文秘需要具備的基礎(chǔ)能力（精選3篇）

文秘需要具備的基礎(chǔ)能力 篇1

　　文秘基礎(chǔ)：寫(xiě)作能力

　　文秘的專業(yè)知識(shí)就是寫(xiě)文，辦會(huì)，辦事。寫(xiě)文就是要撰寫(xiě)文章，各類文種的寫(xiě)作，比如說(shuō)：請(qǐng)示，批復(fù)，報(bào)告，通知，通告，意見(jiàn)，合同等等。辦會(huì)就是要完善組織各類會(huì)議。辦事就是有一定辦公室能力。

　　一個(gè)稱職的秘書(shū)，必須具有運(yùn)算、規(guī)劃、策劃和執(zhí)行能力。文字的表達(dá)是最重要的，也是文秘工作的基礎(chǔ)和重中之重�？梢赃@么說(shuō)，絕佳的文字表達(dá)能力，是文秘“看家”的本領(lǐng)。

　　如何提高文秘的寫(xiě)作能力呢?具體說(shuō)來(lái)，以下幾點(diǎn)很關(guān)鍵：

　　首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，主動(dòng)地學(xué)好文秘寫(xiě)作。

　　不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動(dòng)力，才樂(lè)于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作也是如此。寫(xiě)作，是一種復(fù)雜、精細(xì)的精神生產(chǎn)，是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動(dòng)，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國(guó)著名的未來(lái)學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢(shì)——改變我們生活的十個(gè)新方向》一書(shū)中指出：“在工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)過(guò)渡中，有五件‘最重要’的事情應(yīng)該記住，而其中的一件就是：在這個(gè)文字密集的社會(huì)里，我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最基本的讀寫(xiě)技能。這里所說(shuō)的‘讀寫(xiě)技能’，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫(xiě)作能力，也就是應(yīng)用寫(xiě)作能力。”與此同時(shí)，我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作的濃厚興趣，變被動(dòng)為主動(dòng)，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛(ài)因斯坦說(shuō)過(guò)：熱愛(ài)是最好的老師。對(duì)寫(xiě)作有強(qiáng)烈的責(zé)任感和濃厚的興趣，熱愛(ài)寫(xiě)作，熱愛(ài)到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會(huì)意，便欣然忘我”，樂(lè)此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會(huì)學(xué)得好，學(xué)得入門(mén)，就會(huì)不斷地取得進(jìn)步。

　　其次，學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)，借鑒優(yōu)秀作品。

　　寫(xiě)作有沒(méi)有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說(shuō)：“寫(xiě)作無(wú)秘雇作文有要道”，“定體則無(wú)，大體須有”，這種認(rèn)識(shí)是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫(xiě)作教材，就是前人文秘寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫(xiě)作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫(xiě)作方法和技巧的理論。

　　要提高文秘寫(xiě)作能力，還應(yīng)有意識(shí)地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說(shuō)過(guò)：“凡是已有定評(píng)的大作家，他的作品，全部就說(shuō)明著‘應(yīng)該怎樣寫(xiě)’。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認(rèn)識(shí)到：讀書(shū)是讀他人之書(shū)，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營(yíng)養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫(huà)瓢”。

　　最后，要勇于實(shí)踐，堅(jiān)持多練習(xí)、多修改。

　　寫(xiě)作是一種技能，技能的提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫(xiě)多練，這是提高寫(xiě)作能力最有效的途徑。如果只讀不寫(xiě)或少寫(xiě)，那就會(huì)眼高手低，所學(xué)到的確良知識(shí)，將無(wú)用武之地，寫(xiě)作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)若練，堅(jiān)持不懈，才會(huì)熟能生巧，運(yùn)筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。

　　作為文秘人員，多寫(xiě)多練固然重要，但每次擬稿時(shí)，還要進(jìn)行仔細(xì)的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫(xiě)作能力的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認(rèn)識(shí)客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫(xiě)文章責(zé)任心強(qiáng)的一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實(shí)上，多一次認(rèn)真修改，就多一份寫(xiě)作的體驗(yàn)，就多一項(xiàng)具體的收獲。作為稱職的秘書(shū)人員，要有高度的責(zé)任感，，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣，虛心聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見(jiàn)，克服怕人挑“刺”的思想，對(duì)每一篇文章反復(fù)推敲，精思細(xì)改，這樣寫(xiě)作能力才能迅速地提高。

