文秘人員的工作內(nèi)容

　　文秘（Secretary）是指經(jīng)過學習，掌握公關(guān)與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識，熟悉現(xiàn)代文書學、秘書學的原理和方法、具有較強的寫作能力、能熟練地從事文書、秘書事務(wù)工作，以下是小編整理的文秘人員的工作內(nèi)容，希望能夠幫助到大家！

　　文秘工作內(nèi)容一

　　1、接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。

　　2、負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　3、負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

　　4、做好會議紀要。

　　5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

　　6、負責傳真件的收發(fā)工作。

　　7、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

　　8、做好公司宣傳專欄的組稿。

　　9、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

　　10、做好公司日常費用支出、流水帳登記，對其做統(tǒng)計以及各種票據(jù)的收納、保管。

　　11、每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。

　　12、管理好員工人事檔案材料， 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。

　　13、統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。

　　14、管理辦公各種財產(chǎn)，合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率，提倡節(jié)儉。

　　15、接受其他臨時工作。

　　文秘的工作內(nèi)容二

　　1、負責人事處文秘、公章管理；

　　2、開具各種信函（包括行政介紹信、證明等）和干部（工人）調(diào)動通知；

　　3、負責各種文件和通知的收發(fā)和督辦工作；

　　4、負責本部門的信訪接待和日常事務(wù)工作；

　　5、負責人事檔案和文書檔案的管理工作；

　　6、協(xié)助做好人事統(tǒng)計報表的統(tǒng)計工作；

　　7、負責人事處網(wǎng)頁的維護和文件、表格的錄入工作；

　　8、做好本部門計生、安全保衛(wèi)、保密等工作；

　　（一）有較高的政治覺悟、政策水平，較強的法制觀念（文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質(zhì)量的優(yōu)劣；文書工作人員既要懂法，又要守法）

　　（二）熱愛本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴謹精細，遵守紀律，嚴守秘密

　　1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠于職守，才能搞好文書工作。

　　2、埋頭苦干和嚴謹精細，是文書工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神。

　　3、遵守紀律，就是嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。

　　（三）應(yīng)有必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識、操作知識和相關(guān)學科的基本知識

　　文書工作人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關(guān)的基本原理性的知識。大體包括以下幾個方面：

　　一是基礎(chǔ)理論知識。包括文書學、應(yīng)用寫作、秘書學、信息學、行政管理學等。基礎(chǔ)理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎(chǔ)性，是文書工作的實際操作知識、操作技能的理論指導(dǎo)。

　　二是實際操作知識。文書工作人員必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識不但包括基礎(chǔ)理論知識，還應(yīng)包括實際操作知識。也就是說，文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個環(huán)節(jié)及其工作內(nèi)容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。

　　三是其他基本知識。主要是指與文書工作業(yè)務(wù)相關(guān)的某些基本知識。

　　（四）掌握熟練的業(yè)務(wù)技能，不斷提高綜合運用能力

　　文書工作的業(yè)務(wù)技能，主要有以下一些：

　　1、文字綜合處理能力

　　2、書寫能力

　　3、速記能力

　　4、印制能力

　　5、校對能力

　　6、運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力

　　◆秘書部分觀點

　　（一）秘書的知識結(jié)構(gòu)

　　秘書的知識結(jié)構(gòu)就是秘書工作所需要的知識，就是秘書工作能力形成需要以之為基礎(chǔ)的知識及其構(gòu)成狀況。

　　秘書工作的綜合性，要求秘書具有較寬廣的知識面；秘書工作的專業(yè)性，要求秘書具有較扎實的專業(yè)知識。

　　1、基礎(chǔ)知識層次

　　基礎(chǔ)知識層次是秘書知識結(jié)構(gòu)的根底，是秘書知識結(jié)構(gòu)中起基礎(chǔ)性作用的那部分知識，是構(gòu)建秘書知識結(jié)構(gòu)的基本條件。基礎(chǔ)知識不僅要扎實，而且要寬廣。

　　（1）文化基礎(chǔ)知識

　　秘書具有的文化基礎(chǔ)知識，一方面是社會科學基礎(chǔ)知識，另一方面是自然科學知識。高中文化程度，是國家對所有政府機關(guān)干部的共同要求，也是秘書人員應(yīng)有知識的最低層次。如漢語知識、科學知識、歷史知識、外語知識等；

