文秘之公文寫作理論范本

　　職業秘書文書寫作首先是學習,學習優秀應用文體的結構。下面是第一范文網小編為您精心整理的文秘之公文寫作理論范本。

　　篇一

　　公文的分類

　　公文從不同的角度，按不同的標準，可以劃分出不同的類型。

　　(一)按行文方向，可分為上行文、下行文、平行文

　　上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告、意見。

　　下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、批復、紀要。

　　平行文是指同級機關或不相隸屬機關之間的行文，如議案、意見、函等。如人民日報社要與北京市政府商洽辦理事情，由于相互沒有隸屬關系，在這種情況下，既不能用上行文，更不能用下行文，只能用平行文，可發商洽函、請求函等。值得注意的是，意見根據其內容，既可作為上行文、下行文，也可作為平行文。

　　(二)按時限要求，可分為特急公文、加急公文、常規公文

　　公文內容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和加急兩種。緊急公文應隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快。隨著社會的發展，對公文的時效要求越來越高，即使常規公文，也應隨到隨辦，以提高辦文效率。

　　(三)按機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文 絕密、機密、秘密公文又稱保密文件，是指內容涉及黨和國家的機密，需要控制知密范圍和知密對象、規定保密時限的公文。公文的密級越高，傳達、閱辦、保管的要求也越嚴。其中：

　　絕密公文是秘密等級最高的文件，它反映的通常是黨和國家的核心秘密。如果失密，將會對黨和國家造成特別重大損失。

　　機密公文是秘密等級較高的文件，它反映的通常是黨和國家的重要秘密。如果失密，將會對黨和國家造成重大損失。

　　秘密公文是標有秘密等級公文中，密級最低的文件，它反映的通常是黨和國家的一般秘密，但其內容也不允許泄密。

　　需要注意的是，公文密級的劃分和保密時限的確定要十分慎重，應按照《保密法》的有關規定，力求準確、恰當，而不能隨心所欲，想定什么就定什么。

　　來不涉密的若定了密，文件一旦丟失，就會按失密來對待。反過來，該定密的卻不定密，或者該定機密的定成了秘密，一旦泄密，會對黨和國家的事業造成損失。

　　普通公文也稱非保密文件。但普通公文并非任何人都可以傳閱。因此，要防止隨意擴大公文發文范圍。即使有些需要通過傳播工具向社會公布周知的，也應注意內外有別，把握傳播的時機。

　　從廣義上講，除上述常用公文種類外，公文還應包括法律性、規章性、政策性公文的條例、規定、細則、辦法，事務性公文的計劃、總結、簡報、調查報告、述職報告、會議記錄、大事記、電話記錄等公文種類。需要注意的是，這些公文如要行文，通常要用法定公文文種予以公布、印發、轉發。如法規性、規章性公文，要由權力機關用公告文種公布或發布，或由行政機關用令的形式公布。

　　篇二

　　正確使用文種

　　能否正確選用文種，事關黨政機關公文的嚴肅性和權威性問題。應正確認識文種在公文中的重要地位、作用，掌握文種的含義、適用范圍、基本屬性和特征，以及各文種之間的相互關系，嚴格按照《黨政機關公文處理工作條例》中的規定和要求正確選用文種。否則，可能會錯誤使用公文，或者給收文機關的公文處理工作帶來很多麻煩與不便。

　　(一)依據法規的規定和要求正確選用文種

　　《黨政機關公文處理工作條例》是法規性文件，對各級黨政機關公文處理工作具有很強的指導性和普遍約束力。起草公文時不得隨意使用《黨政機關公文處理工作條例》規定以外的文種(如方案、計劃、要點、總結、綱要、建議、答復等)。

　　(二)依據發文機關的職能權限正確選用文種

　　從《黨政機關公文處理工作條例》所列的15個文種的適用范圍可以看出，選用何種文種行文是有條件的，要與發文機關的地位和職能權限相符，切不可亂用，不可超越職權。例如，公告雖屬于告知性的名稱，但這個“公”字包含代表黨和國家的意思，也就是只有黨和國家才有資格使用它，而目前那些令人眼花繚亂的“招生公告”、“招干公告”、“征訂公告”、“開業公告”等，它們的作者或發文單位(如報社、雜志社、出版社、商店、學校等)無權代表國家，不能隨便亂用“公告”。

