體系管理制度（精選7篇）

體系管理制度 篇1

　　1目的

　　本程序規定了管理評審的要求，以保證管理評審及有效運作。

　　2適用范圍

　　適用于總經理、或以總經理的名義對質量體系的評審。

　　3相關文件

　　3.1《質量手冊》管理職責

　　3.2質量記錄的管理程序

　　3.3內部質量審核程序

　　3.4糾正和預防措施

　　4職責

　　4.1總經理確定管理評審時間，主持管理評審會議及批準管理評審報告。

　　4.2管理者代表負責制定管理評審的計劃、會議日程及管理評審報告，經理部負責對管理評審中糾正措施的跟蹤和驗證。

　　4.3各部門經理參加管理評審會議，并負責執行管理評審提出的有關本部門的糾正措施。

　　5實施程序

　　5.1評審頻度安排

　　5.1.1管理層對質量體系的評審至少每年進行一次，年度評審安排在每年第一季度，由總經理確定評審的具體日期。

　　5.1.2如果質量體系發生重大變化或出現特殊情況，總經理可隨時召集管理層進行非定期的評審。

　　5.2評審內容

　　5.2.1管理評審的內容包括但不限于以下內容:

　　a.公司組織機構，人員和資源是否合適。

　　b.公司質量方針是否合適，質量目標是否明確、實際。

　　c.物業管理和向用戶所提供的服務質量是否滿足規定的`要求。

　　d.客戶反饋的信息。

　　e.內部質量審核結果。

　　f.糾正措施和預防措施的有效性。

　　g.質量體系是否適合。

　　5.3管理評審會議日程

　　5.3.1管理評審以會議的形式進行，由管理者代表準備的管理評審會議材料、計劃應至少包括5.2中提及的評審內容，會議日程由總經理審批并由管理者代表提前一周分發給會議參加人員。經理部為管理評審作會議準備。

　　5.4管理評審會議

　　5.4.1管理評審會議由總經理或由其指定的代表人員主持，參加人員應至少包括管理者代表、各業務部門經理，缺席的部門經理不得超過兩名，總經理、管理者代表和經理部經理不得缺席。

　　5.4.2參加人員根據會議日程對評審內容逐項評審，最終給出評審結果，經理部負責做好會議記錄。

　　5.5管理評審報告

　　5.5.1管理者代表根據會議記錄編寫評審報告，經總經理審批，由管理者代表分發給會議參加人員及缺席的部門經理，管理評審報告由經理部歸檔保管。

　　5.6管理評審后續工作

　　5.6.1管理評審中需采取糾正措施的，參照公司管理程序cpm-op-037'糾正和預防措施'執行。

　　6質量記錄

　　6.1'管理評審報告'保存期二年

　　6.2'管理評審計劃'

　　6.3'管理評審記錄'

　　6.4'糾正和預防措施計劃表'

體系管理制度 篇2

　　1.0目的

　　通過分析不合格產生和潛在的原因，制訂并實施糾正和預防措施，以消除造成實際或潛在不合格的原因。

　　2.0適用范圍

　　適用于日常服務過程中發生的服務質量不合格、內部質量審核、管理評審和第三方審核機構中提出的不合格的處理。

　　3.0職責

　　3.1管理者代表負責組織對重大服務質量問題和管理評審中提出的糾正和預防措施的跟蹤和驗證。

　　3.2各部門負責人負責組織本部門對需采取糾正和預防措施的問題制定方案并監督實施，對處理結果進行跟蹤和驗證。行政部對各部門制定和實施的糾正和預防措施要進行監督和檢查。

　　4.0工作程序

　　4.1 糾正和預防措施的提出

　　4.1.1針對以下情況應考慮采取糾正和預防措施

　　4.1.1.1出現重大的服務不合格見《不合格品/服務控制程序》;

　　4.1.1.2日常服務過程中重復出現的相似特性的不合格;

　　4.1.1.3征詢、調查、檢查中發現的重復出現或影響惡劣的服務過程的不合格;

　　4.1.1.4用戶提出的不合格見《處理客戶投訴的工作流程》;

　　4.1.1.5內部質量審核、管理評審或第三方機構審核中提出的不合格;

　　4.1.1.6任何不符和質量文件或gb/t19001-20xx:iso9001-20xx標準的.情況;

