專(zhuān)業(yè)秘書(shū)訓(xùn)練教程心得
秘書(shū)是上司的左右手，他的責(zé)任是替上司分憂解勞，減少主管無(wú)謂的干擾，所以，主管如果能獲得一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)的話，就能心無(wú)旁騖拓展業(yè)務(wù)版圖。下面是第一范文網(wǎng)小編為你整理的專(zhuān)業(yè)秘書(shū)訓(xùn)練教程心得，希望對(duì)你有用!
專(zhuān)業(yè)秘書(shū)訓(xùn)練教程心得1
認(rèn)知人際關(guān)系，增進(jìn)人際互動(dòng)
人是一種群體動(dòng)物，沒(méi)有人可以離群獨(dú)居，我們每天都要進(jìn)行人與人之間的互動(dòng)。人際關(guān)系涉及各種問(wèn)題，職位、地位、社會(huì)背景等都會(huì)影響到人際關(guān)系，有一句老話說(shuō)得好，“先學(xué)做人，再學(xué)做事”，如果不會(huì)做人，人際關(guān)系就會(huì)一團(tuán)糟，辦事自然就會(huì)到處碰壁。那么怎樣才能增進(jìn)人際互動(dòng)呢?這要靠平時(shí)的積累。朋友不會(huì)從天而降，也不會(huì)突然出現(xiàn)，我們?cè)谄匠５纳睢⒐ぷ鳌F(tuán)隊(duì)活動(dòng)中要有意識(shí)地結(jié)交朋友，建立人際關(guān)系網(wǎng)。
人際交往的四種態(tài)度
人際關(guān)系有四種交往態(tài)度：我不好，你好，這是大公無(wú)私的態(tài)度。我不好，你也不能好，這是玉石俱焚的態(tài)度。我好，不管你好不好，這是自私自利的態(tài)度。我好，你也好，這是我們追求的目標(biāo)，希望大家都能夠有和諧的博愛(ài)的精神。
影響人際交往的客觀因素，時(shí)代背景
時(shí)代不同，人們的觀念也會(huì)存在差異，會(huì)有很多因素的約束使得人際關(guān)系無(wú)法突破。在以前的農(nóng)業(yè)社會(huì)中，鄰居之間的關(guān)系非常好，尤其在農(nóng)村，一家辦喜事，全村的人都出動(dòng)，而在當(dāng)今的商業(yè)社會(huì)中，人們住在電梯公寓里，樓上樓下甚至都互不認(rèn)識(shí)。但是隨著現(xiàn)代高科技的發(fā)展，尤其是因特網(wǎng)的出現(xiàn)，使得空間距離已經(jīng)不是問(wèn)題，為人們的交往提供了極大的便利。
生活壓力人們?cè)谏钪须y免會(huì)面對(duì)許多壓力，比如升學(xué)壓力、家庭壓力、經(jīng)濟(jì)壓力、工作壓力等等，這些都會(huì)影響個(gè)人的看法與想法，也會(huì)左右人們?nèi)穗H開(kāi)拓的腳步。環(huán)境的阻隔環(huán)境是影響人際交往的最直接的因素之一，環(huán)境的改變可能會(huì)使親密的朋友很少有機(jī)會(huì)見(jiàn)面、談心，久而久之，感情就慢慢地變淡了。
角色定位在人生的舞臺(tái)上，有的人演主角，有的人演配角，甚至跑龍?zhí)祝还茉鯓樱覀儚膽騽〉难莩鼍涂梢酝茰y(cè)出各種角色的生活面。所以我們要忠于自己的角色，如果今天我們扮演秘書(shū)的角色，就要把秘書(shū)的角色詮釋的盡善盡美，達(dá)到最高境界。
影響人際交往的主觀因素人格特質(zhì)
