辦公室文件管理制度（通用5篇）

辦公室文件管理制度 篇1

　　為了更好地規范各類文件的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。

　　一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經理批示，總經理批示后送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，并將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。

　　二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業文件由各部門專業人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發的文件均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發后，并詳細填寫發文登記簿方可復印并存檔，沒有總經理簽發的文件不能發出和存檔。

　　三、上報和發往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續。

　　四、報告、請示、匯報、制度、規定等均應以文件形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每周例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況匯報應以文件形式上報。

　　五、凡打印的錯文件應及時銷毀，以免機密外泄。

　　六、借閱文件超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經理批準。

　　太原吉祥匯物業管理有限公司 20xx年7月22日

辦公室文件管理制度 篇2

　　第一條 管理要點

　　1、 為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

　　2、 文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

　　3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規范，表達無歧義。

　　4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

　　第二條 制度規范

　　1、 文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

　　2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

　　4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

　　5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

　　6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。

　　7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

　　8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

　　9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

　　第三條 文件管理流程設計

　　1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

　　2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

　　3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

辦公室文件管理制度 篇3

　　為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

　　一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　　二、公文的簽收

　　1.凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由辦公室登記簽收。

　　2. 公文的編號保管

　　(1)、辦公室對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。

　　(2)、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室進行登記編號保管，不得個人保存。

　　3. 公文的閱批與分轉

　　(1)、凡正式文件均需由辦公室根據文件內容和性質閱簽后，由辦公室分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立即辦。

　　(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉處理。

　　(3)、為加速文件運轉，辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

　　4.文件的傳閱與催辦

　　(1)、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　(2)、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”，“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　(3)、文件閱完后，應送交辦公室，切忌橫傳。

　　(4)、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照公司有關規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

辦公室文件管理制度 篇4

　　一、總則

　　1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展并在市場上持續強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。

　　2、為規范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍:適用于本廠的技術文件的管理。

　　二、技術文件的編制

　　1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

　　具體包括:

　　1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

　　2)開發設計階段:原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

　　3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

　　4)產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

　　2、技術文件的技術要求和數據等務必貼合國家相關標準和規定要求。

　　3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

　　三、技術文件的提交

　　1、在產品開發的整個周期中，設計人員務必按照技術文件規范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

　　2、在產品開發的各個階段，設計人員都務必按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改后，設計人員都務必重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

　　3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

　　四、技術文件的歸檔

　　1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準;技術文件的編制務必嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

　　2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

　　4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閱使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。

　　5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

　　五、技術文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法持續不具權限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可透過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊狀況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批準。

　　5、文件閱覽之后，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、職責追究

　　各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

辦公室文件管理制度 篇5

　　為落實中央轉變作風“八項規定”，進一步貫徹局制定的《關于改進工作作風密切聯系群眾五項規定》，改進工作方法，提高工作效率，努力構建服務型、效能型、廉潔型和諧機關，經黨工委研究，現制定精簡會議和文件管理制度制度。

　　一、精簡各類會議

　　1.嚴格控制會議數量。安排會議一律從嚴掌握,可開可不開的會議一律不開;工作內容相同或相近的會議應合并召開;參會人員相同或交叉的多個會議應套開或連續召開;能以文電、電話等方式部署的，不再召開會議。

　　每年園區企業工作會議原則上不超過3次(因特殊工作急需召開的會議除外)。各局室業務工作部署會每年原則上不超過2次。與生產經營有關的座談會因具體情況而定，提倡多會合并召開。

　　2. 有序安排企業參加縣上會議。縣委、政府及相關部門召開會議，需要企業參加的，要求具體企業參加的，按要求通知通知參會;未明確企業的，按計劃輪流安排企業參加。盡量減少同一企業參會次數。