　　4.1.1.7發現的潛在不合格。

　　4.1.2各部門人員均可根據上述情況提出應采取糾正和預防措施的問題。

　　4.2糾正和預防措施的應用

　　4.2.1各部門之間依據4.1.1條款的內容隨時都可以書面形式簽發《不合格/糾正、預防措施報告》對提出的不合格項，應在報告中進行描述。

　　4.2.2《不合格/糾正、預防措施報告》的簽發

　　4.2.2.1管理評審中提出的不合格由管理者代表簽發《不合格/糾正、預防措施報告》。

　　4.2.2.2內部質量審核中的不合格由內審員簽發《內審不合格報告》。

　　4.2.2.3服務過程中的不合格或用戶提出的不合格屬部門行政權限范圍以內能解決的，由責任部門主管或分管領導簽發《不合格/糾正、預防措施報告》，超越責任部門權限以外或涉及到其他部門的，應提交管理者代表簽發《不合格/糾正、預防措施報告》。

　　4.2.2.4第三方機構審核中提出的不合格由該機構審核員簽發《不合格報告》。

　　4.2.2.5征詢、調查和檢查活動中發現的不合格，由該項活動的負責人簽發《不合格/糾正、預防措施報告》。

　　4.2.3糾正措施

　　4.2.3.1實施的責任部門，應對報告中提出質量問題進行分析，查明發生不合格的原因，提出防止問題再發生具體措施和完成期限，填寫在《不合格/糾正、預防措施報告》的相關欄目。

　　4.2.3.2由部門主管提出的糾正措施方案或重大的質量問題和管理評審中提出的不合格制定的糾正措施方案應報經理審批后實施。

　　4.2.4預防措施

　　4.2.4.1各部門根據公司內部或外部的消息，如對服務過程有影響的信息及反饋信息(如審核結果、服務報告、用戶意見調查、投訴記錄等)分析潛在不合格的原因，并制定相應的預防措施，組織人員填寫《不合格/糾正、預防措施報告》，報公司分管領導批準。

　　4.2.4.2管理者代表負責組織對預防措施的監督實施和驗證，具體監督驗證工作由行政部實施。如預防措施實施有效，應納入質量體系文件。

　　4.2.5在規定的時間期限內，《不合格/糾正、預防措施報告》簽發人負責對糾正和預防措施的實施進行驗證，以確定其是否執行和有效。當有客觀證據證實糾正或預防措施已經完成并且是有效的，《不合格/糾正、預防措施報告》即予以關閉;若糾正和預防措施尚未完成或沒有實際效果，簽發人應組織有關人員進一步深入分析原因，重新制定措施，確定完成日期。

　　4.3《不合格/糾正、預防措施報告》由發出部門和行政部各保存一份。必要時管理者代表可保留一份。

　　4.4當糾正和預防措施引起質量體系文件更改時，則由各相關部門將更改內容納入相應的體系文件中，按《文件和資料控制程序》要求審批后實施。

　　5.0相關文件

　　5.1 《不合格品/服務控制程序》

　　5.2 《文件和資料的控制程序》

　　5.3 《處理客戶投訴的工作流程》

　　6.0相關記錄

　　6.1 《不合格/糾正、預防措施報告》

　　6.2 《內審不合格報告》

體系管理制度 篇3

　　為了使商業廣場在市場競爭中保持定位優勢，總體商品價格不偏離大方向，力爭做到每家店鋪都能合理的定價，有力競爭，贏得消費者的信賴。經公司研究決定，特制定商品價格管理制度。

　　第一條 商場經營商品必須明碼標價，做到一貨一簽，貨簽對應，凡沒有使用價簽，禁止上柜。否則，商場有權將其強制撤柜。

　　第二條 商業廣場所有店鋪銷售的商品價格不得高于鄭州市同類市場的同種商品價格，一經發現，應立即予以調整，否則商場有權要求撤貨;對于已經銷售的同一商品如果售價高于本市其他同類商場正常價格，三日內退還消費者差價。對舉報者，經核實予以獎勵，商場有權強制商戶退還差價，情節嚴重者，罰500-1000元。

　　第三條 店鋪內銷售，嚴禁強買強賣，漫天要價，留低還價的討價還價現象，店鋪商品在明碼實價前提下可打折銷售，公平交易。不能欺詐消費者，有影響企業聲譽的行為。

　　第四條 店鋪內主要商品銷售價格應根據商品的規格、產地、用料、質地做合理的售價制定。店鋪接受商場質檢部門日常監督，對不合理定價監督部門提出后必須即日內改正。拒不接受整改者，商場有權強制商品撤柜。