有些人生性木訥，不茍言笑，朋友自然不多;有的人主動(dòng)外向，總有許多人圍繞在他身旁。個(gè)性的不同，自然會(huì)帶來(lái)不同的生活面。認(rèn)知的差距對(duì)事情認(rèn)知的差異性，也會(huì)造成不同的人際距離。如兩個(gè)人相約去吃飯，一個(gè)人要吃洋蔥面，而另一個(gè)人要吃魚(yú)翅，兩人對(duì)美食的認(rèn)識(shí)不一致，以后也很難在一起吃飯。
態(tài)度習(xí)慣不同的生活環(huán)境、家庭教育培育出不同的習(xí)慣，每個(gè)人都有自己的處世習(xí)慣，如果習(xí)慣一致，則容易相處，所以有“物以類(lèi)聚”的說(shuō)法。
溝通協(xié)調(diào)有效的溝通能夠拉近兩個(gè)人的距離，而失敗的溝通則恰恰相反，正所謂“話不投機(jī)半句多”。溝通的瓶頸會(huì)使人們無(wú)法和睦相處，結(jié)果產(chǎn)生彼此之間的距離。
利益沖突人們之間最常見(jiàn)的沖突大概就是利益沖突了，朋友之間因?yàn)槔鏇_突而造成老死不相往來(lái)的現(xiàn)象并不少見(jiàn)，在利益的面前，需要技巧才能把獲得利益和保持友誼協(xié)調(diào)起來(lái)。當(dāng)你總是把“我”字?jǐn)[在第一位的時(shí)候，你的朋友一定不會(huì)很多。所以，一定要兼顧每一個(gè)人的感受，善于溝通，妥善維系人際關(guān)系。
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促進(jìn)人際關(guān)系的技巧
想要有效的增進(jìn)人際關(guān)系，需要掌握下面的一些技巧：
守信用
做人要言而有信，才能贏得別人的尊重和信賴(lài)，在人群中建立良好的口碑。說(shuō)好話心存善意，學(xué)習(xí)說(shuō)話技巧，多鼓勵(lì)他人，隨時(shí)贊美身邊的朋友。懂得贊美別人的人，才是最佳的公關(guān)高手，贊美是人際關(guān)系的潤(rùn)滑劑，不花一分錢(qián)，就能獲得很好的效果。
勇于認(rèn)錯(cuò)許多人明知犯錯(cuò)，卻礙于面子死不認(rèn)錯(cuò)，甚至將錯(cuò)就錯(cuò)，喪失自己的公正性，這樣只能使自己走進(jìn)死胡同。而勇于認(rèn)錯(cuò)的人，卻如冬日暖陽(yáng)，令人覺(jué)得溫煦可親。尊重他人“敬人者，人恒敬之”，一個(gè)懂得尊重別人的人，必能獲得更多的尊重。我們不要因?qū)Ψ降某錾肀拔⒍蛔鹬貙?duì)方。在表達(dá)尊重的時(shí)候，要因人而異，因場(chǎng)合不同，選擇不同的方式。
欣賞別人
古人云“三人行，必有我?guī)?rdquo;，每個(gè)人的專(zhuān)長(zhǎng)不同，如果能做到不恥下問(wèn)，虛心求教，就能夠不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)步。只有努力拓展狹隘的心胸，做一個(gè)欣賞他人優(yōu)點(diǎn)的鑒賞家，才能左右逢源，增加人際開(kāi)拓的能力。
善于傾聽(tīng)很多時(shí)候，一雙善于傾聽(tīng)的耳朵比一口伶牙俐齒更受人歡迎。
重視儀表
據(jù)調(diào)查，一個(gè)人的第一印象會(huì)影響他與別人日后長(zhǎng)期交往的意愿，所以我們必須重視儀表。一個(gè)人的容貌、衣著、談吐、肢體語(yǔ)言等等都能顯露其內(nèi)在涵養(yǎng)，我們應(yīng)該對(duì)成功者的個(gè)人特質(zhì)多加揣摩，建立自己的印象特質(zhì)，找出屬于自己的吸引力。
