辦公接電話禮儀有哪些

　　職場認識辦公接打電話都是很常見的工作，那么你知道辦公接電話的禮儀有哪些嗎?下面是小編給大家搜集整理的辦公接電話禮儀文章內容。希望可以幫助到大家!

　　公司接電話禮儀有哪些

　　1、電話鈴響后，應及時接聽，一般不得超過三聲，拿起電話筒應先說“您好!*公司”。

　　2、如果來電時該員工不在，其他員工、尤其該部門員工有接聽電話的義務，嚴禁事不關已，不聞不問而詒誤公務，如發現此類情況，公司將酌情予以處罰;

　　3、接打電話應簡明扼要，不得在電話中聊天。通話聲音以保證對方聽清楚且不影響周圍人為宜。

　　4、對方查詢單位的工作情況，如果知情不涉及公司保密，可以如實告訴對方。如果不知情或涉及到公司保密，可說“對不起，此事我不太清楚。”

　　5、若對方要求找人時，可說“請稍等”;如果要找的人不在時，可說“對不起，他現在不在，需要我幫您轉告嗎”;如果對方表明不需要，應禮貌道別。

　　6、對方撥錯電話時，可說“對不起，您撥錯號碼了，請查準后再撥。”

　　7、往外打電話，對方接聽時，應先說“您好!”，請對方叫人時，可說“麻煩您叫下聽電話”，若沒有找到，應說“謝謝您”。

　　8、若請對方幫忙，可說“您可以記錄一下嗎?謝謝”、“您可以幫我查一下嗎?謝謝。”

　　9、在用電話上傳下達時，應注意語言流暢，簡明準確。對有關部門的電話通知，可說“請講”、“請稍等，我記錄一下”，“請放心，我一定通知到”。假如沒有聽清楚，可說“麻煩您再重復一遍”。

　　10、通話結束時，對方若是客戶或外單位的領導、年長者，要等對方掛斷后，再放電話。

　　11、在下達通知時，應先問清對方的單位、姓名等有關情況，然后說“請您記錄”、“請您復述一遍好嗎”、“謝謝”、“再見”等。

　　12、撥錯電話時，應說“對不起，我撥錯電話號碼了”。

　　13、掛斷電話時應說“再見”。

　　14、公司電話為辦公所用，原則上不允許辦理私事，如特殊情況向部門經理以上的領導請示后可使用，費用登記在發放工資時予以扣除。

　　15、接打電話應輕拿輕放，不得摔、砸，如造成人為損失，由責任人照價賠償;

　　辦公接電話禮儀

　　1、第二次鈴聲響完是最佳的接聽時機。太快或太慢接聽電話都是不合適的。如果第一聲響起后立刻拿起話筒，對方會沒有思想準備。就象你希望和某個人講話，如果他猛然沖到你的面前，你也會嚇一跳的;如果在第三聲響后接聽，對方已經有等待的感覺了。所以我們在第二次鈴聲響過以后拿起話筒是最合適的。如果你在第四聲后才接聽，應該有道歉的話語，如“您好!讓您久等了”。

　　2、接聽電話的動作。第一聲電話鈴聲響起，我們可以把左手放在電話上，準備用左手拿話筒，右手進行電話記錄(左手寫字傾向的人恰好相反，用右手準備拿起話筒)。

　　3、接聽的第一句話。通常拿起話筒，我們習慣性的第一句話是“喂”。嚴格來講，“喂”是試話筒的聲音。當接聽電話勝作的一部分時，應該體現精煉、從容的職業感覺，所以“喂”這句開場白是必須去掉的。取而代之的應該是問候語。

　　問候語的時段性：9：00以前，早上好;

　　9：00—12：00，上午好;

　　12：00—13：30，中午好;

　　13：30—17：30，下午好;

　　其他時間可以說“您好”。

　　5、電話中的稱謂。詢問對方的姓名時應該說：“請問您貴姓?”，不能直接問“你叫什么名字?”。如果對方告訴你他的姓名，應該對姓名中的每一個字進行確認。眾所周知，姓名就是一個人的代表符號，對姓名的重視可以暗示對他的尊重，同時可以避免產生“音同字不同”的錯誤。即便知道了對方的全名，在隨后的稱謂中也不要直呼其名，盡量使用“姓+職務”的稱呼方式，或者說先生、女士。

　　6、措辭。電話交談應該語言簡潔、措辭高雅，避免俚語或者不禮貌的語言。

　　7、聲音的把握。有研究顯示，當你與別人交流時，你說話的內容對別人的影響占20%，而你的聲音對別人的感染力占到80%。因此，聲音的作用不可小覷。在電話里應該保持語調積極、明朗;合適的語速可以控制交流的節奏，如果對方語速過快，你可以比他稍慢一點，反之，如果對方說話很慢，你可以比他稍快一點，兩種情況都保持差距不太大。如果兩個人說話節奏相差很大，雙方都會感覺到不和諧，會影響雙方的愉快溝通;總之，聲音的把握能夠經營電話交流的感覺，傳遞你積極、鎮定的工作風格。

　　8、微笑的魅力。不要以為電話另一端的人看不見你，就不必在意自己的表情。其實人的情緒、態度、聲音、表情、動作等外在與內在的狀態是整體統一的。不要試圖讓自己板著臉孔卻說出悅耳動聽的語言，即便那樣，你的聲音也是干澀的，毫無感染力可言。微笑不只是表情，它是一種美好的感覺，在電話里看不到但是感覺的到!