　　(三)依據行文隸屬關系或業務指導關系正確選用文種

　　一個機關在發文時使用什么文種由其所處的組織系統決定，在其所處的組織系統內又由隸屬關系或業務指導關系及職權范圍決定。行文關系決定著行文方向，行文方向決定著文種選擇和使用。黨政機關之間的關系可分為四種類型：一是同一組織系統中上下級之間屬于領導與被領導關系，如黨的系統中的中共中央與各省(區、市)黨委，政府系統中的國務院與各省(區、市)人民政府;二是同一組織系統中的上級主管業務部門與下級主管業務部門之間的業務指導與被指導關系，如中共中央組織部與各省(區、市)黨委組織部，教育部與各省(區、市)教育廳;三是同一組織系統中同級機關之間的平行關系，如黨的系統中同級組織、宣傳、統戰等部門之間，政府系統中的財政、教育、公安等部門之間;四是非同一系統中的機關之間(級別相當)的不相隸屬關系，如地方黨委工作部門與地方政府組成部門之間。以上所列的四種類型的機關之間由于工作需要相互行文，構成了一定的行文主體與受體之間的行文關系、行文走向。如：一個地方黨委擬行文請求批準事項，主送機關必須是有隸屬關系的上級黨的機關，應該使用上行文的請示;若是上級機關向有隸屬關系的下級機關行文，行文方向是下行文，應當選擇通知、意見、決定、決議、通報等文種。屬于平級機關或無隸屬關系的機關之間行文，主要選用函。

　　(四)依據行文的目的、要求正確選用文種

　　根據行文的目的、要求來選擇文種，就是在同類的公文種類中，選取有助于實現行文目的、要求的文種。具體地說，行文目的是向上級機關匯報工作的，如按中央的要求，每年地方黨委、政府要向上一級黨委、政府匯報計生工作、黨風廉政建設的情況，應選用報告;行文目的是請求上級機關給予指示、幫助和支持的，應選用請示;行文目的為了推動、指導下級機關工作的，應選用意見或通知(指示性通知);行文目的是就某一重要問題提出見解和處理辦法的，應選用意見;行政機關向同級人大常委會行文的目的是審議通過人事任免案的，就應選用議案。

　　(五)按照文種的適用對象正確選用文種

　　公文文種，既有黨政機關通用的，也有屬于各自專用的。《黨政機關公文處理工作條例》中所列的公文文種有15個，其中通用的文種有10個：決定、公報、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要;黨的機關一般不使用命令(令)、公告、通告、議案這4個文種;行政機關一般不使用決議這個文種。

　　(六)按照層級的不同正確選用文種

　　有的文種適用范圍雖然沒有明確規定由哪一級使用，但有一個使用層級問題。如公報的種類有會議公報、聯合公報、統計公報、環境公報等。會議公報的發布機關屬于黨的全國代表大會及其中央委員會，規格高，黨的其他機關和組織都不宜使用這個文種;聯合公報的內容反映的是兩個國家的外交事宜，層級高;統計公報、環境公報等一般由國家或省(區、市)有關職能部門發布，層級也較高。

　　(七)按照公文內容的差異正確選用文種

　　擬制公文選擇文種時，往往會出現好像這個文種也行那個文種也可以的現象。如通過會議作出的有關某一重要事項的決策時，是用決定還是用決議?我們知道，決議適用于會議討論通過的重大決策事項，而決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。那么，在這種情況下，需要綜合分析，慎重選用，從公文內容上進行分析判斷，如果公文的內容涉及面比較廣泛、全面，是全方位并帶有指導性的，應選用決議行文;如果公文內容集中、直接、具體，針對性較強并帶有指導性的，則應選用決定行文。

　　(八)按照約定俗成的文種使用習慣、做法來選用文種

　　有時應用以上幾點依據、要求還不能最后確定文種，就要按照以往約定俗成的文種使用習慣、做法來選用文種。例如，某黨的機關或行政機關擬表彰某些集體和個人，《黨政機關公文處理工作條例》規定中的命令(令)、決定、通報這3個文種都可用于嘉獎、表彰，到底選用哪個文種?在這種情況下，應著眼表彰對象的性質、種類、級別、公示范圍及社會影響度等具體情況來考量，同時結合長期以來本機關、本系統、本單位文種使用的習慣，恰當地選用相應的文種。例如，在全國范圍內表彰勞模，一般都選用決定這個文種行文;省(區、市)黨委辦公廳(室)系統表彰業務工作先進單位和工作者，長期以來使用通報這個文種。