　　第五條 商戶在價格制定和零售過程中，嚴格執行商場價格管理制度。對拒不執行商場價格管理規定的店鋪，商場將定期或不定期予以曝光。情節嚴重者商場有權終止合作。

體系管理制度 篇4

　　1.0目的

　　確保現場所使用的文件和資料都是現行有效的，防止誤用失效或作廢的文件和資料。

　　2.0適用范圍

　　適用于質量體系所形成的文件和資料。

　　3.0職責

　　3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門。

　　3.2各部門(管理處)負責本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。

　　4.0工作程序

　　4.1文件和資料的分類

　　4.1.1質量體系文件(質量手冊、程序文件、作業文件、質量記錄)

　　4.1.2外來文件(國家有關物業管理行業的法規、條例、通知、來往單位文件等)

　　4.1.3其它資料(業主檔案資料、書刊、聲像類、專業性資料等)

　　4.2文件和資料的編號

　　按《文件和資料的編號規則》執行。

　　4.3文件和資料的受控狀態

　　4.3.1質量手冊分為受控和非受控兩種，受控文件和資料在第一頁加蓋'受控文件'印章，注明受控號，非受控文件一般只進行編號。

　　4.3.2質量體系文件均為受控文件，加蓋'受控文件'印章。

　　4.3.3質量記錄除原版文件應加蓋受控章留存外，其它現場使用的可不蓋受控章。

　　4.4文件和資料的編寫、審批

　　質量體系文件由管理者代表組織相關部門編寫;質量手冊、程序文件由管理者代表或物業管理公司經理審批;作業文件由主管領導組織改編、編寫，管理者代表或物業管理公司經理審批。

　　4.5文件和資料的發布

　　4.5.1受控文件發放由行政部確定分發部門和數量，領用人在《文件和資料領用簽收表》上簽名，領取注有受控號和加蓋'受控文件'印章的文件和資料。

　　4.5.2使用部門受控文件如有丟失，可提出書面申請，說明原因和理由，管理者代表批準后，重新發放，注明丟失的原因;破損的以舊換新。

　　4.6文件和資料的更改

　　4.6.1文件和資料更改時，由提出部門人員填寫《文件和資料更改申請單》，審核批準由原審批人進行，當原審批人不在職時可由接替其崗位的.人員審批。文件資料的更改，增刪在《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載匯總。

　　4.6.2文件和資料更改審批通過后，由行政部實施，資料管理員按《文件和資料領用簽收表》的名單，到領用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態方才有效;若發放換頁、換版后的新文件，應同時收回作廢的舊文件和資料，并留下記錄。

　　4.7文件和資料的管理

　　4.7.1文件和資料經編、審、批簽名后，原件交管理者代表歸檔，列入《質量文件清單》受控。

　　4.7.2各部門保管的文件和資料要求建立《質量文件清單》受控。

　　4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時，登記在《借閱登記簿》上，按規定的時間歸還。

　　4.7.4其它文件資料的管理參見《文書、檔案、資料管理辦法》。

　　4.8文件和資料的換版與作廢

　　4.8.1文件和資料每版更改不超過五次，修改次數號用'正'字的筆劃數表示，'一'表示第一次更改，'t'表示二次更改……'正'表示第五次更改，若1次更改內容較多也可換版。版本號用a、b、c……表示，a表示第1版，以此類推。

　　4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領用簽收表》及時收回并記錄，立即蓋上'作廢'印章，統一銷毀。為積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料，在第一頁上蓋上'保留資料'印章方可留用。