　　9、你的情緒和身體姿態。如果你趴在辦公桌上接電話，聲音會顯得悶而不暢，會給對方造成困惑;如果你一邊焦慮其他的事情一邊打電話，對方能夠聽出你有些急切。因此，掌握情緒、保持良好的身體姿態是很有必要的。

　　10、正確處理接電話過程中的各種情況。如果對方要找的人不在，應該說“他(她)恰好不在”，或者說“公務外出”，不要透露同事的去向。若有留言需轉告，應該記錄下來，以免忘記交給同事，或者因為事情太多而弄錯電話內容。如果電話需要轉接，應該說“好的，請稍等。”若分機無人接聽轉回總機，應該用第一次接電話的方式接聽。如果電話中噪音比較大，聽不清對方說話，應該直截了當的告訴對方“對不起，我聽不清您講話，請您再撥一遍。”有時辦公室內恰好有客人在，電話鈴聲響起時，應該對客人禮貌的說明“對不起，我接個電話。”對自己沒有及時接到的電話，應該在二十四小時以內給予回復，如果有特殊的情況沒能及時回復，一定要向對方做一個簡單的解釋。

　　職場接聽電話的禮儀技巧

　　1、“鈴聲不過三”原則

　　在電話鈴聲響起后，如果立即拿起，會讓對方覺得唐突;但若在響鈴超過三聲以后再接聽，是缺乏效率的表現，勢必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象，同時也會讓對方不耐煩，變得焦急。如果因為客觀原因，如電話機不在身邊，或一時走不開，不能及時接聽，就應該在拿起話筒后先向對方表示自己的歉意并做出適當的解釋，如“很抱歉，讓你久等了”等。

　　如果是在家里接聽電話，盡管沒有必要像在單位里那樣及時，但盡快去接聽是對對方的尊重，也是一個人的基本禮貌。如果鈴響五聲以上才去接聽，也應向對方表示歉意。老朋友之間盡管沒有必要做出鄭重其事的道歉，但向對方解釋一下延誤的原因也是必要的。

　　2、規范的問候語

　　在工作場合，接聽電話時，首先應問候，然后自報家門。對外接待應報出單位名稱，若接內線電話應報出部門名稱.

　　自報家門是讓對方知道有沒有打錯電話，萬一打錯電話就可以少費口舌。規范的電話體現的不僅是對對方的尊重，而且也反映出本單位的高效率和嚴管理。

　　在家里接電話可以有很多選擇，規范一點的可以用：“喂，你好!”問候對方。當然在家里接聽電話與工作單位接聽電話有所不同，在家里，關鍵是要讓對方感到親切友好，而這種親切友好主要是通過接聽電話的人的語調、語氣來體現的，過于規范化的電話反而會讓人覺得“公事公辦”的冷淡。

　　例如：電話開門基本話術“您好，，這里是，我是小薛，很高興為您服務。[若兩秒沒有應答]，請問有什么可以為您服務的?”;

　　找相關人員，“請稍等”，5秒以內，電話人不能接聽，須說明“您好，很快就來”“您好，正在，請稍等一陣”。

　　要找的人不在或不能接聽電話時的處理。這里，特別要注意的是，在詢問對方姓名前，先告知他要找的人不在。

　　例如：當場不能接聽電話，“您好，正在，方便讓他等下打給您嗎?”[是/否]“好的，我記錄了”。

　　當事人不在，“您好，[人]，等他來了我讓他回給您可以嗎?”[是/否]“好的，我記錄了”

　　禁忌：“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等

　　3、接到錯誤的電話也應該禮貌應對

　　接到錯打的電話，人們很容易忽略了禮貌問題，甚至很粗魯，這是因為人們認為錯打的電話與自己沒有關系。但事實上，并非錯打的電話都必定與自己沒有關系，有時，對方也恰恰是與自己有重要關系的人。因此，接聽電話時，最好每一個電話都講究禮貌，保持良好的接聽態度。

　　4、要學會記錄并引用對方的名字

　　接電話時，對對方的談話可作必要的重復，重要的內容應簡明扼要的記錄下來，如時間、地點、聯系事宜、需解決的問題等。在辦公室工作的人員，應該有意識的訓練自己的聽辨能力。

　　假如對方是老顧客，經常打電話來，一開口就能聽出他或她的聲音，那么可以用合適的稱謂問好：“您好，王經理。”這樣一來，會給對方留下特別受到重視的感覺，增強對方對你的好感。

