企業辦公室員工應具備的基本技能

　　辦公室作為企業管理的中樞及信息反饋機構，是企業上下連接的橋梁，是企業正常運轉的內在“轉盤”，是企業生產經管理工作有序進行的重要節點。在經濟全球化競爭愈演愈烈的背景下，辦公室員工不僅要具備良好的協調能力、寫作能力、語言表達能力，更應不斷學習新理論、新方法，改善思路，拓展思維，推陳出新，不斷提高工作效率和服務意識。

　　華錫集團是集探、采、選、冶、深加工于一身的大型股份制公司，其下屬單共15家，近年來隨著公司不斷加大人力物力的投入，辦公室系統隊伍建設逐步走上了規范化、科學化、現代化。當前整合資源，優化產業，全力以赴實現上市是集團公司的工作重中之重，新形勢下辦公室的地位和作用越顯突出，工作勢必面臨新的挑戰，對辦公室員工能力要求將會更高。辦公室作為一個單位職能的中心樞紐部門，是各部門的協調中心，未來一段時期，辦公室工作者發揮職能的強度也將進一步加大，工作綜合能力高低將直接影響企業的形象，并在一定范圍內體現著企業領導班子的執政能力，因此加強對辦公室工作的管理，大力培養一批德才兼備、具有真才實學、有高度責任心的辦公室人員隊伍，才能適應新時期的要求。本文將結合供職辦公室以來的感受，從統籌協調能力、學習能力、文字寫作能力等六個方面試談辦公室員工應具備的能力。

　　一、要具有良好的統籌協調能力

　　在現代企業管理中，辦公室主要有管理、協調、服務三大功能。其中管理是主干，協調是核心，服務是根本。對于現代企業來說，辦公室是一個綜合性的管理服務部門，是企業正常運行的橋梁和紐帶。“辦公室不僅要立足宏觀協調，做好領導關系的協調，也要做好上下左右、部門之間關系的協調；既要做好內部協調，也要從統觀大局和統攬全局的高度做好外部關系的協調。”因此，辦公室員工應具有良好的統籌協調能力，為決策的執行和企業目標的實現提供組織保障。

　　（一）、統籌協調企業內部各部門。辦公室是領導意志和決策的傳聲筒，領導得出決策后，會通過辦公室傳達到下級各個部門，并往往由辦公室具體執行、承辦和催辦；辦公室不僅要協調各部門開展工作，而且要及時監督和了解工作的進度。因此，當某項決策或文件下達辦公室，辦公室第一時間最重要的就是組織好各部門協調配合，為企業決策的具體執行掃清障礙，為目標的實現提供組織保障力量。

　　（二）、統籌協調上下關系。辦公室是企業上級和下級有效連接的橋梁和紐帶。辦公室既要為領導的決策提供參謀和服務，又要為下級服務，代表企業職工傳達意見，協助他們解決問題，使領導層和基層員工有效連接。協調好了上下關系，也就協調好了生產運行關系，為企業營造良好的領導和被領導關系、為企業的和諧發展提供強有力的基礎和保證。在生產決策上，辦公室要及時了解生產一線的情況，把最真實的基層情況及時準確地反映給領導，做好領導的“耳目”和“左右手”，為領導正確決策的提出提供第一手的資料，避免決策與現實、上級與下級的脫節。

　　（三）、統籌協調內外關系。辦公室既是企業的服務部門又是企業的公關部門，在外出公關、客戶來訪的過程中，辦公室員工是企業形象的代表，辦公室人員形象關系到企業形象、聲譽好壞，協調好企業內外的關系，是辦公室員工的職責所在。

　　二、要具備扎實的寫作能力

　　寫作能力是辦公室工作人員的基本功。“作為領導的助手，辦公室人員首先應具有基本的寫作能力和辦事能力”。在辦公室日常工作中，起草文件、擬寫報告、發言稿、講話稿是最常見的工作。這就要求辦公室人員要具備扎實的寫作功底，熟知各種應用文的寫作，了解各種應用文的寫作特點和技巧，才能及時完成領導交辦的寫作任務。

　　以公文標題為例，在近期瀏覽的一些公文中發現有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規范；二是請示、函、報告三者混淆使用。

　　（一）、語句不合語法規范

　　例1、*部、*部、*部、*部優先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知。

　　例2、*公司關于加快發展彩色印刷品生產若干措施的通知。

　　病例分析：

　　例1的介詞“關于”應用未用。以標題中四個機關聯合發文，其辦文意圖應是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統，易產生歧義，其原因是在發文機關與理由之間缺少了介詞“關于”，應補上。

　　例2的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發展”的賓語應是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內容有“決定采取以下措施”等語，應使用“決定”、“規定”。若使用“措施”等是非規定文種，應另擬發文通知，并隨通知附發。