　　5.0支持性文件

　　5.1 《文件和資料的編號規則》

　　5.2 《文書、檔案、資料管理辦法》

　　6.0相關記錄

　　6.1《文件和資料領用簽收表》

　　6.2《文件和資料更改申請表》

　　6.3《質量文件清單》

　　6.4《借閱登記簿》

　　6.5《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》

體系管理制度 篇5

　　1.0目的

　　通過內部質量審核，驗證質量體系文件的實施效果以及各項質量活動是否符合質量體系要求，確保質量體系的有效性。

　　2.0適用范圍

　　適用于對本公司的內部質量體系審核。

　　3.0職責

　　3.1管理者代表負責內部質量體系審核工作的組織，任命內審組長和審核員組成的審核組，批準《內部質量審核計劃》、《內部質量審核報告》。

　　3.2內審組長負責《內部質量審核計劃》的編制和審核工作的領導，及與受審核部門關系的協調，編寫《內部質量審核報告》。

　　3.3審核員負責編制《內審檢查表》，進行現場審核，簽發《內審不合格報告》。

　　3.4行政部負責內部質量審核的.具體實施。

　　4.0工作程序

　　4.1審核的頻次

　　內部質量審核每年至少進行一次。需要時，可隨時安排局部或全局的審核。

　　4.2審核的準備

　　4.2.1審核前，管理者代表負責任命內審組長，確定審核組成員。內審員應具備資格證書，并與被審核的部門無直接的責任關系。

　　4.2.2制定內審實施計劃

　　內審組長制定《內部質量審核計劃》，經管理者代表批準后執行，其內容包括:

　　a)審核的目的和范圍，

　　b)審核的依據，

　　c)審核組成員名單，

　　d)審核的日程安排。

　　4.2.3審核組預備會議

　　內審組長召集審核員召開審核組的預備會，向審核員明確審核的目的和范圍，簡要介紹受審核部門情況后，研究和商定審核的策略、落實分工、確定審核的日程安排，并規定審核紀律和內審員應注意的事項。

　　4.2.4發放內審計劃

　　審核組應以書面的形式提前5天將內審計劃發放到受審核部門、人員。

　　4.2.5準備并收閱工作文件

　　審核員進行審核工作前，應事先備齊下列表格、文件和資料:

　　a)審核日程安排表和任務分配表，

　　b)《內審檢查表》、《內審不合格報告》，

　　c)質量手冊和與受審核部門的質量活動有關的程序文件、工作規程、上一次內審發出的《內審不合格報告》等。

　　4.2.6編制《內審檢查表》

　　審核員根據收集到的文件和資料編寫《內審檢查表》。

　　4.3審核實施

　　4.3.1首次會議

　　內審組長召開首次會議，審核組成員和受審核部門負責人及主要陪同人員參加。

　　4.3.2現場審核

　　a)內審員按照內審計劃和編好的《內審檢查表》到現場通過觀察、詢問、查閱文件和有關記錄等方式收集證據，

　　b)對發現的不合格項，經受審核部門、人員確認后，填寫《內審不合格報告》，

　　c)內審組長負責對審核的全過程進行控制。

　　4.3.3匯總、整理《內審不合格報告》

　　內審組長組織討論審核結果，確定不合格項，并與被審核部門交換意見后，填寫《質量體系內審不合格項目分布表》。

　　4.3.4未次會議

　　審核工作完成后，內審組長主持召開未次會議，向管理者代表和受審核部門宣布審核結果，同時接受和回答受審部門提出的問題。

　　4.3.5《內審不合格報告》由審核員簽發，受審部門負責人簽名確認。

　　4.3.6編寫審核報告

　　《內部質量審核報告》由內審組長編寫，保證其具有正確性和完整性，并交管理者代表審批。

　　4.4責任部門根據《內審不合格報告》要求制定和實施糾正和預防措施限期糾正，內審組長負責按《糾正和預防措施控制程序》實施。

　　4.5《內部質量審核報告》由行政部發給各個受審核部門、人員。內部質量審核工作中形成的記錄和報告由行政部歸檔保存，保存期為3年。

　　5.0相關文件

　　5.1《糾正和預防措施控制程序》

　　6.0相關記錄

　　6.1《內審檢查表》

　　6.2《質量體系內審不合格項目分布表》

　　6.3《內審不合格報告》

　　7.0附錄

　　7.1《內部質量審核計劃》

　　7.2《內部質量審核報告》

體系管理制度 篇6

　　1.0目的

　　確保物業公司選擇的分供方能提供滿足合同要求的物資和服務。

　　2.0適用范圍

　　適用于相關部門采購物資時，對物資供應商(即分供方)和物業管理服務項目分承包方的選擇。

　　3.0職責

　　3.1行政部組織對分供方和物業管理服務項目分承包方進行資格審查、質量審查和檔案的建立及管理。

　　3.2物業管理公司經理負責批準確定合格分供方與分承包方名單，并由經理或其指定人員簽署采購或分包合同。

　　4.0工作程序

　　4.1物資供應商的選擇和評審

　　4.1.1供應商的資格要求:

　　a)必須有合格的營業執照，

　　b)供應商提供商品的價格，

　　c)供應的物資必須能保證符合所需物資的型號、規格、質量要求等。

　　4.1.2各部門(管理處)應擬出符合上述要求的若干家供應商，對其評審等從以下幾方面進行:

