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校友會年會籌備會議紀要

發布時間:2019-05-28

校友會年會籌備會議紀要

  會議紀要

  會議主題:校友會x周年活動籌備會第一次會議

  時 間:XX年xx月xx日(周日)下午16:00

  地 點:xx大街xx省

  參加人:、

  主要議題

  一、啟動XX年校友會成立x周年活動

  1、明確會議時間為xx月xx日(周六)

  2、明確會議地點在x大酒店(xx店)

  二、成立籌備委員會,明確四個工作組及分工

  1、綜合組(、等)

  負責活動方案制定、邀請函、活動公告發布、活動組織及綜合協調。

  2、財務組(、等)

  負責活動預算、費用支出、會費收繳、捐贈管理、年度財務報告等。

  3、采購組(、等)

  負責各類物品、紀念品、餐飲、住宿等服務采購,拉贊助等。

  4、聯絡組(、,及各屆秘書長)

  負責參會校友邀請統計、老師邀請、嘉賓邀請、外地校友會邀請等。

  三、明確活動相關問題

  1、關于會費:新會員600元,老會員300元,并采取提前預交、現場補交的方式。老師、嘉賓、外地校友會代表免費。

  2、關于用車:接待用車輛使用校友自備車。

  3、關于攝影攝像:聘請專業公司負責,拍攝合影,活動視頻。

  4、關于通訊錄:在充分聯絡的基礎上,制作參會人員通訊錄。(截止日期9月30日)

  四、近期待落實工作

  1、各組應于xx月xx日前制定明確的工作方案(工作任務、完成時間、責任人),招募工作組成員(志愿者),提交籌備委員會匯總。

  2、xx月xx日前,在采購組初步詢價的基礎上,財務組做好活動預算。

  3、xx月xx日前,綜合組擬定活動議程及安排,制作活動公告和邀請函(討論稿)。

  4、xx月xx日前,聯絡組擬定邀請老師、嘉賓、外地校友名單(初稿)。

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