關(guān)于會(huì)議的紀(jì)要
開會(huì)，好像是人類的本能之一，古代的皇帝每天“有事上奏，無事退朝”；非洲食人族抓到一個(gè)白人準(zhǔn)備煮來吃了，也要圍著大鍋跳一圈舞開個(gè)會(huì)熱身一下。不知從什么開始，開會(huì)成了我們工作的一部分，沒有哪個(gè)寫字樓不配備meeting room。我現(xiàn)在工作的H公司，一層樓有十幾個(gè)會(huì)議室，要book會(huì)議室要通過電子流還老也訂不上。我們部門文員MM每天早上7點(diǎn)鐘就要來填電子流訂會(huì)議室，但是有招數(shù)更狠，找海外同事利用時(shí)差，剛過零點(diǎn)就把會(huì)議室資源給占了。
會(huì)開多了，會(huì)議紀(jì)要就多，而且一份會(huì)議紀(jì)要經(jīng)常都廣發(fā)眾人，搞得像新聞通稿一樣。6月的一天，我們部門和幾個(gè)相關(guān)部門開了一個(gè)會(huì)，后來會(huì)議紀(jì)要也發(fā)給我了。
從紀(jì)要上看，開了三小時(shí)，在某個(gè)項(xiàng)目的方案選擇上，與會(huì)各方給出了如下意見：
關(guān)鍵議題：關(guān)鍵業(yè)務(wù)用戶對(duì)X項(xiàng)目的方案A和B的態(tài)度：
我們部門的小李：主觀上堅(jiān)持方案A，但是考慮到目前系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)狀況，保留地接受方案B。
我們部門的小周：主觀上傾向方案A，但同時(shí)認(rèn)為方案B可行。
Y部門的小雷：認(rèn)為在當(dāng)前各方面準(zhǔn)備度都不成熟的情況下，建議采用方案B比較穩(wěn)妥，但最終意見與我們部門保持一致。
Z部門的小高：需要會(huì)后與Z部門的另一同事討論，再作決定。
W部門的小劉：傾向于方案B，同時(shí)建議參考V部門的同事小丁（當(dāng)天沒有參加會(huì)議）的意見。
綜合以上意見，關(guān)鍵用戶主觀傾向方案A，但考慮到業(yè)務(wù)現(xiàn)狀與業(yè)務(wù)準(zhǔn)備不成熟，推薦方案B。
三個(gè)小時(shí)的會(huì)議，需要決策的關(guān)鍵議題得到一個(gè)磨菱兩可的結(jié)論，此結(jié)論等于還是沒有結(jié)論。
在H公司，很多干部和員工都為會(huì)議所累。首先是會(huì)議的數(shù)量多，我們部門尤其會(huì)多，被冗長(zhǎng)會(huì)議占用的時(shí)間，往往要通過加班補(bǔ)上，來完成其它例行的工作。其次基本上所有的會(huì)議時(shí)間段都預(yù)定為2小時(shí)，有的其實(shí)1小時(shí)就能講完，也強(qiáng)行預(yù)定了2小時(shí)。第三是會(huì)議紀(jì)要滿天飛，似乎只有依靠會(huì)議紀(jì)要，工作才能開展下去。第四是一次會(huì)議形成的結(jié)論往往不如人意，還需要后續(xù)再討論，而后續(xù)討論出的結(jié)論，往往已經(jīng)和前面的會(huì)議紀(jì)要大相徑庭。第五就是會(huì)議只有召集人，沒有主持人，會(huì)開得沒有章法。
還有一大特色，就是來自不同部門的與會(huì)者從不互相介紹，一上來就開盲會(huì)，有的人我都一起開過幾次會(huì)了，還不知道他叫什么名字。
會(huì)議的價(jià)值，在于與會(huì)各方達(dá)成一致，形成決議，好的會(huì)議紀(jì)要對(duì)接下來的工作開展起到很大的作用。我剛畢業(yè)那一年，不管和誰開會(huì)我都是資歷最淺的，所以我都是記會(huì)議紀(jì)要的（meeting minutes）。起頭要記錄一些基本信息：Time，Venue，Attendee，Purpose或者Theme，然后是每一個(gè)Subject。在H 公司的會(huì)議紀(jì)要還有一欄審批人，以防記紀(jì)要的人描述不準(zhǔn)確。每個(gè)Subject都要有明確的結(jié)論，如果有不同意見的要寫明各方的觀點(diǎn)，最后形成 conclusion，如果有需要follow up的要寫明誰是owner，deadline是什么時(shí)候，暫時(shí)決定不了的事項(xiàng)要注明TBD（to be decided）或者to be finalized。所有能夠量化的時(shí)間，數(shù)據(jù)，金額，費(fèi)用預(yù)算，都應(yīng)該記錄下來成為依據(jù)。
會(huì)議一定要有一個(gè)主持人，掌握會(huì)議的時(shí)間進(jìn)度、發(fā)言的質(zhì)量（有的人滔滔不絕離題萬丈，其他人也不便打斷，主持人去stop最合適）、議題的順序（如果一個(gè)議題已經(jīng)討論充分了，主持人應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)入下一個(gè)議題，以防有人還在那里發(fā)散思維）。如果會(huì)議上有之前不互相認(rèn)識(shí)的，要讓大家自我介紹，最好是用5分鐘時(shí)間ice breaker一下；有時(shí)候需要頭腦風(fēng)暴（brain storm）的，主持人還要調(diào)動(dòng)一下氣氛，因?yàn)橹袊丝偸菗?dān)心說錯(cuò)話，有好的想法也習(xí)慣性藏起來。
在B公司開的會(huì)，所有的開場(chǎng)白都是一樣的，就是先講會(huì)議室周邊的走火通道。在中信18樓，只要有一個(gè)與會(huì)者日常不是在中信辦公的，就要統(tǒng)一講一遍逃生通道。到了外面的酒店，或者其它office開會(huì)，一開始也是要強(qiáng)調(diào)萬一發(fā)生突發(fā)事件如何通過最快速最安全的路線逃生。而我有時(shí)候從公司的A區(qū)到我不熟悉的B區(qū)或者J區(qū)培訓(xùn)中心，得花好幾分鐘才能找到會(huì)議室。如果是發(fā)生火災(zāi)到處濃煙密布肯定一抓瞎。到不熟悉的地方開會(huì)，或者參加任何集體活動(dòng)，一定要先留意周圍逃生通道，看看過道的頭頂，會(huì)有一個(gè)小人在跑的標(biāo)牌，如果電源斷了這個(gè)標(biāo)牌也會(huì)亮著綠光，這也是B公司教給我的最好習(xí)慣之一。
會(huì)議的最后，通常還有有個(gè)5-10分鐘的環(huán)節(jié)稱為re-cap。H公司的一個(gè)規(guī)矩我覺得是很好的，就是要求大家把椅子都放好，桌面不可留下紙張、紙杯，投影儀要關(guān)閉，白板擦干凈防止泄密。這些在B公司沒有做要求，所以會(huì)議室經(jīng)常留下用過的一次性紙杯和廢紙張等著清潔阿姨去收拾。
我開過的最愜意的一個(gè)會(huì)，是到B公司的倫敦總部。夏日的午后，在辦公樓旁邊的小花園里，撐著大陽傘，凳子都是彩色塑料的，桌子也是又矮又圓的，每個(gè)人還拿了一杯冰摩卡咖啡。一個(gè)30分鐘的溝通會(huì)，身心皆愉快。