　　5、應在對方掛電話后再掛電話

　　電話交談完畢時，應盡量讓對方結束對話。當對方向你說“再見”時，別忘了你也應該說“再見”，并等對方掛了以后再掛電話，最好不要一聽到對方說“再見”就馬上掛電話，尤其不能在對方一講完話，還沒來得及說“再見”就把電話掛了。若確需自己來結束，應解釋、致歉。通話完畢后，應等對方放下話筒后，再輕輕地放下電話，以示尊重。

　　注意掛電話時應小心輕放，別讓對方聽到很響的擱機聲。

　　從平時生活中的點點滴滴做起，形成良好的習慣，不要不關心細節，因為細節決定成敗。

　　接電話時的技巧

　　1、要注意通話時語氣的用法

　　電話是非常直觀的一種溝通方式，也是一種非常便捷的溝通方式，所以語氣是一定要注意的，因為對方不僅會注意你的內容，同時也非常注意你的語氣，在工作電話中盡量要采用禮貌用語，要有積極主動的語氣，讓對方產生想與你溝通的心情，這樣機會就會大很多了。

　　2、來電鈴聲不可超過三次才接

　　有時候電話響一次就接了，會給人以一種很唐突的感覺，會讓對方感覺認為你壓根沒心聽他講話，但是當來電響了三次以后再接，會讓對方等的不耐煩、產生焦急情緒。如果是客戶的話，可能會影響雙方的合作。

　　所以，在電話鈴聲響了兩次后接是最佳的狀態，但是如果確實分不開身接電話的時候，電話響了超過了三次你在接起的時候，你應該要向對方表示歉意：說一句讓您久等了。

　　一般的規范電話用語：首先應自我介紹，把自己的情況介紹一下，讓對方確定所打的電話是無誤的，避免了一些因為打錯電話浪費的時間。

　　3、與客戶通電話要堅持后掛電話

　　當對方在與你說再見的時候，同時你也要禮貌的回復對方一下，表示尊重對方，等對方先把電話掛掉，確認通話結束后你再把電話掛掉。切忌掛電話時要小心不要發出過大的聲音。

　　4、隨時記錄

　　在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備，而不得不請求對方重復，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。

　　5、自報家門

　　一拿起電話就應清晰說出自己的全名，有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。

　　6、轉入正題

　　當你接聽電話時，不要“哼哼哈哈”地拖延時間，而應立即做出反應。一個好的開場白可能是：“您需要我做什么?”當你覺出對方有意拖延時間，你應立即說：“真不巧!我正要參加一個會議，不得不在5分鐘后趕到會場。”這樣說會防止你們談論不必要的瑣事，加速商務談話的進展。

　　關于接聽電話的禮儀

　　1、隨時記錄

　　在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備，而不得不請求對方重復，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。

　　2、自報家門

　　一拿起電話就應清晰說出自己的全名，有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。

　　3、轉入正題

　　當你接聽電話時，不要“哼哼哈哈”地拖延時間，而應立即做出反應。一個好的開場白可能是：“您需要我做什么?”當你覺出對方有意拖延時間，你應立即說：“真不巧!我正要參加一個會議，不得不在5分鐘后趕到會場。”這樣說會防止你們談論不必要的瑣事，加速商務談話的進展。

　　4、避免將電話轉給他人

　　自己接的電話盡量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時，你應該向對方解釋一下原因，并請求對方原諒。例如，你可以說：“布朗先生會處理好這件事的，請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前，應當確定地方愿意你將電話轉給他人。例如，你可以說：“對于這件事，我們很快會派人跟您聯系的。”

　　5、避免電話中止時間過長

　　如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料，應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方說：“您是稍候片刻，還數一會兒我再給您打過去?”

　　讓對方等候時，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，diyifanwen.com/zl就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預料的時間，你可以每隔一會兒拿起電話向對方說明你的進展。如，你可以說：“約翰先生，我已經快替您找完了，請您再稍候片刻。”當你查找完畢，重新拿起電話時，可以說：“對不起，讓您久等了”，以引起對方的注意。

　　對于接電話的人來講，當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話，你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然后拿起另一部電話說：“你能否稍等?我正在接聽一個電話。”如果打來電話的人只是有一些小事，便可以當即回絕，然后迅即轉向第一個電話，而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。

　　什么是“電話形象”?

　　(1)指的是人們在使用電話時，所留給通話對象以及其他在場者的總體印象。一般來說，它由使用電話時的態度、表情、語言、內容以及時間等各個方面組合而成;

　　(2)“電話形象”在人際交往中發揮著重要的作用，國家公務員在使用電話時要注意維護自身的“電話形象”。

　　打電話時應當遵循什么樣的原則?

　　1、“通話3分鐘原則”;

　　(1)在正常的情況下，每一次打電話的全部時間，應當不超過3分鐘;

　　(2)一般在通話時，都要有意識地簡化內容，盡量簡明扼要;

　　(3)這個原則在許多國家，都要求公務員當作一項制度來遵守。

　　2、“鈴響不過三聲原則”。