秘書信息收集實務案例分析

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秘書信息收集實務案例分析

　　新總裁即將來視察工作

　　琳達是北京中海集團大連分公司總經理秘書。新上任不到十天的集團公司總裁下周星期一要來大連視察工作。為了做好接待準備工作，琳達給總裁秘書打電話，了解總裁的有關信息。下面有5個選項：

　　a、總裁多大年齡了?

　　b、總裁的家住在哪兒?

　　c、總裁的性格如何?

　　d、總裁原來到過大連嗎?

　　e、總裁喜歡吃什么菜喝什么酒?

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認為不合適的，并說明理由。

　　本題答案b

　　新上任的總裁來視察工作，當然要接待好;要接待好總裁自然要了解總裁的一些基本情況，如多大年紀，是否第一次來本地，喜歡吃什么菜，喝什么酒，等等。但至于總裁的家住在什么地方，它與本次接待沒什么關系，所以問這個問題是不合適的。

　　兩個經理之間有矛盾

　　琳達是鴻達玩具(蘇州)公司總經理的秘書。總經理剛從上海的集團總部調來不久。琳達在與總經理接觸過程中，無意中知道了總經理準備派銷售部經理張明和市場部副經理龍峰去參加下個月在萊比錫國際玩具博覽會的想法。他倆幾年來一向不和，這在公司里幾乎是公開的秘密。面對這種情況，琳達應該怎么辦?下面有5個選項：

　　a、如果總經理問自己派他倆帶隊去歐洲是否合適，就說自己不清楚。

　　b、主動向總經理報告，聽銷售部梅倩說，他倆曾在飯堂動手打過架。

　　c、如果總經理問自己他倆的關系如何，就說他倆因為性格等方面的原因，在工作中確實有些矛盾。

　　d、如果總經理不問自己就不說這件事。

　　e、如果總經理問自己，就說他倆性格有些合不來，但并不影響他們一起帶隊去歐洲。

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，并說明理由。

　　本題c

　　上司每天要接收很多信息，如果秘書把管理人員個人之間的矛盾這種小事也匯報給上司，那就會對上司造成“信息污染”。但是，當管理人員個人之間的矛盾有可能會影響上司的決策之后，作為助手，秘書應把這種矛盾作為“信息”提供給上司。至于上司根據你提供的信息如何作出決策，那是上司的事情。對上司決策有用而且是必需的才能稱之為“信息”。

　　上司的隱私

　　琳達是通聯電信(中國)公司營銷總監周濤的秘書。前天上司把琳達叫到自己的辦公室，說：“麻煩你幫我辦件事。我馬上要去香港出差了，后天下午你去王府井某某商店的首飾柜臺，你說出我的名字后，人家就會給你一包東西。取到東西后，你再幫我送一下。”說著，遞給琳達一張寫著地址的紙條。第二天，根據上司提供的地址，琳達將禮品送給了一位住在亞運村的年輕漂亮的女士，看她的樣子，似乎與周總的關系比較曖昧。”一天，公司總裁問琳達：“近來公司好象有人在議論周總;你常去他的辦公室，是不是知道一些這方面的情況?”琳達明白總裁實際上問的就是幫上司送禮的事。面對這種情況，琳達應該怎?下面有5個選項：

　　a、“前幾天周總的老師過生日，由于要出差，他讓我幫他送了點禮物給他的老師。

　　b、“對周總的私事我不太了解!”

　　c、“上個星期五下午，我幫周總送了件禮物給住一位住在亞運村的年輕漂亮的女士。”

　　d、“上個星期五下午，我幫周總送了件禮物給一位住在亞運村的小姐，看她的樣子，和周總的關系肯定不一般。”

　　e、“最近一段時間我與周總接觸不多。”

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，并說明理由。

　　本題c

　　在一般的情況下，秘書對于上司的隱私，看到了的要當作沒看見，聽到了的等于沒聽見;只有這樣，上司才能真正放心讓你協助他的工作。但是，實事求是，如實向上司(包括上司的上司)匯報，這是每一個做秘書的天職。也只有這樣，秘書才能真正得到上司的信任。