秘書理論與實務案例

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秘書理論與實務案例

　　上司的女兒還在幼兒園

　　琳達是長盛機電(北京)公司銷售部經理的秘書。由于上司的太太臨時出國，這些天上司每天下班后都要去幼兒園接女兒回家。這天下午，上司與哈爾濱大龍公司馮總就合同談到快六點都沒有談完;談完之后上司還得宴請馮總。這時上司似乎完全把去幼兒園接女兒的事給全忘了。面對這種情況，琳達應該怎么辦?下面有5個選項：

　　a、裝作不知道有這件事。

　　b、上司讓自己幫忙就去接。

　　c、提醒上司該去接女兒了。

　　d、如果上司讓自己去接就推辭，說自己晚上要去上課。

　　e、提醒上司，說自己可以代替他去接。

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，并說明理由。

　　本題是e

　　去幼兒園接女兒，這看起來是上司的私事，但上司為了工作而犧牲了自己的私人時間而不能去接自己的女兒。如果不能按時去接，必然會影響上司的工作，因而去幼兒園接女兒不再是件私事了。秘書提醒上司說自己可以去接，表明了作為助手的積極主動精神。

　　為上司出差保密

　　琳達是基固設計咨詢(廣州)公司營銷總監的秘書。上午十一點多鐘上司從總經理辦公室回來對琳達說，他今下午要出趟急差，不需要琳達為他出差作什么準備了。臨行前上司又囑咐琳達：“我后天晚上回來，這兩天不要給我打電話，而且要對部門經理以下的人保密。有什么事等我回來再處理。”上司走后琳達遇到了一系列的問題。下面有5個選項：

　　a、上司原定明天上午參加的客戶座談會，請銷售部于經理代替上司出席。

　　b、市場部王經理送來節日促銷方案，想請上司簽字后實施，琳達把方案收起來后對王經理什么也沒說。

　　c、給恒昌公司的劉經理打電話，說有事取消明下午的約會，向對方表示道歉。至于約會推遲到什么時候，回頭再定。

　　d、因為今天下午要召開例行的司務會(部門經理及部門經理以上的人參加)，給行政部經理打電話，說上司出差了不能參加。

　　e、財務部經理打電話來找上司商量工作，琳達說大后天再聯系。

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認為不合適的，并說明理由。

　　本題答案d

　　因為上司出差對部門經理以下的人都是秘密，所以，即便對行政部經理也不要多說。上司不能參加例行的司務會，只說有急事不能參加就行了。

　　在上司開會期間的工作

　　琳達是隆泰保健(北京)公司市場總監李濤的秘書。這天上午九點半，上司去參加總經理召集的會議時，說今天的會很重要，無論是誰找他都等開完會再說。下面有5個選項：

　　a、銷售部劉經理來找上司，琳達說：“您先回辦公室，李總開完會后您再過來。”

　　b、上司的太太來電話，說有事找上司。 琳達對她說：“李總正在開會不能接電話，請您回頭再打過來。”

　　c、公司財務總監來找上司，琳達說：“李總正在開會。他開完會后，我再給您電話好嗎?”

　　d、天津分公司吳經理來電話找上司，想了解公司對國慶節期間促銷活動的統一安排，琳達說：“李總正在開會。會開完之后我們再聯系吧?”

　　e、北京鴻星公司余總來電話找上司，琳達說：“如果方便的話，能告訴我您是什么事情嗎?回頭我們給您打電話。”

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認為不合適的，并說明理由。

　　本題答案b

　　上司是交待了無論是誰找他都等開完會再說，但是，這只是針對一般的情況。如果出現緊急情況，那就另當別論。所以，當上司的太太來電話時，最好問一下是什么事情，根據事情的緊急程度確定是否轉達，所以，簡單地請上司太太回頭再打電話是不合適的。