　　a)供應商的資質，信譽情況，

　　b)供應商的品牌，

　　c)產品樣品的評審，

　　d)對比類似產品使用的歷史情況，

　　e)對比類似產品的試驗結果，

　　f)供應商售后服務狀況等。

　　4.1.1行政部對評審結果進行記錄，并將兩個以上入選的供應商評審記錄報物業管理公司經理確認批準，形成《分供方評審表》。

　　4.1物業管理服務項目(包括外協加工及制作)分承包方的選擇和評審

　　4.2.1分承包方的資格要求

　　a)有合格的營業執照，

　　b)提供的服務能滿足本公司管理和質量要求，

　　c)在達到質量要求的前提下，價格適宜。

　　4.2.2行政部擬定出符合上述要求的若干家分承包方，會同相關部門或人員對其進行初審，內容包括:

　　a)分承包方的資質，信譽情況，

　　b)分承包方的質量保證體系資料(如有)，

　　c)分承包方的技術力量、人員素質。

　　d)價格，

　　e)有無服務方面的承諾等。

　　4.2.3行政部對評審結果進行記錄，入選的分承包方評審記錄由管理者代表確認以后，報物業管理公司經理批準。

　　4.2.4所有經評估合格的供應方都應列入《合格分供方一覽表》中，該名單由物業管理公司經理批準。

　　4.2.5工程發包由物業管理公司經理負責，應注意:

　　a)工程發包應嚴格按照投標或定向議標程序和相關規定進行，

　　b)對方提供的業績及榮譽資料必須進行驗證考查作出評審，

　　c)建安工程合同除應有明確的工程范圍、工期、質量標準、竣工時間外，還必須明確取費等級、材料設備供應責任、工程造價核定及撥款結算的規定等。

　　a)由相關部門起草合同的文本，按《采購與分包合同、協議簽定程序的有關規定》核準。

　　4.1對分供方的詢價控制參見《工程發包、采購、外協加工的.詢價制度》

　　4.2合格分供方的年度復審

　　4.4.1物業管理公司經理每年12月組織對合格供應商和合同期在1年以上的合格分承包方進行一次年度復審，審核內容包括:

　　a)過去一年分供方的業績，

　　b)過去一年供應的物資質量狀況/分承包服務的質量管理狀況，

　　c)各部門對相關分供方工作的檢查和評定記錄，

　　d)本公司于其在以往的采購活動中未發現過嚴重質量問題糾紛。

　　(注:提供一次性服務的分供方無需進行該項目復審)

　　4.4.2凡在評審中確定沒有達到合同要求的分承包方，經物業管理公司經理批準，以下列方式處理:

　　a)取消其合格分供方資格，

　　b)要求其限期整改，對未能在限期內改進的，終止承包合同，取消其合格分承包方資格。

　　4.4.3行政部建立合格分供方檔案，并將《合格分供方一覽表》按受控文件的方式發放到管理者代表和相關部門。合格分供方檔案主要包括以下內容:

　　a)分供方提供初審時的資料，

　　b)供應商的產品介紹或說明/分承包方年度復審記錄，

　　c)分供方提供的其他資料。

　　5.0相關文件

　　5.1《工程發包、采購、外協加工的詢價制度》

　　5.1《采購與分包合同、協議簽定程序的有關規定》

　　6.0相關記錄

　　6.1《分供方評審表》

　　6.2《合格分供方一覽表》

體系管理制度 篇7

　　1.0目的

　　規范質量體系文件和資料的管理，確保質量體系文件和資料使用的有效性。

　　2.0適用范圍

　　適用與質量體系文件、相關外來文件的管理。

　　3.0職責

　　品質拓展部負責質量體系文件和資料的管理。

　　4.0要點和實施

　　4.1質量體系文件的編寫、審核、批準、發布、發放按《質量體系文件編制標準作業規程》執行。

　　4.2質量體系文件的使用。

　　4.2.1品質/拓展部應確保凡授權范圍內的人員均能及時得到有效版本的文件。

　　4.2.2各部門及所有工作人員應確保不持有、不使用作廢/失效的文件。

　　4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉借、復印或作非授權的涂改。

　　4.3質量體系文件的保管。

　　4.3.1文件的保管環境應適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。

　　4.3.2文件保管方法應便于存取查閱。

　　4.3.3應保持文件夾的完整、齊全。

　　4.3.4文件的持有部門或持有人員應持有經批準的帶現行更改狀況的有效文件的清單，以便于了解文件變動的情況和檢索。

　　4.4質量體系文件更改的控制。

　　4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負責填寫相關表格，經文件原審核人和批準人審核、批準后方可進行更改。若原審核人、批準人發生變動，則應由其職務的接任人負責審核、批準。文件更改的內容由文件原編寫部門擬定。

