接待日本客戶的商務(wù)禮儀
要去接待日本客戶之前，先來做做功課吧，你知道接待日本客戶的商務(wù)禮儀嗎?面是第一范文網(wǎng)為大家準(zhǔn)備的接待日本客戶的商務(wù)禮儀，希望可以幫助大家!
接待日本客戶的禮儀
1.敲定客戶訪問時(shí)間，航班，訪問人員名單，職位，手機(jī)號(hào)碼等信息，以便安排相應(yīng)接待.
2.同客戶商討參觀訪問行程表，同工廠(公司接待部門)溝通，一切敲定之后，發(fā)送郵件貨傳真讓客戶確認(rèn)，同時(shí)讓工廠做好接待準(zhǔn)備.
3.安排酒店：和客戶敲定酒店星級(jí)，房間(一人一間，還是share room，樓層，吸煙區(qū)和非吸煙區(qū)等等細(xì)節(jié)，酒店挑選上要注意，很多酒店號(hào)稱5星，結(jié)果連3星的水平都沒有，客戶住一個(gè)晚上就受不了吵著要換房.一般比較保險(xiǎn)是選擇外資管理的酒店，也可以參考攜程等網(wǎng)站的評(píng)價(jià)決定.)然后就近安排(距離工廠近的地方或者距離機(jī)場(chǎng)近的酒店)，安排妥當(dāng)以后，告知客戶具體飯店地址電話.
4.打印訪問行程表，準(zhǔn)備工廠資料和產(chǎn)品資料，客戶所要求的資料等文件，裝訂.
5.根據(jù)客戶的國籍，宗教信仰準(zhǔn)備飲食和話題
6.安排接機(jī)車輛
巧施妙招與日本客戶談判
一、非事務(wù)性接觸階段
商務(wù)談判中，我們習(xí)慣于5~10分鐘寒暄后便進(jìn)入談判主題，而這對(duì)日本人來說是不太合適的。在與日本人談判中，高層官員的作用只是禮儀上的，通常在談判后參加簽署合同。有時(shí)，他們也參加早期的非事務(wù)性活動(dòng)，地點(diǎn)選擇在飯館、高爾夫球場(chǎng)等非正式場(chǎng)所。一位日本高級(jí)主管人員說，98%的話題與體育、政治和家庭有關(guān)，只有2%和商業(yè)有關(guān)。許多日本公司有他們高層主官的情況簡歷，我們可以從中獲得信息。和日本高層主管談話時(shí)，說什么并不比怎么說重要。日本高層主管往往會(huì)對(duì)對(duì)方公司的正直、可信、履約能力做個(gè)整體判斷。另外需要注意一些細(xì)節(jié)：
(1)名片可以交換也可不交換。當(dāng)兩方總裁相見時(shí)，名片并不需要，但要準(zhǔn)備好日文名片以備交換。
(2)帶點(diǎn)小禮物是必要的，像印有本公司標(biāo)志的鉛筆、領(lǐng)帶及其他裝飾品，但像象征惡化的裁紙刀、剪彩刀是不合適的。禮物互換只表示心意，太貴重禮物不合適。
(3)在歡迎儀式后表達(dá)雙方將來真誠合作的愿望是必要的，要注意表達(dá)必須間接和暗示。如：我們很高興，將來能對(duì)貴公司有所支持;我們以自己產(chǎn)品的高質(zhì)量而自豪，希望你們能分享;貴公司和我公司很明顯在某些方面有著共同目標(biāo)。
(4)下面這些做法是不合適的，如：如果我們能在價(jià)格方面達(dá)成協(xié)議，那其余問題是次要的;有關(guān)我倆公司的分配計(jì)劃會(huì)對(duì)我們都有利。最后，當(dāng)高層接觸在我方舉行時(shí)，應(yīng)感謝對(duì)方的到來，并接送到賓館，最初的會(huì)談最好在客廳氣氛中舉行，而不應(yīng)在辦公室。要注意的是高層領(lǐng)導(dǎo)并不是討價(jià)還價(jià)的對(duì)象，這不是他們的職能。
