秘書實務案例分析

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秘書實務案例分析

　　銷售部送來的文件

　　琳達是格林路橋設備(上海)公司財務部經理的秘書。這天上午十點左右上司正在與部下奧尼爾商量工作，銷售部的秘書艾麗拿著一份文件過來了。她說她的上司想請琳達的上司大致看一下這份文件，如果沒什么大問題，她就馬上把文件帶回去。上司商量工作估計還要10來分鐘。面對這種情況，琳達應該怎么辦?下面有5個選項：

　　a、因為上司正在商量工作，對方又比較急，所以，寫個紙條遞達給上司，問他如何處理。

　　b、因為上司商量工作只有10來分鐘就結束了，所以問艾麗能否稍等一會。

　　c、因為上司現正在商量工作，所以讓艾麗給自己的上司打電話，請示這事怎么處理。

　　d、如果可以的話，先把文件放在自己這里，待上司看過之后，就馬上告訴艾麗。

　　e、因為商量工作還有10來分鐘結束，所以請艾麗先回自己辦公室去，上司商量工作一結束就馬上通知她。

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認為不合適的，并說明理由。

　　答案c

　　羅絲拿文件過來是想讓琳達的上司看完后當場拿回去的，而琳達的上司正在商量其它工作，所以，琳達應積極提建議解決問題而不是簡單地讓羅絲去請示她的上司怎么辦。

　　上司打高爾夫球

　　琳達是紅橋投資(中國)公司的總經理的秘書。今天是星期五。十點來鐘，琳達在去上司辦公室送郵件時，正聽見總經理在與朋友打電話：“前一向太忙了，好久沒打高爾夫球了。你明天有空嗎?好，那就這么說定了，明天下午一起去打高爾夫球，放松放松。”一點鐘左右，高爾夫球俱樂部的客服人員給作為俱樂部VIP會員的總經理來電話;中午總經理外出應酬還沒回來，琳達接的電話。對方問總經理明天去不去打高爾夫球，如果去就給他預留位置。面對這種情況，琳達應該怎么辦?下面有5個選項：

　　a、也許可以去，你們先留個位置吧!

　　b、明天肯定去!

　　c、我不太清楚。

　　d、我需要請示一下再答復你!

　　e、我們總經理太忙，說不準!

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，并說明理由。

　　答案是d。

　　總經理是打算明天去打高爾夫球，但他并沒有直接給琳達下達訂位的指令，所以，回答對方要請示上司后再作答復，既沒有自作主張，又體現了積極主動的精神。

　　上司的日程“撞車”

　　琳達是瓊斯環境(上海)公司市場總監的秘書。中午十二點過，上司對琳達說：“我中午跟朋友約了一起吃飯，所以下午上班可能要稍為晚一點回來。”下午l點鐘，蘇州昆山天昌公司的劉總來找上司，他說是和上司約好的。看來這事是上司忘記給琳達說了，琳達只知道上司從1點半開始要聽取市場部李偉的工作匯報。現在面對這種情況，琳達應該怎么辦?下面有5個選項：

　　a、對劉總說，請稍等，既然你與上司約好了，那就在上司回來之后，聽取市場部李偉工作匯報之前與你先談。

　　b、對劉總說，請稍等，既然你與上司約好了，那就在上司回來之后立即與你面談。然后給李偉打電話，說匯報的時間可能要推遲。

　　c、 告訴劉總，說上司回來的時間比較晚了，而他與上司商量的問題又比較花時間，所以先回去再約時間。對李偉說原定的時間不變。

　　d、因為上司回來之后馬上就要聽取李偉的工作匯報，所以，琳達向劉總承認她也不知道上司回來后會怎么處理這件事。

　　e、琳達對劉總說，上司可能要晚一些回來，請他稍為等一會，上司回來之后怎么處理到時候再說。她對李偉說匯報的事也要等上司回來后再說。

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，并說明理由。

　　答案b

　　因為琳達不知道上司與劉總有預約的事，不知道上司是怎樣考慮這件事的，所以不應該對劉總說上司下午的其他安排。李偉是公司內部的人，所以請他把時間推遲是比較穩妥的。