企業(yè)辦公室員工應(yīng)具備的基本技能

　　（二）、請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆

　　例3、關(guān)于申請(qǐng)解決更換一臺(tái)鍋爐并大修一臺(tái)鍋爐的報(bào)告。

　　例4、關(guān)于申請(qǐng)XX年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報(bào)告。

　　病例分析：

　　例3的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請(qǐng)示”，“請(qǐng)示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請(qǐng)示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報(bào)告”兩字替換為“請(qǐng)示”。

　　例4的標(biāo)題內(nèi)容是某國企請(qǐng)求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等應(yīng)用"函"”。該文件是屬于請(qǐng)求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報(bào)告”，將“報(bào)告”兩字改為“函”。

　　葉圣陶先生在《大學(xué)國文序》里說過這么一段話：所謂能力不是一會(huì)兒就能從無到有的，看看小孩子養(yǎng)成走路跟說話的能力多麻煩。閱讀跟寫作不會(huì)比走路跟說話容易，一要得其道，二要經(jīng)常的歷練到成了習(xí)慣，才算有了這種能力。

　　葉老所說的能力標(biāo)志，一是“得其道”，我們認(rèn)為是寫作的路子，寫作的要領(lǐng)。各行有各行的路子，內(nèi)行人一說路子歪了，就麻煩了，恐怕比沒踏上路子還糟糕，因?yàn)榧m正起來很難；但摸準(zhǔn)了路子也還不算有能力，還要“歷練到成了習(xí)慣”，這就需要學(xué)習(xí)者從事刻苦的實(shí)踐了，要通過自己的體味、揣摩，把理論轉(zhuǎn)化為自己的心得體會(huì)，然后才能真正指導(dǎo)自己的寫作，使之轉(zhuǎn)化成一種熟練的技能技巧，一種運(yùn)用語言文字的能力，一種自然而然、心到筆隨的“習(xí)慣”，這才算有了“能力”。

　　辦公室的寫作范圍極廣，有時(shí)經(jīng)常根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的授意擬寫各種文稿，寫作能力的提高沒有捷徑可達(dá)，唯有勤學(xué)多練，方能提高自己的寫作能力。在工作中應(yīng)廣泛涉獵政治、經(jīng)濟(jì)、文化等學(xué)科的知識(shí)，保持職業(yè)的敏感性，善于總結(jié)歸納，不斷提高自己的寫作能力。

　　三、要具備良好的語言表達(dá)能力

　　這里的語言表達(dá)能力是指口頭表達(dá)能力。“語言既是人們進(jìn)行思維的工具，也是人們交流思想、意見的主要工具。在意見溝通中，能否正確運(yùn)用語言文字，與溝通的效果關(guān)系十分密切”。辦公室人員不僅要與領(lǐng)導(dǎo)溝通而且還要與基層員工溝通，有時(shí)還需要協(xié)調(diào)人與人之間、部門于部門之間的矛盾。在工作中，辦公室人員上傳下達(dá)要說話，匯報(bào)情況要說話，接待來訪要說話，……因此說話的技巧與藝術(shù)無時(shí)無刻不在我們身邊。

　　這是某公司辦公室主任處理因酒店電梯故障而遭到顧客上門投訴時(shí)的對(duì)話：

　　“您早，先生!您早，小姐!”辦公室主任面帶笑容，很有禮貌地迎上前打招呼。　

　　“你是……”男客人的聲音比在總經(jīng)理室門外時(shí)壓低了一些。　

　　“請(qǐng)兩位這邊坐。”辦公室主任沒有直接回答，而是先領(lǐng)客人到隔壁會(huì)客室，請(qǐng)客人在沙發(fā)上坐定。　

　　“你就是總經(jīng)理？”客人望著年輕的辦公室主任，將信將疑地問道。　

　　“請(qǐng)用茶!”辦公室主任招呼客人用茶，仍不作正面回答。　

　　“如果你是總經(jīng)理的話，我就對(duì)你說吧。”客人還想試探一下對(duì)方的身份。　

　　“小姐，請(qǐng)用茶!”辦公室主任“王顧左右而言他”地招呼些在一旁沒有作聲的小姐。　

　　“你們是怎么搞的，該死的電梯把我們關(guān)在里面這么久!”客人開始投訴了，“我花了錢住飯店，不是花錢買倒霉的。我拒付房金。”　

　　“電梯出故障，雖說是偶然，但當(dāng)然是我們飯店的責(zé)任，我先向您兩位表示歉意。”辦公室主任邊說，邊為客人斟加了茶。　

　　“道歉有什么用？我還是要拒付房費(fèi)，我們的性命都差點(diǎn)給丟了。”客人用日語對(duì)身邊的小姐嘰咕幾句。　

　　“先生是日本人？中國話說得不錯(cuò)嗎。”　

　　“half japan”客人冒出一句英語。　

　　“先生挺風(fēng)趣，‘半個(gè)日本人’。”　

　　“是呀。我母親是中國人，我父親是日本人，我小時(shí)在東北外婆長(zhǎng)大的。”　

　　“噢，您是第一次來上海嗎？”　

　　“當(dāng)然是第一次。到了上海生意還沒有談，就碰到不順心的事，幾家五星級(jí)飯店都客滿了，只好住你們這家四星級(jí)的，倒霉的事今天又讓我給碰到了。”　

　　“想必您聽說過我國有句古話叫做‘好事多磨’，我可要祝福您交好運(yùn)喏。”辦公室主任做著祈禱的手勢(shì)。　

　　“什么意思？”客人有點(diǎn)好奇不解。　

　　“我不相信迷信，但我卻相信‘好事多磨’的話。可不是，您未住進(jìn)五星級(jí)飯店，卻能住我們飯店，真使我們感到很榮幸。我店的電梯是日本三菱的，使用七年來，沒出過一點(diǎn)故障，今天讓您兩位受驚了。我想，先生您的生意肯定會(huì)談得很成功。”辦公室主任說得象真的一樣。