在日本，一般行政人員的非事務(wù)性接觸典型途徑如下：日本談判將在某個(gè)下午較晚時(shí)邀請(qǐng)談判對(duì)手和介紹人到日本公司見面，在那兒參觀并進(jìn)行些事務(wù)性閑聊，下午6：00左右，日本將建議吃晚飯，通常由他們選擇餐廳和付帳單，你將沒有付款的機(jī)會(huì)，因?yàn)槟憧床坏綆危藭r(shí)，商業(yè)話題仍不合適。晚飯后，日方將建議到酒吧聊一聊，這樣一直到晚上11：00左右，以安排將來會(huì)見的日程。通過這段時(shí)間的交流，只有一些模糊的雙方合作意向，值得提醒的是：交換名片是必要的，離開辦公室時(shí)贈(zèng)送點(diǎn)小禮物。
二、事務(wù)性信息交流
(1)表達(dá)信息
日本人列出問題的方式類似于中國舊敘事詩的三段式：情景介紹――詳細(xì)描寫――道出主旨，只有經(jīng)過很長時(shí)間說明，才說出自己的目的。其次是提出問題的次數(shù)，日本人會(huì)不斷地重復(fù)問問題，甚至許多人會(huì)問同一個(gè)問題，通常讓我們發(fā)怒，“難道他們不相信我的話。”其實(shí)這與日本人集體決定有關(guān)，我們要有耐心并準(zhǔn)備足夠信息，但也要適時(shí)地控制他們的提問。(1)“我昨天已和某某先生談了這個(gè)問題，不過我于重復(fù)”或者“這是我以前講過的同一個(gè)問題，但我再重述一下”;(2)寫下被問的問題，以便與日本人分享;(3)一般地，重復(fù)的問題，第二次回答時(shí)花10分鐘，第三次只花1分鐘，當(dāng)?shù)谒拇伪粏枙r(shí)，合適的反應(yīng)是沉默或轉(zhuǎn)移話題。
(2)獲得信息
幸運(yùn)的是你的日本對(duì)手重復(fù)問你的問題時(shí)，會(huì)暴露給你更多的信息，當(dāng)你從會(huì)談紀(jì)要上看到，如果日本人6次詢問送貨日程，只有兩次詢問服務(wù)合同，那他們看重的是送貨時(shí)間。從日本人處獲得的信息，需要經(jīng)
過認(rèn)真推敲，如果你問日本人有關(guān)你的報(bào)價(jià)時(shí)，他們會(huì)說：“噢，它看起來很好。”很可能他們內(nèi)心認(rèn)為這很糟，讓我們解釋一下這三條不可測(cè)的行為：集體決定，任何人無權(quán)代表集體講話;想保持和諧關(guān)系;我們不能明白那些微妙的非言請(qǐng)的否定線索，如面部表情、眼神等。
要真正了解需要建立非正式的交流渠道，而這種非正式的交流渠道須由較低級(jí)行政人員去完成，這也是談判團(tuán)里要有低級(jí)行政人員的原因之一。這里有一個(gè)例子說明非正式交流的重要。一家美國大公司尋求和一家日本小公司合作，談判在主管人員之間沒有取得結(jié)果，雖然日方主管在許多方面表現(xiàn)出興趣，但似乎仍猶豫不決，美方?jīng)Q定采取“等一看”的戰(zhàn)略。但6個(gè)月后什么也沒發(fā)生，過后，美方公司的低層行政人員受到日方低層行政人員的邀請(qǐng)，一杯茶后，日方解釋了推遲的原因，“我有一些事要告訴你，但我的老板卻不便對(duì)你的老板講”，他講出了價(jià)格和公司更名的問題，其實(shí)，如早提出，問題早就解決，但是日方認(rèn)為在談判桌上向一個(gè)高地位的買者提出反對(duì)是不合適的。
三、勸說和辯論
和日方談判時(shí)，我們可用下列勸說技巧(按下面的順序和環(huán)境)。
(1)多問問題。多問問題會(huì)使對(duì)方對(duì)自己的回答有所懷疑，也使你在某個(gè)問題上要作出讓步前獲得最佳回答及明白真正原因。
(2)重述你的立場(chǎng)、需要和愿望。
(3)使用其他主動(dòng)技巧。如承諾：“如果對(duì)方能在7月1日前送貨，我們將立即簽訂下一個(gè)訂單。”建議：“如果你方仍采用原公司名稱就不會(huì)失老顧客。”贊揚(yáng)：“談判進(jìn)展順利，得益于你方的支持”等。
(4)如果你仍不滿意他們的回答，試著沉默。給他們思考和改變立場(chǎng)的機(jī)會(huì)。但日本人是善于利用沉默的專家。如果你感到難以利用沉默至少你要提防日本人常常利用。