文秘需要具備的基礎(chǔ)能力 篇2

　　文秘基礎(chǔ)：公文寫(xiě)作

　　文秘是隨著科學(xué)與經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，信息傳播的急劇膨脹，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈而同時(shí)產(chǎn)生的一門(mén)新興現(xiàn)代科學(xué)管理專業(yè)。作為一種全球性職業(yè)，文秘工作也顯得越來(lái)越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化與專業(yè)化。它在輔助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合管理、樹(shù)立企業(yè)形象、溝通內(nèi)外關(guān)系、處理信息的交流等方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。第一范文網(wǎng)小編為您提供文秘專業(yè)就業(yè)前景。

　　一、 指出下面文書(shū)中哪些屬于行政公文，事務(wù)文書(shū)與商務(wù)文書(shū)。

　　1、 行政公文

　　是在指行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的主要工具，(通常被稱為通用公文，在經(jīng)濟(jì)、司法、企業(yè)、商務(wù)、科技等各行各業(yè)的日常工作中常用)

　　共有13種行政公文：

　　命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議記要。(決議屬黨委機(jī)關(guān)專用)

　　共有事務(wù)文書(shū)如下：

　　傳真稿、備忘錄、請(qǐng)柬、邀請(qǐng)信、賀信、感謝信、啟事、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記要、計(jì)劃、總結(jié)、述取報(bào)告、講話稿、(這是機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體和個(gè)人為處理日常事務(wù)所用公文)。

　　共有商務(wù)文書(shū)如下：

　　這是機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體為處理商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書(shū)，意白書(shū)、訂貨單、商品說(shuō)明書(shū)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、合同、可行性研究報(bào)告。

　　二、 根據(jù)下面內(nèi)容，擬人寫(xiě)一份公文，要求具有眉首、主體、版記。公文正文可略寫(xiě)。

　　20xx年6月30日，海天電器集團(tuán)就做好安全保衛(wèi)工作事宜，給各公司下發(fā)了通知。發(fā)文字號(hào)是海天電[20xx]79號(hào)。(注：我們要寫(xiě)的公文是一份通用公文也屬于行政公文。

　　文種是通知。

　　通用公文的格式要素為(1)眉首、(2)主體、(3)版記三個(gè)部分。紅色反線以上的個(gè)要素統(tǒng)稱為眉首;紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間各要素統(tǒng)稱為主體;主題詞以下的各要素統(tǒng)稱為版記。

　　1、 眉首的各要素：(1)公文份數(shù)序號(hào) (2)秘密等級(jí) (3)保密期限 (4)緊急程度

　　(5) 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) (6)發(fā)文字號(hào) (7)簽發(fā)人 (8)線色反線

　　2、主體的各要素：(1)公文標(biāo)題 (2)主送機(jī)關(guān) (3)正文 (4)附件

　　(5)成文日期 (6)印章和附注等

　　3、版記的各要素：(1)主題詞 (2)抄送機(jī)關(guān) (3)印發(fā)機(jī)關(guān) (4)印發(fā)日期

　　(5)版記中的反線等

　　因此該公文的格式應(yīng)為：

　　0000001 機(jī)密*一年

　　海天電器集團(tuán)文件

　　海電[20xx]79號(hào)

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　　關(guān)于海天集團(tuán)就做好安全保工作的通知

　　各分公司：

　　為了...........

　　特此通知。

　　海天電器集團(tuán)

　　20xx年6月30日

　　主題詞：安全 保衛(wèi) 通知

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　　抄送：集團(tuán)各科室

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　　海天電器集團(tuán)辦公室 20xx年6月30日印發(fā)

　　三、 以擬寫(xiě)工作總結(jié)為例，說(shuō)說(shuō)材料工作的4個(gè)環(huán)節(jié)。

　　第一個(gè)環(huán)節(jié)——材料的占有。在工作總結(jié)中主要是要收集做過(guò)什么成績(jī)，有什么樣的收獲，有什么經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)或教訓(xùn)，今后有什么打算和努力的方向等。

　　第二個(gè)環(huán)節(jié)——材料的鑒別。在工作總結(jié)中主要是要導(dǎo)找哪些是有價(jià)值的信息材料，可以放在工作總結(jié)之中，給人以學(xué)習(xí)，仿效或教訓(xùn)等。