　　（2）理論基礎(chǔ)知識

　　掌握基礎(chǔ)理論知識，是提高秘書素質(zhì)的基本條件。如馬克思主義基本理論、經(jīng)濟學知識、黨的基本政策；

　　（3）法律基礎(chǔ)知識

　　法律基礎(chǔ)知識是秘書從事秘書工作的重要依據(jù)。秘書工作要規(guī)范化，首先要求秘書人員掌握基本的法律知識。

　　2、輔助知識層次

　　輔助知識層次指的是雖非秘書專業(yè)知識但又與秘書專業(yè)知識相關(guān)的知識，是一種帶有輔助性的知識。

　　（1）傳統(tǒng)學科，主要包括文學、美學、法學、新聞學、倫理學方面的知識和心理學知識

　　（2）新興學科，主要有管理科學知識、社會交際知識、軟科學知識及其他相關(guān)學科。

　　3、專業(yè)知識層次

　　專業(yè)知識層次是秘書知識結(jié)構(gòu)的核心部分和基本層次，指的是從事秘書工作所需要的專門業(yè)務(wù)知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成秘書職業(yè)特色、與秘書工作目標密切聯(lián)系的部分。它由兩個部分組成：

　　（1）業(yè)務(wù)知識

　　主要指秘書業(yè)務(wù)知識，這是區(qū)別于其他專業(yè)的重要標志。大體包括：普通秘書學；分支秘書學（如行政秘書學、企業(yè)秘書學、科技秘書學、涉外秘書學、基層秘書學、高級秘書學）；秘書寫作學；秘書心理學；文書學、檔案學、公文寫作學等方面的知識；調(diào)查研究、會務(wù)工作、信訪工作、機要保密、組織協(xié)調(diào)、辦公自動化等方面的知識。

　　（2）行業(yè)知識

　　秘書必須掌握以下必要的行業(yè)知識：了解所屬行業(yè)知識的總體構(gòu)成和知識門類；了解所屬部門工作的任務(wù)和特點；深入掌握工作中使用頻率較多的知識；懂得行業(yè)的管理知識

　　注意：A、當今比較合理的秘書知識結(jié)構(gòu)，應(yīng)該具有以下幾個特性：中心性；寬闊性；動態(tài)性；層次性。

　　B、建立合理知識結(jié)構(gòu)的方法和途徑是：勤奮好學是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實。

　　（二）秘書的能力結(jié)構(gòu)

　　秘書能力是指秘書人員在實踐中完成秘書工作的本領(lǐng)，也就是說秘書能力只能通過秘書的一系列活動才能顯示和發(fā)展。

　　1、基礎(chǔ)能力

　　指秘書從事秘書活動所需要的能力，是從事秘書工作的基本條件。

　　（1）秘書的觀察力

　　一個人所獲得的信息有80％—90％是經(jīng)過視覺而來的。秘書的觀察力應(yīng)重點置于領(lǐng)導(dǎo)和社會兩個方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。

　　（2）秘書的記憶力

　　良好的記憶力表現(xiàn)為：記得快、記得準、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。

　　（3）秘書的思維力

　　思維力在秘書的基礎(chǔ)能力中居核心地位。思維力強的表現(xiàn)在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。

　　（4）秘書的想象力

　　想象力在秘書工作中尤其是創(chuàng)造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現(xiàn)實性、豐富性、新穎性。秘書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯(lián)想等。

　　2、專業(yè)能力

　　（1）閱讀能力

　　秘書閱讀能力的一般要求是：要準確、要快速。秘書閱讀能力的培養(yǎng)，首先要有較好的知識結(jié)構(gòu)，其次要注意其他能力的發(fā)展，最后要有科學的閱讀方法。

　　（2）寫作能力

　　即書面表達能力，這是秘書的基本功，是文字秘書的“看家本領(lǐng)”。秘書寫作能力，主要是指各種應(yīng)用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是：要準確、簡潔、規(guī)范。

　　（3）說話能力

　　即口頭表達能力，秘書說話能力的一般要求是：要發(fā)音正確，要表達簡練，要語氣措辭得體。提高說話能力的途徑：首先要多說，其次要多想，此外要注意其他方面的修養(yǎng)和磨練。

