廳到整個(gè)宴會(huì)結(jié)束，將其間的各項(xiàng)活動(dòng)納入控制表中，并落實(shí)到每位服務(wù)人員，使整個(gè)宴會(huì)有計(jì)劃、有步驟、有條不紊地進(jìn)行。

　　另外，良好的宴會(huì)活動(dòng)計(jì)劃，必須通過暢通合理的傳遞渠道來下達(dá)，使宴會(huì)活動(dòng)的各個(gè)程序和各個(gè)環(huán)節(jié)按計(jì)劃進(jìn)行，這樣才能確保宴會(huì)的質(zhì)量。延誤了信息的傳遞和計(jì)劃的下達(dá)，或把計(jì)劃內(nèi)容中宴會(huì)日期、開宴時(shí)間、人數(shù)、桌數(shù)、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備要求等寫錯(cuò)或傳遞錯(cuò)，就會(huì)影響計(jì)劃下達(dá)，并影響后面整個(gè)宴會(huì)程序的順利進(jìn)行。

　　三、執(zhí)行準(zhǔn)備階段

　　好的開始是成功的一半，一場(chǎng)宴會(huì)事前的準(zhǔn)備工作是否善、徹底，關(guān)系到宴會(huì)的成敗。試想當(dāng)宴會(huì)主人駕臨宴會(huì)會(huì)場(chǎng)時(shí)，看到一切準(zhǔn)備工作井然有序，其心情必定是歡愉且滿意的；一旦留下完美的第一印象，宴會(huì)人員便可順利地與其商談其余細(xì)節(jié)。下面以宴會(huì)廳為例，分別介紹宴會(huì)前的準(zhǔn)備工作。

　　1.宴會(huì)場(chǎng)地布置

　　宴會(huì)工作人員在進(jìn)行場(chǎng)地布置時(shí)，應(yīng)該充分考慮到宴會(huì)的形式、宴會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)、宴會(huì)的性質(zhì)、參加宴會(huì)的主的身份等有關(guān)情況，進(jìn)行精心設(shè)計(jì)、精心實(shí)施，使宴會(huì)場(chǎng)景既反映出宴會(huì)的特點(diǎn)，又使賓客進(jìn)入宴會(huì)廳后有清新、舒適和美的感受，以體現(xiàn)出高質(zhì)量、高水平服務(wù)。

　　宴會(huì)場(chǎng)地何時(shí)開始著手布置，應(yīng)視宴會(huì)復(fù)雜程度而定，可能在宴會(huì)當(dāng)天、前一天或數(shù)天以前，并應(yīng)由各部門根據(jù)場(chǎng)地規(guī)劃進(jìn)行安排�？腿巳粲惺孪冗M(jìn)場(chǎng)布置的需求，負(fù)責(zé)人員應(yīng)先了解該場(chǎng)地是否有空檔，并依照宴會(huì)廳規(guī)定收取場(chǎng)租之后，方可讓客人進(jìn)場(chǎng)布置。