關于前臺接待禮儀規范

　　形象要求 前臺接待人員是企業的“形象代言人”或稱企業的“門面”。因此要求前臺接待人員坐、立、行、走，端正自然，保持良好的精神風貌。下面是小編為大家收集關于前臺接待禮儀，歡迎借鑒參考。

　　商務接待禮儀

　　1、日常接待工作

　　(1)迎接禮儀

　　應立即招呼來訪客人：要表示出熱情友好和愿意提供服務的態度。如果你正在打字應立即停止，即使是在打電話也要對來客點頭示意。

　　主動熱情問候客人：打招呼時，應輕輕點頭并面帶微笑。如果是已經認識的客人，稱呼要顯得比較親切。

　　陌生客人的接待：陌生客人光臨時，務必問清其姓名及公司或單位名稱。通常可問：請問貴姓?請問您是哪家公司?

　　(2)接待禮儀

　　接待客人要注意以下幾點。

　　一、客人要找的負責人不在時，要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。

　　二、客人到來時，我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應該向客人提供茶水，如果可能，應該時常為客人換茶水。

　　三、接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。

　　在走廊的引導方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側。

　　會議室里的引導方法。當客人走入會議室，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開

　　四、誠心誠意的奉茶。

　　五、離開會議室時，切勿背身關門，必須將身體轉過來后，微笑關門。

　　不速之客的接待

　　有客人未預約來訪時，不要直接回答要找的人在或不在。而要告訴對方：“讓我看看他是否在。”同時婉轉地詢問對方來意：“請問您找他有什么事?”如果對方沒有通報姓名則必須問明，盡量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與同事見面。如果客人要找的人是公司的主管，就更應該謹慎處理。

　　電話禮儀

　　1、電話接聽技巧

　　(1)目的

　　通過電話，給來電者留下這樣一個印象：公司是一個禮貌、溫暖、熱情和高效的公司。當我們接聽電話時應該熱情，因為我們代表著公司的形象。

　　(2)左手持聽筒、右手拿筆

　　大多數人習慣用右手拿起電話聽筒，但是，在與客戶進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。在寫字的時候一般會將話筒夾在肩膀上面，這樣，電話很容易夾不住而掉下來發出刺耳的聲音，從而給客戶帶來不適。

　　為了消除這種不良現象，應提倡用左手拿聽筒，右手寫字或操縱電腦，這樣就可以輕松自如的達到與客戶溝通的目的。

　　(3)電話鈴聲響過三聲之內接起電話。

　　(4)注意聲音和表情

　　你說話必須清晰，正對著話筒，發音準確。通電話時，你不能大吼也不能喃喃細語，而應該用你正常的聲音——并盡量用熱情和友好的語氣。

　　你還應該調整好你的表情。你的微笑可以通過電話傳遞。使用禮貌用語如“謝謝您”，“請問有什么可以幫忙的嗎?”“不用謝。”

　　(5)保持正確姿勢

　　保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。此外，保持笑臉也能夠使來電者感受到你的愉悅。

　　(6)復誦來電要點

　　電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。

　　(7)最后道謝

　　最后的道謝也是基本的禮儀。來者是客，以客為尊，千萬不要因為電話客戶不直接面對而認為可以不用搭理他們。實際上，客戶是公司的衣食父母，公司的成長和盈利的增加都與客戶的來往密切相關。因此，公司員工對客戶應該心存感激，向他們道謝和祝福。

　　(8)讓客戶先收線

　　因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“喀嗒”的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。因此，在電話即將結束時，應該禮貌地請客戶先收線，這時整個電話才算圓滿結束。

　　(9)當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然后繼續通話。

　　電話轉接流程

　　當我們接到一個外線電話時，應該遵循以下流程：

　　使用以下語句：“您好，有色網信息科技有限公司。”

　　如果來電者說出要找的人的名字——請回答：“請稍等，我幫你轉給他(她)。” 如果電話占線——請回答：“對不起，電話正占線，您要等一下嗎?”

　　如果對方回答“是”，請保留來電者的電話不掛斷，但等到快一分鐘時，你必須跟來電者確認是否還要繼續等候。你必須說“電話還在占線，您還要等侯嗎?”如果回答“否”，你必須說：“請問您有什么事我可以轉告嗎?”

　　(4)如果你知道相關的人員現在不在辦公室——你必須說：“對不起，暫時不在辦公室，請問有什么事情我可以轉告嗎?”或者說“對不起，外出了，請問有什么事情可以轉告嗎?”千萬不要在不了解對方的動機、目的是什么時，隨便傳話，更不要在未授權的情況下說出指定受話人的行蹤或將受話人的手機號碼告訴來電者。

　　(5)如果來電者不希望和具體某個人或者不確定和誰通話時，你必須說“有什么可以幫到您的嗎?”通過與他的對話了解來電者的目的。如果是投訴電話，你應該仔細聆聽后，幫他們找到可以幫助的人，但不能將電話直接轉到公司主管那里。如果是一般性的推銷電話，你必須說：“對不起，外出了，暫時聯系不上，您需要我轉達什么信息嗎?”

　　(6)如果來電者撥錯了號碼，你必須說“對不起，您是不是打錯了呢?這里是上海有色網

　　(7)如果一次通話占用了較長時間又有其他電話進來時，你必須說：“對不起先生，您能稍等一會，讓我接聽另外一個電話嗎?”

　　公司內部的禮儀和秩序

　　1、離座和外出

　　前臺接待人員工作的特殊性決定了其離座不應該太久，一般不能超過10分鐘。如果是因為特殊原因需要外出時，應該先找妥代辦人，并交待清楚接聽電話的方法等。

　　2、嚴守工作時間

　　前臺接待人員應該嚴格遵守作息時間。

　　3、閑談與交談

　　應該區分閑談與交談。前臺人員應該盡量避免長時間的私人電話占線。更不應該出現在前臺與其他同事閑談的場面。