(5)如果1~4步仍不能讓對(duì)手讓步，改變?cè)掝}或者要求休息以通過非正式途徑解決。
(6)侵略性的技巧，如威脅：“如果你方堅(jiān)持這此條款，我方將尋找另外的合作者。”警告：“如果我們不能達(dá)成協(xié)議，也沒有公司會(huì)對(duì)你方計(jì)劃感興趣”等。只有用在最危急的時(shí)候或者特殊環(huán)境。a.最好通過非正式渠道和盡可能用間接方式表達(dá)。與其說“如貴公司仍不能降價(jià)，我方將尋找另外的供應(yīng)商”，不如說“貴公司降低價(jià)格將有助于避免我們不得不尋找另外的機(jī)會(huì)。”b.明顯對(duì)自己有利的場(chǎng)合。即使在這兩種情形下，使用威脅將破壞長期利益。如果利益地位變換，日方將會(huì)改變立場(chǎng)。
(7)1~6歲仍沒有使日方讓步，我們建議給他們時(shí)間去考慮和達(dá)成一致，日本人很少立即作出讓步。我們?cè)S多人忽視了時(shí)間策略，“讓事情掛一掛”，是必要的策略。
(8)讓介紹人或調(diào)解人參與。但要記住第三者的仲裁將只起一次作用。
(9)最后，如果仍行不通，有必要讓兩公司的行政主管聚集一起，以期待更好的合作。但是如果這次失敗，特別是過去有威脅方法運(yùn)用，那就意味著談判最終破裂。
四、讓步和簽約
談判需要雙方共同合作，雙方都要放棄些利益，共同將蛋糕做大。談判不能僅著眼于眼前問題的解決，而要增進(jìn)了解，為的是長期利益。一旦良好關(guān)系建立，一系列問題都能迎刃而解。
和日本人談判，往往會(huì)出現(xiàn)有進(jìn)展的信號(hào)：更高級(jí)的行政人員被邀參加討論：討論的問題專注于某方面;對(duì)某些問題的“柔化”，如“讓我們花時(shí)間研究一下”。抓住這些信號(hào)，能游刃有余。
談判中部分讓步、階段讓步對(duì)日本人來說不起多大作用，他們著眼于整個(gè)問題的解決，我們建議一直到所有議題和利益均討論過后再做出讓步，那時(shí)，小的讓步有助于關(guān)系的建立。在結(jié)束討論之前，有三點(diǎn)對(duì)我們來說是看不慣的，而對(duì)日本人來說是正常的，(1)容易打斷一方談判;(2)在談判中途，日方人員會(huì)自由進(jìn)入或離開會(huì)場(chǎng);(3)當(dāng)你正和一群日本人討論時(shí)，發(fā)現(xiàn)一個(gè)人，很可能是主管人員，“閉著眼聽!” 談判是一門復(fù)雜的藝術(shù)，需要我們多看、多聽、多實(shí)踐。簽訂協(xié)議并不表示談判的成功，也許這只完成了一項(xiàng)事務(wù)，建立良好的商業(yè)關(guān)系是談判的關(guān)鍵所在。
日本鞠躬禮儀
日本人相互見面多以鞠躬為禮。比較熟悉的人見面互相鞠躬以二三秒鐘為宜;如果遇見好友，腰彎的時(shí)間要稍長些;在遇見社會(huì)地位比較高的人和長輩的時(shí)候，要等對(duì)方抬頭以后把頭抬起來，有時(shí)候甚至要鞠躬幾次。
他們?cè)谏缃粓?chǎng)合上也施握手禮。
日本的鄉(xiāng)村禮節(jié)禮儀方式也較多，女子在送親友告別時(shí)，一般多施跪禮(即屈膝下跪);男子的告別禮是搖屐禮(即手持木屐在空中搖動(dòng))。日本蝦夷族(阿伊努)人相會(huì)的禮節(jié)是先雙手合十，然后緩緩舉向額前，掌心向外，男拍胡須，女拍上唇，再相互握手。
鞠躬是日本的傳統(tǒng)問候方式，如今已漸為握手所代替，在日本旅游，如果主人伸出手來就握手，如果主人鞠躬，最好回以鞠躬禮，鞠躬時(shí)兩手垂放，身子彎到與腰平。如果日本人回家，一般是開門的先鞠躬， 回來的人再回以鞠躬。不一定的，比如在日本有很明顯的男女尊卑之分，一般的是女人先向男人鞠躬。