　　第三個(gè)環(huán)節(jié)——材料的選用。(1)圍繞主題選擇材料，能夠有力地說(shuō)明，突出主題的材料“放行”和主題無(wú)關(guān)的材料再生動(dòng)也得忍痛割愛(ài);(2)選擇典型材料：即具有廣泛代表性和強(qiáng)大說(shuō)服力的，能深刻得揭示事物本質(zhì)的材料：(3)選擇真實(shí)準(zhǔn)確的材料。即確有其事不是胡編的，準(zhǔn)確可靠沒(méi)有任何的夸張;(4)選擇生動(dòng)新穎的材料。即發(fā)現(xiàn)，挖掘不準(zhǔn)人知的材料以及生動(dòng)有趣的材料。

　　第四個(gè)環(huán)節(jié)——材料的使用。注意兩點(diǎn)：(1)恰當(dāng)安排材料的先后順序。以工作總結(jié)為例，首先要有前言主要介紹基本情況、背景、交待什么時(shí)間內(nèi)、什么情況下、做了些什么工作、有何成績(jī)。第二主體，屬于總結(jié)的重點(diǎn)部分。如屬于匯報(bào)性總結(jié)，則主要寫(xiě)回顧與思考;如屬于經(jīng)驗(yàn)性總結(jié)，則主要寫(xiě)做法與體會(huì)。第三結(jié)尾。以簡(jiǎn)潔筆融概括全文，并展觀打算等�？傊�總結(jié)寫(xiě)法要宜于別人的思維習(xí)慣所接受。(2)確定材料的詳略程度：A根據(jù)主題的需要確定材料的詳略。對(duì)表現(xiàn)主題的骨干材料宜詳，中心材料宜詳、典型材料要詳，其他的宜略。B根據(jù)文體的特點(diǎn)確定材料的詳略。不同的文章體栽特點(diǎn)不同。公文的餓特點(diǎn)是直言“說(shuō)”明，故說(shuō)明部分詳寫(xiě)，議論、敘述略寫(xiě);說(shuō)理部分詳寫(xiě)，引述略寫(xiě);敘事詳寫(xiě)，議論，說(shuō)明略寫(xiě)。

　　四、 指出下面詞語(yǔ)各屬于應(yīng)用文書(shū)的哪類專用語(yǔ)言。

　　A根據(jù)`````特通告如;B、收悉;C、轉(zhuǎn)發(fā);D、特此專復(fù);E、關(guān)于;F、本部門(mén);G、為了;H、會(huì)議認(rèn)為;I、會(huì)議指出;J、不同意;K、原則同意;L、請(qǐng)予復(fù)函;M、請(qǐng)審閱;N、貫徹執(zhí)行;O、現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下。

　　應(yīng)用文書(shū)具有獨(dú)特的專用語(yǔ)言，常見(jiàn)的有以下8類：

　　1、 開(kāi)頭用于，如以上中的“為了”、“關(guān)于”。

　　2、 承啟用語(yǔ)，如“根據(jù)`````特通告”“現(xiàn)見(jiàn)有關(guān)事項(xiàng)通知如下”。

　　3、 引述用語(yǔ)，如“收悉”。

　　4、 批轉(zhuǎn)用語(yǔ)，如“轉(zhuǎn)發(fā)”。

　　5、 稱謂用語(yǔ)，如“本部門(mén)”。

　　6、 經(jīng)辦用語(yǔ)，如“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議指出”“貫徹執(zhí)行”。

　　7、 表態(tài)用語(yǔ)，如“不同意”“原則同意”。

　　8、 結(jié)尾用語(yǔ)，如“請(qǐng)予復(fù)函”“請(qǐng)審閱”。

　　五、 為什么應(yīng)用文書(shū)較多運(yùn)用敘述，議論和說(shuō)明方式，而很少使用描寫(xiě)，對(duì)話和抒情方式?

　　應(yīng)用文書(shū)以實(shí)用為目的，故很少使用描寫(xiě)、對(duì)話、抒情，而較多運(yùn)用敘述、議論、說(shuō)明等方式，以陳述情況，闡述觀點(diǎn)或說(shuō)明問(wèn)題。

　　(敘述六要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果。議論文三要素：論點(diǎn)、論據(jù)、論證，每一段完整的議論都由三要素構(gòu)成。分為立論與反論，說(shuō)明的方法有3種：一是定義和表述，二是分類和比較，三是數(shù)字和圖表。)

文秘需要具備的基礎(chǔ)能力 篇3

　　文秘基礎(chǔ)：溝通能力

　　一、 文秘工作為什么要重視溝通技能?

