主要文種的寫作
一、報告
(一)報告的含義。
報告是用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級機關詢問的一種上行公文。“報告”中一般不得夾帶請示事項。
(二)報告的分類
根據報告的不同用途,報告可分為匯報工作的工作報告、反映情況的情況報告、答復上級詢問的答復報告、向上級提出意見和建議的建議報告。此四類報告有時互為交叉,但各類報告的側重點不同。匯報工作的開展情況、采取的措施、取得的成績為工作報告;而反映工作中出現的意外情況、重大事件等是情況報告;答復報告則是上級問什么則相應答什么;反映當時情況,針對出現的新情況提出建議、辦法的則為建議報告。根據報告內容的范圍,還可將報告細分為綜合性報告、專題性報告。
(三)報告的寫作要求
報告的正文一般由三部分組成,即報告事項的前言或起因、報告事項的內容、報告結束語。凡報告應堅持實事求是的原則,反對報喜不報憂。在寫作報告時應將報告事項的原因、經過、結果、處理辦法和應注意的問題、今后工作的意見寫得清晰明確、具體真實,不能似是而非,更不能弄虛作假,既要有概括說明,也要有具體事例、數據;既有綜合論述,也有條塊分析,有些還需提出建議和意見,供上級機關參考決策。在寫報告時應注意報告的內容要突出事實,主要讓事實來反映優劣,不能空洞地寫,寫問題要具體準確;要反映實質,不能只寫表面現象;根據報告的事實提出建議、意見時,應注意不要把這些建議或意見當作請示事項,要求上級批準或指示。
二、請示
(一)請示的含義及特點
請示是用于向上級機關請求指示、批準的一種上行公文。
請示具有以下特點:
1、請示事項一般時間性都較強。請示的事項一般都是急需明確和解決的,否則會影響正常工作,因此時間性強。
2、應一事一請示。
3、一般主送一個機關,不多頭主送,如需同時送其它機關,應當用抄送形式,但不得在請示的同時又抄送下級機關。
4、應按隸屬關系逐級請示,一般情況不得越級請示,如確需越級請示,應同時抄送被越過的直接上級
(二)請示的分類
根據請示的不同內容和寫作意圖分為三類:
1、請求指示的請示。此類請示一般是政策性請示,主要用于下級機關請示上級機關對原有政策規定作出明確解釋,對變通處理的問題作出審查認定,對如何處理突發事件或新情況、新問題作出明確指示。
2、請求批準的請示。此類請示是下級機關針對某些具體事宜向上級機關請求批準的請示,主要目的是為了解決某些實際困難和具體問題。
3、請求批轉的請示。下級機關就某一涉及面廣的事項提出處理意見和辦法,需各有關方面協同辦理,但按規定又不能指令平級機關或不相隸屬部門辦理,需上級機關審定后批轉執行,這樣的請示就屬此類。
(三)請示的寫作要求
請示一般由標題、主送機關、正文、發文機關、日期五部分組成。請示的正文,主要由請示的原因、內容、要求三部分組成,請示時應將理由陳述充分,提出的解決方案應具體、切實可行。
請示的注意事項除其特點中所述之外,還應注意請示與報告的區別,切忌用報告代請示行文;請求的內容若涉及其它部門或地區時,在正常情況下應事先進行協商,必要時還可聯合行文,如有關方面意見不一致,應如實在請示中反映出來;另外，請求撥款的應附預算表;請求批準規章制度的,應附規章制度的內容;請示處理問題的,本單位應先明確表態;正式印發請示送上級機關時,應在文頭注明簽發人姓名。