　　（4）辦事能力

　　秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機行事，要善于接人待物。

　　3、特殊能力

　　指秘書從事一些專門秘書工作所需要的能力，它帶有個性特色，是造成秘書能力結(jié)構(gòu)個性差異的重要方面。

　　（1）協(xié)調(diào)能力

　　指運用協(xié)調(diào)原理和方法使各方面保持秩序化、科學化的能力。一般要求是：要掌握協(xié)調(diào)依據(jù)，熟悉政策法規(guī)，不搞“隨意性”；要掌握協(xié)調(diào)原則，使協(xié)調(diào)有根有據(jù)；要選擇協(xié)調(diào)方法，針對不同的情況和對象運用各種不同的協(xié)調(diào)方法。

　　（2）調(diào)研能力

　　一般要求是：要有計劃；有科學的方法；有較強的洞察力；要善于與被調(diào)查者迅速溝通，取得對方的信任。

　　（3）操作能力

　　主要包括打字、復(fù)印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。

　　（三）秘書的心理素質(zhì)

　　秘書的心理素質(zhì)，指秘書在心理過程、心理傾向和心理品質(zhì)等方面表現(xiàn)出來的穩(wěn)定心理特點的總和，它影響著秘書的輔助行為、人際關(guān)系和自我修養(yǎng)。

　　1、秘書心理素質(zhì)的構(gòu)成

　　（1）秘書的興趣

　　即認識傾向，常說的愛好。秘書的興趣應(yīng)具有以下幾種品質(zhì)：廣泛性、中心性、持久性

　　（2）秘書的情感與情緒

　　情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗。

　　秘書情感的品質(zhì)是：要有道德感；要有理智感；要有審美感。

　　情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態(tài)度體驗。情感比較穩(wěn)定而持久，情緒容易變化而不穩(wěn)定。

　　秘書的情緒按性質(zhì)分為兩類：即愉快的情緒；不愉快的情緒。

　　按發(fā)生強度、速度和持續(xù)時間分為三類：心境、激情、應(yīng)激。

　　（3）秘書的意志

　　良好的意志是秘書工作取得成效的保證，是自我修養(yǎng)不斷提高的動力。

　　良好的意志應(yīng)該具備的特征：要具有自覺性、果斷性、堅持性、自制性。（相反的分別是：受示性、獨斷性；寡斷性、武斷性；頑固性、動搖性；任性）

　　（4）秘書的氣質(zhì)

　　氣質(zhì)是指人們比較穩(wěn)定的心理活動動力特征。人的所有心理活動和行為都受氣質(zhì)影響，氣質(zhì)具有穩(wěn)定性，但人的氣質(zhì)是千差萬別的。氣質(zhì)的主要類型有：多血質(zhì)（活潑型）的人、膽汁質(zhì)（興奮型）的人、粘液質(zhì)（安靜型）的人、抑郁質(zhì)（抑制型）的人。

　　注意：

　　上述四種氣質(zhì)既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個人的工作態(tài)度和努力程度決定的。

　　在實際工作中，對不同氣質(zhì)類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。

　　秘書進行氣質(zhì)修養(yǎng)的途徑：自我控制、職業(yè)環(huán)境影響、有意識地做一些與自己氣質(zhì)相反的工作。

　　（1）秘書的性格

　　秘書性格是秘書心理素質(zhì)的核心部分。性格主要表現(xiàn)在兩個方面：對現(xiàn)實的態(tài)度上和行動的方式上。

　　秘書健全的性格主要包括：要堅強執(zhí)著而不固執(zhí)；要敏捷靈活而不冒失；要開朗隨和而不輕佻；要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關(guān)系，有利于適應(yīng)環(huán)境，有利于身心健康。

　　2、秘書的心理健康

　　（1）影響秘書心理健康的因素

　　負擔過重；輿論壓力；關(guān)系復(fù)雜。

　　（2）秘書心理健康的標準

　　一個心理健康的秘書應(yīng)具有以下的主要標志：智力正常；情緒成熟；行為協(xié)調(diào)；工作專注；關(guān)系和諧。

　　（3）秘書常見的心理障礙及消除

　　嫉妒：要正視自己的差距，停止與別人的比較，要有通過努力趕上或超過別人的積極心態(tài)，從病態(tài)的自卑或自尊中解脫。

　　焦慮：要增強自信，對未來充滿信心，不為一時一事所困擾，不為一得一失而計較，努力去實現(xiàn)一個有意義的目標，

　　急躁：遇事冷靜，處變不驚。

　　厭煩：樹立正確的理想信念和工作目標，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無濟于事的。

　　自傲和自卑：樹立正確的自我表現(xiàn)意識，從而保持心理平衡。