運(yùn)用語(yǔ)言表情說(shuō)話速度如連珠炮，會(huì)使人無(wú)法完全理解，溝通時(shí)就會(huì)產(chǎn)生瓶頸;談話時(shí)有氣無(wú)力，冗長(zhǎng)無(wú)味，也沒(méi)有幾個(gè)人能夠忍受;只有音量適中、音調(diào)柔和、速度適中、用字遣詞高雅動(dòng)人、搭配合宜的姿態(tài)，才能展現(xiàn)聲音表情的美學(xué)。
運(yùn)用肢體語(yǔ)言?xún)?yōu)雅的肢體語(yǔ)言就像一塊磁鐵，能緊緊地吸引別人的注意力，發(fā)言時(shí)與肢體語(yǔ)言相輔相成，更能帶來(lái)好的效果。
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秘書(shū)的形象常常代表著公司的形象，所以秘書(shū)一定要注意自己的儀表。秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)形象包括穿著、精神、態(tài)度、語(yǔ)言、動(dòng)作等多方面的內(nèi)容，只有一一進(jìn)行訓(xùn)練，才能使自己的形象變得完美。優(yōu)雅的儀態(tài)能夠顯示一個(gè)人的教養(yǎng)和內(nèi)涵，使別人不由自主的對(duì)他(她)產(chǎn)生好感，所以?xún)x態(tài)訓(xùn)練是一名優(yōu)秀秘書(shū)的必修課。
1.從容不迫的走路姿勢(shì)模特們?cè)谖枧_(tái)上走一字步，確實(shí)很好看，但是對(duì)工作中的秘書(shū)來(lái)說(shuō)，這種步法并不實(shí)用。對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，走路的姿勢(shì)要自然、穩(wěn)重、從容不迫，收腹、抬頭挺胸，兩只腳走成平行線。
2.優(yōu)雅得體的站姿秘書(shū)在站立的時(shí)候一般采用丁字步，這樣站的好處是，因?yàn)榛《鹊膬A斜，側(cè)身的時(shí)候會(huì)有三條線：一個(gè)是臀線，一個(gè)是腰線，一個(gè)是胸線，這三條線形成一個(gè)曲線，看起來(lái)會(huì)比較優(yōu)雅。
如果采用立正式的站姿，短時(shí)間站立還可以忍受，站久了就會(huì)覺(jué)得很疲倦，因?yàn)閮芍荒_平放在地面上，久而久之雙腿會(huì)發(fā)麻。而采用丁字步的站法，可以左腳在前，把重心放在右邊，過(guò)一段時(shí)間站累了，可以不露痕跡地把重心移到左邊，讓右腳輕松一下，這樣兩只腳就可以輪流休息了。如果是男秘書(shū)，站立的時(shí)候兩腳應(yīng)稍微跨開(kāi)，保持一定的距離，手輕輕地放在腹部或者貼在大腿側(cè)，要注意的是，一定要精神抖擻。
3.穩(wěn)重端莊的坐姿坐的姿勢(shì)非常重要，因?yàn)槿藗內(nèi)粘Ｗ臅r(shí)間很長(zhǎng)，平時(shí)工作、開(kāi)會(huì)或與朋友聚會(huì)的時(shí)候，大部分時(shí)間都是坐著的，而有些人有各種不良的坐姿習(xí)慣，比如抖腿、駝腰、過(guò)于前傾或后倒等等，這些都會(huì)給人留下不好的印象。
坐的時(shí)候要保持身體的挺直，大概坐椅子的三分之二，雙手輕輕的擱在大腿中央，至于男士，可以將雙手放在大腿兩側(cè)，男士也可以?xún)赡_稍微跨開(kāi)，與肩同寬。
