秘書信息工作案例
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秘書信息工作案例
1.檔案的價值? 思考并討論，在該案例中小林、老師、科長分別采用了何種信息傳遞方式?
2.為什么企業能在短期內完成電動客車改造任務? 什么他們會選擇該種方式?
答：(1)對于企業來說，檔案有兩方面的價值
答：小林向某大學技術開發公司發出了函電，請求給予技術咨詢，采用了電信傳遞方式，老師為工廠查閱了國內外有關資料和專利，并復印成冊寄到該廠，采用
一、 憑證價值
了文字傳遞的方式，生產科長在廠長辦公會上，向與會者詳細匯報了該產品的性能檔案是歷史的真憑實據。從檔案的形成看，它是由形成者當時、當地、當事直和發展前景.并提供了某大學開發公司查閱的有關資料，采用的語言傳遞與文字傳接使用的文件材料轉化而來的，是未經任何改動的原件，是令人信服的歷史證據。
從檔案自身特點看，它記錄了形成者留下的歷史真跡，是確鑿無疑的原始文件和歷語言傳遞是將信息轉化為語言傳遞給信息接受者，如對話、座談、會議、提出史憑證，可以成為查考、研究、爭辯、護權和處理問題的時具有法律效力的依據。
二、參考價值
檔案反映企業管理實踐活動的正反兩面的教訓，可為后人提供廣泛的借鑒。它對于企業查考既往實踐、探索事物的過程及其規律，總結吸取歷史的經驗教訓，開拓創新，是必備的參考材料，具有廣泛的情報價值。
(2)地鐵總公司的檔案部門由于完好地保存了將要改造的電動客車的全部檔案資料，因而為技術部門迅速、有效地進行設計改造提供了可靠的信息。經過3年多的努力，完成了42輛車的改造任務，每車節約資金98萬元，42輛車共節約資金4116萬元。充分體現了檔案的參考價值。
從信息意識的角度，談談何秘書為何會遇到尷尬，你怎么做?
答：1.所謂信息意識，就是信息工作人員對事物的敏感度、洞察力，是信息工作人員政治素質、業務素質、政策水平、學識水平和分析能力、思維能力、理解能力、反應能力、決斷能力等多種知識和能力的綜合反映。
2.此案例中何秘書缺乏信息意識，沒有從會議回執中獲取到代表們關于住宿的要求信息，只是想當然的按照男女人數，確定了房間的數量，沒有收集到代表們的特殊要求，所以才遇到了這樣的尷尬。
3.作為秘書人員，要培養自己的信息意識，從相關資料中獲取到有用的信息，按照與會人員的要求，合理的安排住宿。
作為秘書人員來說，信息的敏感性并不是天生的，可以通過平時的刻苦訓練逐步提升。
一要多看，這是形成敏銳的信息洞察力的基礎。
(1)現代秘書要像吃飯穿衣一樣，每天都要讀一讀文件，看一看新聞，聽一聽廣播，瀏覽一下網絡，查找所需要的資料，并形成一種習慣性傾向。(2)多接收來自外界的各類信息，以提高認識水平及辨別是非的能力。 二要多思，這樣才能培養靈活的信息收集和捕捉能力。
收集和攝取信息在過程中，要抓住三點：(1)位置準、(2)內容新、(3)角度好。
三要多練，即培養信息工作人員準確的篩選、整理信息的能力。 (1)篩選細致、(2)整理準確。
請求、聽取匯報、演說等.是使用語言、姿態、傾聽來傳遞信息的。語言傳遞簡潔、直接、快速，信息反饋及時，較少受地點、場合的限制，但獲得的信息凌亂，對信息接收者來說較難儲存。
文字傳遞是將信息轉換成文字、符號、圖像傳遞給信息接受者，它的特點是避免信息變形失真，可以進行遠距離的多次傳遞，而且便于利用和儲存。
電信傳遞是先進的信息傳遞方式，目前已有電話(包括手機和固定電話)、傳真、通信衛星、計算機聯網等多種方式。
小林要求信息傳遞要準確及時，所以采用了電信的傳遞方式，老師要求信息傳遞要準確不失真，可以進行遠距離的傳遞和多次傳遞，所以采用了文字傳遞的方式。
科長需要在會議上直接與與會者交流溝通采用了語言傳遞的方式，為了避免語言傳遞信息凌亂不易儲存的特點，輔以文字資料，使信息傳遞更準確，更具說服力。
省委有關部門到重災區進行調查后，編發匯報材料上交省委、省政府。這屬于哪一種形式信息反饋?除此以外信息反饋還有哪些形式?
信息反饋的涵義是什么?
信息反饋的方法有哪幾種?
信息反饋形式..：(1)縱向反饋和橫向反饋。縱向反饋是向上級管理部門和決策層反映執行指令情況的反饋形式;橫向反饋是同級組織之間的信息反饋。(2)正反饋和負反饋。決策執行中的成績、經驗方面的信息反饋為正反饋，問題、失誤方面的反饋為負反饋。(3)前反饋和后反饋。在信息發出前信息接收者向信息發出者提出要求和愿望是前反饋;在信息發出后信息接收者對信息做出的反應是后反饋。
案例中他們及時地編發了《特重災區需要特殊政策解決后遺癥問題，監利縣當前幾個突出的問題亟待解決》的信息，反饋給省委，屬于縱向反饋、負反饋和后反饋。
所謂信息反饋，是指控制系統把輸出的信息與其作用的結果相比較后再返回回來，并對信息的再輸出發生影響的過程。
信息反饋有連續型、系列型、廣角型三種方法..。(1)連續型反饋信息。對工作過程中的某個關鍵問題在短期內連續不斷地進行反映。(2)系列型反饋信息。將工作活動的全過程情況按不同的發展階段連續反映。(3)廣角型反饋信息。對工作活動的某個過程從不同角度進行反映。