　　溝通是人與人之間產(chǎn)生活力的源泉，也是人群行程凝聚力的基礎(chǔ)。溝通的效果和溝通對(duì)象的理解以及參與溝通的態(tài)度，程度緊密相聯(lián)。所以學(xué)會(huì)與人良好的溝通能力是秘書(shū)最基礎(chǔ)也是最重要的技巧之一。

　　二、 溝通的基本要素和過(guò)程

　　1、 有效溝通的基本要素：首先要有效溝通的前提，比如相互尊重、相互理解。 然后是把握溝通的關(guān)鍵，比如有效傾聽(tīng)、構(gòu)建良好的傾聽(tīng)環(huán)境、克服傾聽(tīng)的障礙、實(shí)現(xiàn)有效傾聽(tīng)的準(zhǔn)備、提問(wèn)要分清類別和適用的問(wèn)題形式、自信地提出要求、學(xué)會(huì)禮貌拒絕等等。

　　2、 有效溝通有哪些原則原則：

　　A、“7C”原則 (1)可信賴性(彼此信賴)

　　(2)保證溝通計(jì)劃與溝通環(huán)境的一致性

　　(3)內(nèi)容(準(zhǔn)備好進(jìn)行溝通的信息內(nèi)容)

　　(4)明確性(簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)言)

　　(5)連貫性(不要忽視補(bǔ)充新的信息內(nèi)容，對(duì)客戶進(jìn)行必要的跟進(jìn)，聯(lián)系)

　　(6)渠道(盡量選擇已經(jīng)有的，客戶習(xí)慣用，熟練使用的信息溝通渠道)

　　(7)準(zhǔn)確判斷接受能力(對(duì)方的接受能力了解后有針對(duì)性地表達(dá)信息)

　　B、用心去聽(tīng)，不要在乎對(duì)方的表達(dá)方式(這是避免沖突的重要條件)

　　C、積極去想，分析出弦外之音(限于一些復(fù)雜的因素影響，有些溝通目標(biāo)不會(huì)被直接表達(dá)出來(lái)，這就需要我們?nèi)ダ頃?huì))

　　3、 有效溝通的目標(biāo)：(1)說(shuō)明事物(2)表達(dá)情感(3)建立聯(lián)系(4)和諧工作環(huán)境

　　4、 有效溝通的過(guò)程：(1)做好溝通前的準(zhǔn)備(明確自己的目標(biāo)，對(duì)方的背景)(2)確認(rèn)對(duì)方的需求(3)正確地闡述自己的觀點(diǎn)(4)關(guān)注對(duì)方的反應(yīng)(5)實(shí)施有效的提問(wèn)(6)積極、認(rèn)真地傾聽(tīng)(7)及時(shí)確認(rèn)，應(yīng)對(duì)(反饋)(8)適時(shí)進(jìn)行總結(jié)。以上1和4是本題的答案其它為了解或補(bǔ)充可以可以不答。

　　5、 需要溝通的工作關(guān)系：(1)與客戶溝通)(2)與同事溝通(3)與上司溝通

　　三、 說(shuō)明秘書(shū)溝通的方法和技巧

　　1、 及時(shí)明確溝通對(duì)象(用以下兩個(gè)方法來(lái)幫助自己：一是熟悉制作和使用必要的溝通記錄工具;二是恰當(dāng)詢問(wèn)回使已有的信息更具有針對(duì)性)

　　2、 了解溝通對(duì)象的行為習(xí)慣和工作風(fēng)格

　　3、 正確選擇溝通渠道(面談、書(shū)面、會(huì)議、演講、電子媒介等)

　　技巧：面對(duì)面談話的技巧——禮貌，盡快記住對(duì)方的基本情況語(yǔ)言精簡(jiǎn)明白、互動(dòng)、投機(jī)和諧。

　　書(shū)面溝通技巧——充分利用協(xié)作技巧來(lái)豐富自己的書(shū)面內(nèi)容。

　　會(huì)議溝通技巧——友善、資料完善、尊重與會(huì)代表并感謝光臨。

　　演講溝通技巧——注意話題，調(diào)整好的心情，短少精干，注意語(yǔ)言魅力和藝術(shù)，注意開(kāi)場(chǎng)和結(jié)尾。

　　電子媒介溝通技巧——了解最新電子媒介的優(yōu)勢(shì)，使用各種載體時(shí)注意文字的應(yīng)用不能讓私人私公司的秘密在網(wǎng)上傳播。