秘書時間管理的案例分析

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秘書時間管理的案例分析

　　不便安排約會的時間

　　琳達是北歐皮具(上海)公司銷售部經理的秘書。琳達在給上司安排日程時，很大一部分精力是在安排上司的各種約會。為了避免給上司造成不便，必須把約會安排在合適的時間。下面有5個選項：

　　a、上司下班之后不安排約會

　　b、上司出差回來上班的第一天不安排約會

　　c、琳達自己工作扎堆的時候不安排約會

　　d、上司馬上要外出和外出之后回來不久不安排約會

　　e、中午要開始午餐和剛剛用完餐之后不安排約會

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認為不合適的，并說明理由。

　　本題答案c

　　給上司安排工作日程，要盡可能地考慮周全，既要提高工作效率，又要減輕上司的負擔，讓上司得到休息。秘書只是上司的助手，所以，即使你自己工作忙一點，如果有必要，仍要給上司安排約會。

　　制定日程表的方法

　　琳達是日朗船舶(中國)公司公關部經理的秘書，專門負責上司的日程管理。下面有5個選項：

　　a、安排上司的日程，有全年、本月、本周和當天四種日程表。這四種表格相互銜接，滾動執行。

　　b、出現了突發事件后，就應當馬上記入日程表。如果它與原定的工作安排在時間上發生沖突，那就要請上司確認哪項工作優先。

　　c、當上司打算外出時對你說“我出去一下”，你除了說“我知道了”外，其它什么都不要一說。

　　d、對上司的私人安排，最好記在自己的工作手冊上，不要詳細地記入日程表。

　　e、如果你估計上司會談的時間會延長，那你就要在上司去會談之前提醒上司會談之后的工作。

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認為不合適的，并說明理由。

　　本題答案c

　　當上司對你說“我出去一下”，既不告訴你他去哪里，也不告訴你出去做什么，作為秘書就沒有必要多問，但是，秘書作為上司日程的管理者，還是有必要問清上司回來的時間，否則后面的工作就不好安排。

　　上司臨時改變日程

　　琳達是皇冠服飾(上海)公司銷售部經理的秘書。這天下午快下班的時候，上司對琳達說：“明天早上一上班，我直接去大明公司，與他們的陳總談些事情。明天上午10點鐘佳琪公司的歐陽經理要來公司，你與他聯系一下，最好把時間推遲到明下午2點鐘之后。”琳達按照上司的指示開始工作。下面有5個選項：

　　a、給佳琪公司的歐陽經理打電話，說希望將明天上午10點的約會推遲到明下午2點之后。

　　b、給佳琪公司的歐陽經理打電話，說上司因為有急事要去大明公司，請對方予以理解。

　　c、 給佳琪公司的歐陽經理打電話，說如果明下午2點方便的話，我們就等待他的到來。

　　d、佳琪公司的歐陽經理說明下午2點能準時到達，于是問上司明天幾點能從大明公司那里回來。

　　e、與行政部聯系，更改明天使用接待室的時間，并更改上司明天的日程表。

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認為不合適的，并說明理由。

　　本題答案b

　　在現代商業交往中，提前更改預約的時間是很正常的，一般人都能理解和接受。但是，如果你告訴對方上司是因為另一家公司而改預約的，那就會給對方一個你優先其他公司而不重視他的印象。在這種情況下，你只需要告訴對方你有急事要改變預約時間就行了，告訴對方變更的理由是不適合的。