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文書管理制度范本

發布時間:2019-08-09

文書管理制度范本

  第一章 總則

  第一條 為確保文書事務正常順利進行,促進與提高組織管理工作的效率,特制定本制度。

  第二條 所謂“文書”是指日常工作上往來的公文、報告、會議決議、規定、合同書、專利許可證書、電報、財務預算、財務決算等一切的公文和用書。

  第三條 文書的收發、領取與寄送,原則上由院長辦公室負責。其他部門的文書管理,也應參照本制度。

  第二章 文件的收發和催辦

  第四條 對文件、信凼的處理,必須做到及時、準確、安全、保密。凡屬上級機關、兄弟單位發來的文件及學院的文件或信凼,均由學院機要員統一簽收、登記、傳遞、催辦或承辦。

  第五條 文件登記后,機要秘書應即編號登記并在文件首頁加蓋收文印件,粘貼“文件批閱單”,由院辦主任根據文件內容和性質簽送院領導批閱。為避免文件、電報積壓,延誤工作,一般應在當天批閱完,緊急文件要速閱速辦。

  第六條 學院外出開會人員帶回的文件及資料統一由機要秘書登記,按文件的要求進行傳閱不得個人保存。

  第七條 為加速文件流傳,提高工作效率,機要員一般應在當天或第二天將文件送至院領導和承辦部門,承辦部門接到文函件、電報后應立即指定專人辦理。如關系到二個以上業務部門,按批示次序依次傳遞,最遲不超過二天(特殊情況除外)。如經辦需備查的,主辦部門經辦人員要征得院長辦公室同意后予以復印和摘抄,原件應及時周轉歸檔。

  第八條 各部門要指定專人負責收交、保管文件并負有催辦、督促、保密、檢查的責任,各部門承辦的文件均需在文件批閱單上簽注承辦意見和結果,承辦人要簽注姓名及年、月、日,以示負責并備查考。

  第九條 機要員對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門對學院統一編號的文件要及時處理、歸檔,不得分散或自行保存,所有附件不得抽存,以防丟失。

  第三章 文件的借閱和清退

  第十條 各部門有關人員因工作關系需借閱、查閱文件,需經本部門領導簽字同意,有密級的文件,需經院長辦公室處長同意后方可借閱。

  第十一條 借閱文件應嚴守登記、簽收手續,遵守借閱時間,按期歸還,以免影響文件的使用和保管。

  第十二條 嚴格文件清退制度。機要員除對承辦的公文進行日常催辦外,實行月終一小清,季末一中清,年終總清。每年的第一季度將上年的文件進行一次清理后全部立卷歸案。上級限期清退的文件及時催交上報,不得延誤積壓。如文件丟失,必須查明原因和責任者,寫出書面報告,按情節輕重,給予必要的處分。

  第四章 文件的保管和歸檔

  第十三條 凡下列文件統一由學院檔案室保管歸檔:

 。1)上級機關來文,上級對學院報告、申請的批復;

  (2)學院發出的報告、指示、決定、決議、紀要、規定、重要通知、生產計劃、總結、領導發言、人事、組織、各類年報等;

  (3)學院黨代表會、團代會、學代會、學院黨政辦公會、學院黨、政、工聯席會、學院行政辦公例會、學院中層干部擴大會及各種專業會議記錄;

 。4)參加上級召開的各種會議所攜帶回學院的文件、資料及本學院在會上匯報發言材料等;

 。5)反映學院先進人物、事跡及學院領導工作等;

  (6)反映學院有關獎懲的材料;

 。7)學院日志、南廣大事記和工作簡報;

 。8)向上級請示批復的文件及上報的有關材料等;

 。9)上級部門直接發至學院各單位的文件,如涉及到學院全局的,應交院長辦公室由機要員登記,由分管院領導批示后再下發辦理。

  第五章 文件立卷與銷毀

  第十四條 立卷要求

  (1)文件立卷應按內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔;

 。2)按立卷要求分卷裝訂,寫明案卷標題,卷內文件以時間順序排列,列好案卷目錄,清點案卷無誤后方可歸檔;

 。3)立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性;

 。4)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔;

 。5)上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案室移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

  第十五條 文件的銷毀

 。1) 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,院長辦公室機要員應定期清理造冊,并按上級有關規定,辦理申請銷毀手續;

 。2) 經審核同意銷毀的文件,應由機要員和院辦主任在場負責銷毀。

  第六章 文件傳閱

  第十六條 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所。

  第十七條 閱讀文件應抓緊時間,不影響他人傳閱,當天閱后應簽名以示負責。如有:“提示”、“擬辦意見”,院長辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求辦理有關事宜。

  第十八條 閱文時不得抄錄全文,以防泄密。

  第十九條 不得任意取走文件夾中任何文件,如確工作需要,要辦理借閱手續。

  第二十條 文件閱完后,應送交機要員,避免橫傳,以便保管。

  第二十一條 對于緊急文件要速閱速辦。

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