有的人習(xí)慣翹腳，同時(shí)將身體歪在一邊，這個(gè)動(dòng)作會(huì)影響自己的專(zhuān)業(yè)形象，應(yīng)避免采用這種坐姿。當(dāng)與他人談話或傾聽(tīng)他人的意見(jiàn)時(shí)，身體應(yīng)輕微地向前傾，表示對(duì)對(duì)方的尊重和重視，但是不要過(guò)于前傾，否則會(huì)顯得不自然。
4.適當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言人們?cè)谡f(shuō)話的時(shí)候經(jīng)常要運(yùn)用手勢(shì)，手勢(shì)運(yùn)用得當(dāng)，能夠有效地增加說(shuō)話的效果，但是如果運(yùn)用不當(dāng)，則會(huì)適得其反。有的手勢(shì)在某些地方具有特定的含義，我們要先弄清楚具體含義再使用，比如在馬來(lái)西亞，豎起一根手指是罵人的動(dòng)作，如果隨便使用，很有可能會(huì)引起誤會(huì)。
此外，人們還可以運(yùn)用眼神來(lái)進(jìn)行表達(dá)，尤其在面對(duì)客戶(hù)的時(shí)候，雙眼注視客戶(hù)是表示對(duì)客戶(hù)的尊重和對(duì)客戶(hù)意見(jiàn)的重視，反之，如果眼睛到處亂看，或者一直垂下眼簾不看客戶(hù)，則會(huì)給客戶(hù)留下很不好的印象。
如何接待訪客接待
訪客是秘書(shū)幾乎每天都要做的，一位優(yōu)秀的秘書(shū)要能夠讓客戶(hù)在受到接待的過(guò)程中認(rèn)同公司，也認(rèn)同自己。怎樣才能達(dá)到這個(gè)境界?這就需要在實(shí)際生活中去學(xué)習(xí)、去實(shí)踐。
1.保持親切燦爛的笑容
微笑是全世界的共同語(yǔ)言，正所謂“伸手不打笑臉人”，一副親切燦爛的笑容能夠讓人不由自主的產(chǎn)生好感，愿意與你親近。有一句諺語(yǔ)說(shuō)得好：“假如你需要快樂(lè)，必須學(xué)會(huì)先使別人快樂(lè)。”笑容可以拉近彼此的距離，甚至消除彼此的對(duì)立和敵意。
秘書(shū)在接待過(guò)程中首先要學(xué)會(huì)微笑，以微笑來(lái)迎接客人，用微笑給客人留下美好的第一印象。笑容是可以訓(xùn)練的，我們可以對(duì)著鏡子觀察自己的笑容，努力使自己的笑容熱情真誠(chéng)，而不能皮笑肉不笑或者自以為是的傻笑。只要努力訓(xùn)練，就一定能保持最美的笑容。
2.溫馨得體的招呼語(yǔ)打招呼也是需要技巧的，客人來(lái)訪時(shí)，如果對(duì)客人說(shuō)：“歡迎光臨!”會(huì)顯得過(guò)于單調(diào)，日常生活中可以使用“您早”、“您好”、“上午好”、“下午好”等等。
3.運(yùn)用視線功能所謂的視線功能是指要與客戶(hù)保持相等的高度，比如當(dāng)客戶(hù)進(jìn)來(lái)時(shí)，你是坐著的，這時(shí)你應(yīng)該馬上站起來(lái)表示歡迎，如果繼續(xù)坐著，會(huì)顯得很沒(méi)禮貌。有的時(shí)候，客人的身高比秘書(shū)矮，這種情況下秘書(shū)不要為了與客人保持相等高度，就低下身子與客戶(hù)說(shuō)話，因?yàn)檫@種做法不但不能表示尊敬，反而會(huì)傷害客人的自尊心，正確的做法是后退兩步，與客人拉開(kāi)一定距離，這樣視線自然會(huì)拉平。
拜訪的禮儀
1.拜訪的基本禮儀正所謂禮尚往來(lái)，要去拜訪客戶(hù)時(shí)，在受到對(duì)方禮遇的同時(shí)，自己也應(yīng)該遵守基本的禮儀。