　　總之，選用文種應慎重，不可隨意而為。只有熟悉各個文種的性質、適用范圍，切實把握各個文種的內涵與外延，按照發文機關的職能權限、隸屬關系和行文目的、要求，才能準確無誤地選好用好文種，充分發揮公文效用。

　　篇三

　　文種使用上存在的問題

　　目前在文種使用上存在諸多問題，突出表現在以下幾個方面：

　　(一)缺少文種

　　一是公文無標題;二是公文標題三要素不全，有的公文標題只有一個要素，即事由。

　　(二)使用非法定文種

　　不選用法規中規定的文種，而使用總結、要點、方案、計劃、安排、綱要、規劃、建議、答復等文種，如：《市區人民政府20xx年工作總結》，就犯了把非正式文種當正式文種使用的錯誤。非正式文種要上報或下發時，應從正式文種中尋求一個文種作為它的載體，承載其行文，大都由“命令(令)”、“通知”(下行時)或“報告”(上行時)來擔任。此例的正確寫法應是：《市區人民政府關于報送20xx年工作總結的報告》，其后則應附該單位的《20xx年工作總結》。作為附件上報的總結，其格式只有標題、正文、落款和日期。

　　(三)文種重疊

　　如請示報告、意見報告、請示函等，又如轉發通知類公文，因轉發環節多，經常出現“通知的通知的通知”。

　　(四)生造文種

　　如情況報告、總結報告、申請報告、任免通知、匯報等，甚至把批轉、轉發也拿來當文種使用。

　　(五)文種作為公文標題

　　如將函、通知(會議通知或開會通知)、請示、報告等作為公文標題，違背法規中有關標題擬制的原則要求。

　　(六)文種混用

　　日常行文的實踐中此問題也較多見，主要表現為請示與報告不分、決定與決議相混、公告與通告亂用、決議與會議紀要等同，等等。

　　(七)錯用文種

　　1.拿著“請示”當“函”用，即該用“函”申請批準的卻錯誤地使用了“請示”。 如：

　　市科委關于追加農業科研基金的請示

　　市財政局：

　　為了做好我市“菜籃子工程”的建設，20xx年市財政局撥給我們農業科研基金80000元人民幣，使我們的研究工作得以順利開展，并取得了關鍵性的成果。現在研究工作進入了后期的試驗階段，但經費已經用完。經測算，后期經費缺口20xx0元人民幣。為使研究工作順利完成，并把優良品種盡快投產，使我市“菜籃子工程”建設好，滿足全市居民生活需要，盼能滿足我們的要求。

　　以上，請批準。

　　市科委

　　年月日

　　市科委與市財政局是平級單位，它們之間不是上下級領導關系，也不存在上下級的業務指導關系，因此根本不存在要“請示”的問題。為什么會出現上述情況?一是不清楚平行機關之間不是上下級領導與被領導關系;二是出于對這兩個文種使用規范掌握不準;三是明知不對，不得已而為之，出于無奈，因為這樣有利于申請事項獲得“綠燈”。日常行文中，確有不少申請事項因使用了函而被收文單位退回的現象，而一旦改用了請示，就會馬上得到對方的“恩準”。

　　2.把“報告”當“請示”用

　　報告是向上級匯報工作、反映情況時使用的文種。在實際工作中經常看到一種合并使用的文種，如《關于的請示報告》。實際上它根本不是報告，而是請示。由于作者在“請示”的后面又加了“報告”兩字，結果把一個獨立的請示文種變為報告，拿著“報告”當“請示”用，這就給公文正式文種的使用造成混亂。

　　在“請示”后面加“報告”，不僅僅是個文種如何使用的問題，它還給上級機關受文后的處理帶來一定困難。按照行文規則，上級機關對報告一般不作批示，更不需要批復，但這類行文實際上是請示，是要求上級機關作出批復的，這種行為往往會給領導機關的工作帶來不必要的誤會和矛盾。