　　4.4.2文件更改應由品質/拓展部通知的形式發布，以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內容和更改后的標識。

　　4.4.3通知僅下達給公司持有該文件受控文本的部門和人員進行更改，但程序文件和質量手冊換版時，則應將換版后的文件送達第三方認證機構。

　　4.4.4問更改的方式。

　　文件更改的方式在《文件更改申請表》上予以規定，并且由品質/拓展部進行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進行，但劃改時，應能辨認更改前的內容。

　　4.4.5文件更改的標識和記錄

　　文件更改后應在文件的版本標識、修改狀態標識上予以識別，在文件更改記錄上及時予以記錄，以便核對、識別。

　　4.4.6文件的換版。下列情況之一，文件應予以換版:

　　(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時;

　　(2)同一文件一次更改內容較多時。

　　4.5作廢/失效質量體系文件處置。

　　4.5.1品質/拓展部應在更換新頁或新版的同時，撤回舊頁或舊版本文件。

　　4.5.2撤出的舊頁或舊版本文件，品質/拓展部資料管理員應在《作廢/失效文件清單》上予以記錄，并在每頁上加蓋藍色“作廢”或“失效”印章。

　　4.5.3作廢/失效文件在適當的時間(如一年)集中銷毀的方式應考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

　　4.5.4留作資料以供法律/累計知識需要的作廢文件，應經管理者代表同意，并在其每頁上加蓋藍色“參考”印章。

　　4.6外來文件的管理。

　　4.6.1外來文件包括:

　　(1)本行業強制執行的法律、法規、條例;

　　(2)本公司選定執行的國家或行業標準;

　　(3)業主或其他單位提供的有關物業管理的來文、來函。

　　4.6.2屬于本程序前條的第1、2項的外來文件一律應處于受控狀態，既在其封面或首頁上加蓋藍色“受控文件”的印章。需分發的，還應編號并辦理發放簽收。

　　4.6.3對于外來文件，品質/拓展部資料管理員應建立收/發臺帳，以便追溯其來源和分布。

　　4.7文件的歸檔。

　　4.7.1質量體系文件和外來文件一律應歸檔。

　　4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態標識和編號(外來文件除外)。

　　4.7.3文件的.發布、更改、處理的相關表格應隨正本一起歸檔。

　　4.7.4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。

　　4.7.5品質/拓展部應按本規程文件更改條款規定，對歸檔文件實施更改。但原歸檔文件不撤出，僅加蓋“作廢”或“參考”藍色印章。

　　4.8文件的補發按《質量體系文件編制標準作業規程》的相關規定執行。

　　4.9質量體系文件的借閱。

　　4.9.1公司外部人員需借閱文件時應符合下列條件之一:

　　(1)是公司的服務對象;

　　(2)是公司的主管上級;

　　(3)是公司的承包方;

　　(4)按法律、法規或合同規定提供借閱的需方。

　　4.9.2公司可以借閱的文件應不涉及公司人事、商業和技術機密，但上款第4項的除外。

　　4.10人員離開公司或工作崗位發生變化時，品質/拓展部負責回收所發文件，并在文件發放簽收-記錄中注明回收原因和時間。

　　4.11公開文件的控制。

　　4.11.1凡公開的文件如向業主或住戶提交或發布的程序、手冊、規定、收費標準等均屬受控文件范圍。

　　4.11.2凡公開的文件均應注明文件編碼、版本號、生效日期。

　　4.11.3負責實施公開文件的部門應指定專業人員負責此項工作。

　　4.11.4凡公開的文件夾發生更改時，應以原公開的形式，在原發放或公布的范圍內今年性更改，以便更改的內容為業主或住戶所了解。

　　4.11.5凡張貼于公司內部的程序文件、作業指導書，包括公開張貼文件其中的部分(外來文件除外)，均應標明文件編碼、版本號并加蓋“受控文件”印章。

　　4.12品質/拓展部負責保存文件和資料管理形成的全套記錄，各部門或文件持有人負責保存持有的記錄，保存期為3年。

　　5.0記錄

　　5.1《文件銷毀申請表》文件編碼:

　　6.0相關支持文件。