　　3.嚴格會議報批程序。各局室召集企業法人、負責人參加的會議，必須經局長同意;召集企業副職或其他人員參加的會議，需報黨工委、管委會分管領導批準。

　　4.會議通知程序。局領導召集的會議原則上由辦公室負責通知并備案。涉及各局室的大型業務會議，由各局室負責通知，報辦公室備案。

　　5.切實提高會議質量。提倡開短會、講短話。一般工作部署性會議，時間應控制在1小時以內。領導講話一般控制在30分鐘之內，發言控制在5分鐘左右。會議要主題突出，具有指導性和針對性。會前要深入調研、充分準備，典型經驗和參觀現場真實并具有很強的示范性和推廣性;會議文件要指向鮮明、文字精煉，目標任務和政策措施具體、實在;會上要講短話、講實話、講新話、講管用的話。

　　6.嚴格控制會議費用。加強統籌協調，確保會議節儉高效、規范有序。會議承辦科室要提前做好會議安排，精心搞好會議準備和服務工作。各種會議要堅持就地就近原則，不準搞大規模參觀，不準發放紀念品和各種實物。要認真做好會議經費預算，努力壓縮各種不必要的開支。

　　黨工委、管委會召開的會議，原則上不安排就餐，特殊情況下如需用餐，需經黨工委、管委會主要領導審批，由辦公室按相關標準予以安排。嚴格控制會議規模，平時的重要工作部署，一律對口召開，從嚴控制會議數量。切實降低會議成本，會場一律不擺花草、不制作背景板、不使用瓶裝水。

　　7.改進會議形式。盡量運用現代通信技術召開會議，降低會議成本。

　　8.嚴肅會議紀律。嚴格會議請假制度。凡黨工委、管委會召開的會議，明確參會對象的，原則上不得請假，確需請假的要及時報告事由，經有關領導批準;未經批準，不得擅自頂替參會。嚴格會議報到制度。不按會議要求報到又沒及時說明原因的，按缺席會議處理。嚴格會場紀律。參會人員要按時到會，自覺維護會場秩序，不準在會場內吸煙、隨意走動、交頭接耳、接打手機。嚴格督查督辦制度;承辦會議的科室要對會風會紀情況、會議精神貫徹落實情況進行督查，將違反會議紀律的單位名單報市衛生局目標督查辦公室進行通報批評。

　　二、進一步精簡文件

　　1.嚴格行文規則。黨工委、管委會對外發文，嚴格執行相關的行文規則和發文程序，實行層層審核把關。制發文件應講求實效，做到文字精練,用語簡明,篇幅簡短;力戒空話、套話，禁止低質文件。

　　各類文件應符合法律政策、切合工作實際，主題鮮明、重點突出，措施可行、文字簡練，不講空話、套話，不照抄照搬，注重針對性和實效性。

　　2.壓縮發文數量。凡擬發文件的內容屬相關政策法律法規已有明確規定的，一律不再發文;未經充分調查研究，沒有擬定出切實可行的措施或辦法，只有原則性意見的，不應倉促行文，避免一項工作多次行文;文件執行中情況未發生重大變化的，不再制發沒有新內容的同類文件;會議已印發的領導講話、決定、通知等，不再行文。

　　3.嚴格發文程序。發文嚴格按擬稿、核稿、分管領導審批、主要領導簽發、登記文號、印刷的程序進行，辦公室負責核稿、文號登記、印發、存檔。

　　4.規范文件管理。一是黨務文件，由黨工委書記簽發，套用“中共 工作委員會文件”紅頭，統一編文號。二是行政類重要文件，須報分管領導審批，局長簽發，統一編文號，套用“ 管理委員會文件”紅頭。三是黨務類、行政類一般文件，須報分管領導審批，套用黨工委、管委會小函頭，不編文號。

　　5.控制文件的發放范圍。不濫印濫發文件，除帶有全局性的文件普發外，其他文件根據內容分別確定發文范圍。專業性較強的文件，只發相關企業和局室，不作普發，嚴格控制下行文件。充分利用信息網平臺發文，能通過局域網發文的，不再印發紙質文件，節省辦公資源，提高發文和辦理效率。

　　6.落實工作責任。要堅持少發文、發短文。領導同志要從自已做起，從分管的局室抓起，帶頭改進領導方式和工作作風，嚴格把好審批關和發文關，對不按程序送簽的文件不予審簽。企業向及各局室報送文件，要認真執行有關規定，按程序送綜合辦公室登記分發，不得直接送領導班子個人，嚴禁多頭報送。