事先約定拜訪時(shí)間貿(mào)然的前去拜訪有時(shí)是一件非常失禮的事，所以作為秘書(shū)，不管是自己前去拜訪，還是上司親自去拜訪，都要提前與對(duì)方約好時(shí)間。
事先準(zhǔn)備好資料為了提高拜訪的效率，秘書(shū)一定要做好事前準(zhǔn)備，其中重要的一條就是準(zhǔn)備好材料，這樣在拜訪的過(guò)程中就可以及時(shí)拿出需要的材料，在談判的時(shí)候，準(zhǔn)備充分的材料甚至是一道厲害的殺手锏。
注意儀容形象的修飾秘書(shū)平時(shí)就代表著公司的形象，在出訪的時(shí)候更是如此，基本要求是整潔、大方、專(zhuān)業(yè)化，并且精神抖擻。
遵守時(shí)間觀念首先，要在約定的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)到訪，秘書(shū)有責(zé)任提醒上司已經(jīng)安排的拜訪時(shí)間，以免上司因事務(wù)繁忙忘記或者拖延時(shí)間，而讓對(duì)方久候。其次，在拜訪的過(guò)程中，秘書(shū)也要把握好時(shí)間，最好不要把時(shí)間拖得太長(zhǎng)，以免耽誤他人和自己的時(shí)間。
運(yùn)用談話技巧
在與拜訪對(duì)象見(jiàn)面的時(shí)候，秘書(shū)應(yīng)主動(dòng)地遞上自己的名片，如果上司一同去了，則首先要為上司和拜訪對(duì)象進(jìn)行介紹。在拜訪的整個(gè)過(guò)程中，秘書(shū)都要注意運(yùn)用談話的技巧，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候同樣的意思用不同的方式表達(dá)會(huì)取得截然相反的效果。
商務(wù)車(chē)次安排
在日常工作與生活中，我們經(jīng)常要乘坐汽車(chē)，車(chē)上的座次如何安排也是有講究的。
司機(jī)開(kāi)車(chē)的坐次安排如果有司機(jī)開(kāi)車(chē)，主管應(yīng)坐在駕駛座的右后方，其次是左后方，年齡輩分最低的應(yīng)該坐在駕駛座的旁邊，這樣便于下來(lái)幫忙開(kāi)車(chē)門(mén)、關(guān)車(chē)門(mén)。
老板開(kāi)車(chē)的坐次安排如果老板親自開(kāi)車(chē)，那么秘書(shū)必須坐在老板的旁邊，而不能大咧咧地坐在后面，把老板當(dāng)司機(jī)。
小巴的主賓安排一般小巴是三排九人座，中間那排靠近門(mén)的座位最方便上下起落，這個(gè)位置是主賓的位置，然后依次是中間排的其他座位和后面的一排，前面一排因?yàn)楸容^高，不適合讓主管、年齡大的、行動(dòng)不便的人來(lái)坐，而應(yīng)該讓年齡輩分比較低的人來(lái)坐。
其他車(chē)的座位安排吉普車(chē)的駕駛座的旁邊是主位，應(yīng)該由主管乘坐，后面則由年齡輩分比較低的坐。
而游覽車(chē)的安排又不同，我國(guó)以右為尊，一般右邊的景象風(fēng)光最漂亮，所以要讓上級(jí)和前輩們坐在右邊，中間的走道最好不要給德高望重或年齡較大的長(zhǎng)輩坐。
夫妻同坐的位置安排如果是夫妻一同坐車(chē)，不同的國(guó)家有不同的講究，歐美人講求社交，所以夫妻分開(kāi)坐，男主人開(kāi)車(chē)，主賓坐在男主人的旁邊，而中國(guó)人講求邊際關(guān)系，一般是先生開(kāi)車(chē)，太太就坐在旁邊，所以秘書(shū)要根據(jù)接待對(duì)象來(lái)安排位置。