在日本鞠躬還分站式鞠躬和跪式鞠躬：
站式鞠躬：“真禮”以站姿為預(yù)備，然后將相搭的兩手漸漸分開，貼著兩大腿下滑，手指尖觸至膝蓋上沿為止，同時(shí)上半身由腰部起傾斜，頭、背與腿呈近90度的弓形(切忌只低頭不彎腰，或只彎腰不低頭)，略作停頓，表示對(duì)對(duì)方真誠的敬意，然后，慢慢直起上身，表示對(duì)對(duì)方連綿不斷的敬意，同時(shí)手沿腳上提，恢復(fù)原來的站姿。鞠躬要與呼吸相配合，彎腰下傾時(shí)作吐氣，身直起時(shí)作吸氣，使人體背中線的督脈和腦中線的任脈進(jìn)行小周天的循環(huán)。行禮時(shí)的速度要盡量與別人保持一致，以免尷尬。“行禮”要領(lǐng)與“真禮”同，僅雙手至大腿中部即行，頭、背與腿約呈120度的弓形。“草禮”只需將身體向前稍作傾斜，兩手搭在大腿根部即可，頭、背與腿約呈150度的弓形，余同“真禮 ”。
若主人是站立式，而客人是坐在椅(凳上的，則客人用坐式答禮。“真禮”以坐姿為準(zhǔn)備，行禮時(shí)，將兩手沿大腿前移至膝蓋，腰部順勢(shì)前傾，低頭，但頭、頸與背部呈平弧形，稍作停頓，慢慢將上身直起，恢復(fù)坐姿。“行禮”時(shí)將兩手沿大腿移至中部，余同“真禮”。“草禮”只將兩手搭在大腿根，略欠身即可。
跪式鞠躬：“真禮”以跪坐姿預(yù)備，背、頸部保持平直，上半身向前傾斜，同時(shí)雙手從膝上漸漸滑下，全手掌著地，兩手指尖斜相對(duì)，身體傾至胸部與膝間只剩一個(gè)拳頭的空檔(切忌只低頭不彎腰或只彎腰不低頭)，身體呈45度前傾，稍作停頓，慢慢直起上身。同樣行禮時(shí)動(dòng)作要與呼吸相配，彎腰時(shí)吐氣，直身時(shí)吸氣，速度與他人保持一致。“行禮”方法與“真禮”相似，但兩手僅前半掌著地(第二手指關(guān)節(jié)以上著地即可)，身體約呈55度前傾;行“草禮”時(shí)僅兩手手指著地，身體約呈65度前傾。
日本信仰忌諱
日本人大多數(shù)信奉神道(日本固有的宗教，即崇拜皇祖神天照大神)和大乘佛教;有“過午不食”的教視。
他們不喜歡紫色，認(rèn)為紫色是悲傷的色調(diào);最忌諱綠色，認(rèn)為綠色是不祥之色。
日本人忌諱“4”，主要是“4”和“死”的發(fā)音相似，很不吉利;他們對(duì)送禮特別忌諱“9”，會(huì)誤認(rèn)你把主人看作強(qiáng)盜。還忌諱3人一起“合影”。他們認(rèn)為中間被左右兩人夾著，這是不幸的預(yù)兆。
日本人對(duì)送花有很多忌諱：忌諱贈(zèng)送或擺設(shè)荷花;在探望病人時(shí)忌用山茶花、仙客來及淡黃色和白顏色的花。因?yàn)樯讲杌ǖ蛑x時(shí)整個(gè)花頭落地，不吉利;仙客來花在日文中讀音為“希苦拉面”，而“希”同日文中的“死”發(fā)音類同;淡黃色與白顏色花，這是日本人傳統(tǒng)觀念就不喜歡的花。他們對(duì)菊花或裝飾花圖案的東西有戒心，因?yàn)樗腔适壹彝サ臉?biāo)志，一般不敢也不能接受這種禮物或禮遇。
日本人對(duì)裝飾有狐貍和獾圖案的東西很反感，認(rèn)為狐貍“貪婪”和“狡猾”，獾“狡詐”。
他們還很討厭金、銀眼的貓。認(rèn)為見到這樣的貓，會(huì)感到喪氣。
他們忌諱觸及別人的身體，認(rèn)為這是失禮的舉動(dòng)。
他們忌諱把盛過東西的容器再給他們重復(fù)使用;忌諱把洗臉?biāo)性賹?duì)熱水;忌諱晚上剪指甲;忌諱洗過的東西晚上晾曬;忌諱睡覺或躺臥時(shí)頭朝北(據(jù)說停尸才頭朝北)。
日本人對(duì)朋友買的東西，一般不愿問價(jià)錢多少，因?yàn)檫@是不禮貌的，同樣你若評(píng)價(jià)對(duì)方買的東西便宜，也是失禮的。因?yàn)槿毡救瞬辉缸寣?duì)方認(rèn)為自己經(jīng)濟(jì)力量低下，只會(huì)買便宜貨等。