口頭協商不能代替書面協議
“采購人一般都是電話告訴我們他們需要買什么東西，然后我們就開始做了。”某政府采購代理機構的工作人員如是介紹他們受委托的方式。據了解，在政府采購的操作實踐中，類似這種沒有簽書面委托代理協議就代理政府采購項目的情況還不少。在筆者看來，書面委托協議在委托代理中其實是十分必要的。
把委托的事項都在委托協議中寫清楚，被委托人在代理受委托的事務中，就可以比照委托協議一一去完成，這可以在很大程度上避免代理的過程中漏了項或是超越權限代理。對此，有些代理機構的從業人員卻不以為然：“反正電話里都說清楚了，沒必要多此一舉。”其實，書面委托代理協議對代理機構來說不僅僅是一種約束，同時還是一種保護。
如果沒有書面委托協議，一旦發生“糾紛”，代理機構可能成為最大的“受害人”。近日，某招標公司就在一次醫療器械采購的代理中因為沒簽書面委托代理協議遇到麻煩。據介紹，在這次采購中，采購人代表與招標公司的部門經理一起吃飯時，提出了口頭委托。這一委托，對于已經很久沒有項目做的招標公司來說，無疑是一大喜訊。餐桌上，招標公司的部門經理就詳細詢問了采購人代表這批醫療器械的具體要求。次日，招標公司的部門經理就發出了招標公告，開始就這批醫療器械進行采購。
但在評審結果出來后，采購人代表卻更中意綜合排名第三的供應商。招標公司倍感無奈：“我們招標文件已經規定了確定供應商的原則，如果你們選第三名，要是第一名、第二名知道了，肯定會質疑，也許還會上升到投訴。到時候，你們倒是沒事，但我們的飯碗可就砸了……”由于招標公司對其決定沒有積極支持，采購人代表便“翻臉”了：“我們買東西，最終的決定權當然是我們。你們幫我們買東西怎么能不按我們的要求做?這個項目我們不要了，我們找別人采去。”
對此，招標公司的部門經理非常惱火，很想到監管部門“狀告”采購人代表。此時，這位項目經理才想到“沒有委托代理協議”怎么證明自己受了采購人的委托才實施了招標這一行為。無奈，招標公司最終只有選擇忍氣吞聲，笑臉苦求采購人代表采購結果……
政府代理機構要想更好地組織好政府采購活動，要想更好地維護自己的權益，書面委托代理協議不可少。這也是法律的要求，根據《中華人民共和國政府采購法》第二十條規定，采購人依法委托采購代理機構辦理采購事宜的，應當由采購人與采購代理機構簽訂委托代理協議，依法確定委托代理的事項，約定雙方的權利義務。政府代理機構在代理被委托的事宜中，還可能遇到這樣的情況，采購人代表臨時對采購需求進行調整。此時，代理機構也別忘了讓其把調整的內容補充進委托協議中，并讓其簽字確認。