職場(chǎng)禮儀電話怎么打
在我們的職場(chǎng)中，電話已經(jīng)是基本普及了的，那么那么知道職場(chǎng)禮儀中電話要怎么打嗎？下面是第一范文網(wǎng)小編為大家整理的職場(chǎng)禮儀電話怎么打，希望能夠幫到大家哦!
職場(chǎng)禮儀電話怎么打
一、接聽電話的步驟：
1、接聽電話前：
⑴、準(zhǔn)備筆和紙：如果大家沒有準(zhǔn)備好筆和紙，那么當(dāng)對(duì)方需要留言時(shí)，就不得不要求對(duì)方稍等一下，讓對(duì)方在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準(zhǔn)備好筆和紙。
⑵、停止一切不必要的動(dòng)作：不要讓對(duì)方感覺到你在處理一些與電話無關(guān)的事情，對(duì)方會(huì)感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。
⑶、使用正確的姿勢(shì)：如果你姿勢(shì)不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會(huì)令對(duì)方感到不滿意。
⑷、帶著微笑迅速接起電話：讓對(duì)方也能在電話中感受到你的熱情。
2、接聽電話
⑴、三聲之內(nèi)接起電話：此外，接聽電話還要注意：
①、注意接聽電話的語調(diào)，讓對(duì)方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當(dāng)中能聽出你是在微笑;
②、注意語調(diào)的速度;
③、注意接聽電話的措辭，絕對(duì)不能用任何不禮貌的語言方式來使對(duì)方感到不受歡迎;
④、注意雙方接聽電話的環(huán)境;
⑤、注意當(dāng)電話線路發(fā)生故障時(shí)，必須向?qū)Ψ酱_認(rèn)原因;
⑥、注意打電話雙方的態(tài)度。
⑦、當(dāng)聽到對(duì)方的談話很長(zhǎng)時(shí)，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。
⑵、主動(dòng)問候，報(bào)部門介紹自己;
⑶、如果想知道對(duì)方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請(qǐng)問您哪位”或者可以禮貌的問，“對(duì)不起，可以知道應(yīng)如何稱呼您嗎?”;
⑷、須擱置電話時(shí)或讓對(duì)方等待時(shí);應(yīng)給予說明，并至歉。每過20秒留意一下對(duì)方，向?qū)Ψ搅私馐欠裨敢獾认氯ァ?/p>
⑸、轉(zhuǎn)接電話要迅速：每一位員工都必須學(xué)會(huì)自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機(jī)上，并要讓對(duì)方知道電話是轉(zhuǎn)給誰的。
⑹、對(duì)方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應(yīng)盡力去幫助賓客，對(duì)于每一個(gè)電話都能做到以下事情①、問候 ②、道歉 ③、留言 ④、轉(zhuǎn)告 ⑤、馬上幫忙 ⑥、轉(zhuǎn)接電話⑦、直接回答(解決問題) ⑧、回電話
⑺、感謝對(duì)方來電，并禮貌地結(jié)束電話：在電話結(jié)束時(shí)，應(yīng)用積極的態(tài)度，同時(shí)要使用對(duì)方的名字來感謝對(duì)方。
⑻、要經(jīng)常稱呼對(duì)方的名字，這樣表示對(duì)對(duì)方尊重。
二、接電話的禮儀：
1、電話鈴一響，應(yīng)盡快去接，最好不要讓鈴聲響過五遍。拿起電話應(yīng)先自報(bào)家門，“您好，這里是xx公司xx部”;詢問時(shí)應(yīng)注意在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，根據(jù)對(duì)方的反應(yīng)再委婉詢問。一定不能用很生硬的口氣說：“他不在”、“打錯(cuò)了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應(yīng)文明、禮貌，態(tài)度應(yīng)熱情、謙和、誠(chéng)懇，語調(diào)應(yīng)平和、音量要適中。
2、接電話時(shí)，對(duì)對(duì)方的談話可作必要的重復(fù)，重要的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的記錄下來，如時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系事宜、需解決的問題等。
3、電話交談完畢時(shí)，應(yīng)盡量讓對(duì)方結(jié)束對(duì)話，若確需自己來結(jié)束，應(yīng)解釋、致歉。通話完畢后，應(yīng)等對(duì)方放下話筒后，再輕輕地放下電話，以示尊重。
三、留言五要素：
致：即給誰的留言
發(fā)自：誰想要留言
日期：最好也包括具體時(shí)間
記錄者簽名：有助于尋找線索，或弄清不明白的地方
內(nèi)容：事情
四、打電話的一些簡(jiǎn)單技巧：
1、如果接到的電話是找你的上級(jí)時(shí)，不要直接回答在還是不在，要詢問清楚對(duì)方的姓名和大概意圖，然后說幫您找一下。將所了解的情況告訴你的上級(jí)，由他判斷是否接電話。
2、打電話時(shí)，列出要點(diǎn)，避免浪費(fèi)時(shí)間。
3、在打電話之前，要準(zhǔn)備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽煙，要保持正確的姿勢(shì)。
4、如果你找的人不在，可以問一下對(duì)方什么時(shí)間可以再打電話或請(qǐng)其回電話，同時(shí)，要將自己的電話號(hào)碼和回電時(shí)間告訴對(duì)方。
5、在給其他部門打電話時(shí)，要先報(bào)部門和姓名，這樣可以避免對(duì)方因?yàn)樵儐柲愕那闆r而浪費(fèi)時(shí)間。
6、通話完畢時(shí)應(yīng)道“再見”，然后輕輕放下電話。
7、選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間。一般的公務(wù)電話最好避開臨近下班的時(shí)間，因?yàn)檫@時(shí)打電話，對(duì)方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復(fù)。禮儀講師譚小芳認(rèn)為，公務(wù)電話應(yīng)盡量打到對(duì)方單位，若確有必要往對(duì)方家里打時(shí)，應(yīng)注意避開吃飯或睡覺時(shí)間。
五、使工作順利的電話術(shù)
(一)遲到、請(qǐng)假由自己打電話;
(二)外出辦事，隨時(shí)與單位聯(lián)系;
(三)外出辦事應(yīng)告知去處及電話;
(四)延誤拜訪時(shí)間應(yīng)事先與對(duì)方聯(lián)絡(luò);
(五)用傳真機(jī)傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò);
(六)同事家中電話不要輕易告訴別人;
(七)借用別家單位電話應(yīng)注意 一般借用別家單位電話，一般不要超過十分鐘。遇特殊情況，非得長(zhǎng)時(shí)間接打電話時(shí)，應(yīng)先征求對(duì)方的同意和諒解。
職場(chǎng)電話禮儀8大大忌
1、接電話時(shí)自報(bào)家門
問候?qū)Ψ胶竽阈枰鲃?dòng)報(bào)上自己的全名。
接電話時(shí)，對(duì)合作方只告知自己的名字(First Name)，會(huì)顯得你在刻意套近乎，而只說自己的姓氏(Last Name)又會(huì)顯得太突兀。
2、注意控制接打電話時(shí)的音量
有些人當(dāng)他只關(guān)注電話另一頭在說什么時(shí)，很容易就忘記控制自己說話的音量，以致完全沒有意識(shí)到自己說話的聲音多大。
注意你所處的環(huán)境，因?yàn)槟阌肋h(yuǎn)不知道有誰在悄悄關(guān)注你的談話內(nèi)容。
3、與他人會(huì)面時(shí)慎接電話
在與他人的會(huì)面時(shí)接其他電話，既是在浪費(fèi)對(duì)方的時(shí)間，也是在浪費(fèi)你自己的時(shí)間。因?yàn)樵谂c你面對(duì)面交談的這個(gè)人才是你應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的對(duì)象。
當(dāng)然，如果你本來就在等某個(gè)重要電話，不得已必須在會(huì)面過程中接聽，請(qǐng)?zhí)崆案嬖V另一方，讓對(duì)方知道情況。
4、與他人會(huì)面時(shí)切忌把手機(jī)放桌上
在某些人看來，你在會(huì)面過程中把手機(jī)放在桌面上就是對(duì)他的不重視。
而即使你并沒有接聽電話的行為，手機(jī)本身也可能成為讓人分心的源頭。
5、遵守安靜區(qū)域的要求
如果你正在參加一個(gè)會(huì)議，打斷別人出去接電話是非常不禮貌的行為。所以，請(qǐng)遵守這些場(chǎng)合的要求，靜音或者關(guān)機(jī)。
6、選一個(gè)常規(guī)鈴聲
試想，在你笨手笨腳打算接聽或者掛斷電話時(shí)，你的鈴聲引來眾多同事注目的壯觀場(chǎng)面。所以，慎重使用手機(jī)鈴聲，一著不慎很可能引來眾多異常的眼光。
7、需開啟免提時(shí)應(yīng)讓對(duì)方知悉
當(dāng)你與其他人在一起而又必須開啟免提狀態(tài)時(shí)，一定要及時(shí)告知通話的對(duì)方這一情況。
8、切忌冗長(zhǎng)的語音消息
有必要發(fā)語音時(shí)，內(nèi)容一定要簡(jiǎn)潔明了。直接告訴對(duì)方你想跟他溝通什么問題，切忌零碎的事情說一大堆。
譬如，當(dāng)你需要告知對(duì)方一個(gè)電話號(hào)碼，語速就該放慢。